Comment effectuer une demande d'extrait Kbis auprès du Tribunal de Commerce ?

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est le seul document officiel et légal qui prouve et atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. C’est l’immatriculation qui atteste l’existence juridique de la société.

Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Il est souvent demandé par les institutions pour prouver l'existence légale de l'entreprise. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Dans cet article, nous allons explorer en détail la procédure pour effectuer une demande de Kbis, les différentes options disponibles, et les informations essentielles à connaître.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

Le Kbis est le document officiel attestant de l'existence juridique, de l'identification et de l'immatriculation d'une société. Le Kbis est le seul document officiel et légal qui prouve et atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises.

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À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. L’extrait Kbis contient ainsi le numéro siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et qui permet d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene. Cette procédure permet de rechercher les entreprises ou les établissements à travers le répertoire d’identification des entreprises qui est géré par l’Insee.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Attention :

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Exemple d'extrait Kbis

Qui doit avoir un extrait Kbis ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale. La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET). Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :

2,69 euros pour un retrait sur place.
4,03 euros pour un envoi par courrier.
3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.

Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.

Informations indiquées sur un Kbis

Comment commander un extrait Kbis en ligne ?

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés. La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie.

Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Où trouver un kbis en moins de 3 mois ? Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

L’Urssaf ne délivre pas d’extrait Kbis, car ce document est réservé aux entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous êtes micro-entrepreneur ou travailleur indépendant, vous pouvez obtenir un extrait d’inscription au Répertoire National des Entreprises (RNE) via le site de l’Urssaf. Ce document fait office de justificatif officiel pour votre activité.

Bon à savoir : Seuls les dirigeants d’une entreprise ou leurs représentants mandatés ont le droit de demander un extrait Kbis complet. Si vous n’êtes pas le dirigeant de l’entreprise ou que vous êtes dirigeant et que vous souhaitez faire la demande sur le site d’Infogreffe, celle-ci est payante.

Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis.

Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit.

Les micro-entrepreneurs et professions libérales sont inscrits au Répertoire National des Entreprises (RNE) et ne disposent pas de Kbis.

Certains sites web semblent promettre un Kbis gratuitement. Il y a aussi des systèmes qui permettent d’acquérir un extrait K-Bis gratuitement, en échange des données personnelles concernant le demandeur.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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