Le Kbis Provisoire : Conditions, Délais et Tout Ce Que Vous Devez Savoir

Vous êtes dirigeant d'une entreprise et vous êtes régulièrement confronté à des demandes d'extrait KBIS de la part de vos fournisseurs, de vos clients, de l'administration, de votre banque, de votre assureur, etc. Il est crucial de comprendre les spécificités du Kbis, notamment sa durée de validité et comment obtenir un Kbis provisoire si nécessaire.

Qu'est-ce que le Kbis et Pourquoi est-il Important ?

Le Kbis est un document officiel qui prouve l’existence de votre société. C'est la carte d’identité d’une entreprise. Le Kbis est obligatoire pour exercer son activité légalement. Il certifie l’existence juridique et les informations légales d’une société à la date de la signature de l’acte (adresse du siège et des établissements, capital social, nom des dirigeants...).

L'extrait KBIS est la carte d'identité de l'entreprise. Ce document valide l'existence juridique de la société commerciale, car il atteste de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés, un registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Le KBIS permet donc de s'assurer que le partenaire commercial n'est pas une société fictive ou une société ayant cessé son activité.

En plus d'être la carte d’identité juridique de votre société, le Kbis est un document contenant des informations essentielles sur votre entreprise. Un Kbis peut également servir de preuve ainsi que d'assurance dans le cas où il y aurait un différend avec un tiers.

Le Kbis est obligatoire pour l'ouverture d'un compte bancaire au bénéfice et au nom de votre entreprise et le déblocage de fonds que vous avez effectué durant la phase de création de votre société.

Lire aussi: Réussir sa demande de subvention

Informations Mentionnées dans le Kbis

Le Kbis, véritable carte d’identité de votre entreprise, recense tous les actes qui sont intervenus durant la vie de votre entreprise, mais aussi toutes les informations susceptibles d'intéresser les tiers.

Le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro de SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités et adresses du ou des dirigeant(s)
L’extrait Kbis mentionne si l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective

Durée de Validité du Kbis

L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Ce délai part à compter de la date d'émission de l'extrait. Pendant ce délai de 3 mois, les informations contenues dans l'extrait font foi lors des démarches administratives et sont opposables aux créanciers.

La date de fin de validité du KBIS est réduite, lorsque des modifications sont apportées à l'entreprise : changement de la gérance ou du capital social, adjonction ou au contraire suppression d'une activité, déménagement du siège social, prononcé d'une procédure collective...

Le dirigeant a alors l'obligation de mettre à jour son extrait KBIS et de fournir le document modifié aux partenaires en faisant la demande.

L'extrait Kbis est requis dans plusieurs domaines relatifs au bon fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être l'ouverture d'un compte bancaire, la signature d'un contrat ou de bail de location, etc. Face à ce genre de situation, les chefs d'entreprise sont tenus de présenter un extrait Kbis datant d'au moins 3 mois pour être en règle. Cela a pour but de réduire au mieux les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et/ou non à jour.

Même si l'extrait Kbis n'a pas de durée de validité, nombreux sont les fournisseurs et les organismes qui exigent un document de moins de 3 mois. Il est donc important de toujours avoir un extrait Kbis récent à portée de main pour veiller au bon déroulement des différentes démarches que vous prévoyez de faire. Dans ce sens, il est intéressant de souscrire à un envoi périodique du document sur le site d'infogreffe.fr.

Comment Avoir Toujours un Kbis à Jour

Le chef d'entreprise peut demander son extrait KBIS régulièrement, afin d'en fournir un exemplaire à jour à ses différents partenaires commerciaux. Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce.

Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.

A savoir : le KBIS est un document public. Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. Cependant, ils n'ont pas la possibilité d'obtenir un extrait KBIS gratuitement. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un KBIS daté de moins de 3 mois.

Le Kbis Provisoire : Une Solution Rapide

Le délai d’obtention de votre premier Kbis est plutôt long si nous prenons en compte la validation de votre dossier de création d’entreprise, l’immatriculation, etc,. Or, vous ne pouvez pas commencer votre activité sans l’obtention du Kbis ou encore sans certaines démarches administratives comme les subventions. Il existe alors le Kbis temporaire qui sera un numéro d’immatriculation provisoire au RCS.

Par ailleurs, le dirigeant d'une entreprise en création a la possibilité de demander un KBIS provisoire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Le KBIS provisoire est alors valide, jusqu'à l'obtention du KBIS définitif. Le délai d'obtention de celui-ci est en général compris entre 3 et 7 jours ouvrés sous réserve, bien entendu, que le dossier de création déposé soit complet.

Si vous avez besoin du document dans l'immédiat, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h. Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Il est, cependant, possible de commencer à émettre des devis avant réception du KBIS provisoire ou définitif. Il suffit, en effet, d'indiquer sur ceux-ci "entreprise en cours de création".

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Comment Obtenir un Kbis Provisoire ?

Pour obtenir ce numéro temporaire vous devez faire la demande au RCS en ayant déposé le dossier complet d’immatriculation auprès du RCS au préalable. Vous obtiendrez votre numéro au RCS temporaire 48h après votre demande. Vous pouvez utiliser ce Kbis temporaire jusqu’à l’obtention de votre Kbis définitif.

Si vous passez par un Expert-Comptable pour vos démarches de création d’entreprise, ce Kbis provisoire vous sera envoyé automatiquement.

Où Trouver Son Kbis ?

Pour un chef d'entreprise, il a la possibilité de retrouver son KBIS numérique sur le site internet monidenum. Cette démarche est totalement gratuite.

Cependant, toutes personnes lambdas à la possibilité d'avoir accès aux KBIS en ligne de n'importe quelle entreprise immatriculée en France. Pour cela, il lui suffit de faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société (le tribunal d'instance ou de grande instance pour les régions d'Alsace et Moselle) ou alors de faire une demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Attention cette dernière possibilité est payante.

Délais d'Obtention du Kbis

Vous obtiendrez votre extrait Kbis entre 3 à 7 jours ouvrables après la création de votre entreprise et votre immatriculation au RCS.

Le délai de réception de votre extrait Kbis débute le jour où vous avez déposé votre dossier d’immatriculation réputé complet auprès du Centre des formalités des Entreprises (CFE). Vous recevez quatre exemplaires d’extraits Kbis au siège de la société dans un délai de 10 à 15 jours environ.

Attention, en cas de période de vacances, les délais peuvent s’allonger jusqu’à un mois d’attente.

Tableau Récapitulatif des Délais Kbis

Type de Document	Délai d’Obtention	Conditions	Coût
Kbis définitif (courrier)	3 à 7 jours ouvrables	Dossier validé	Inclus dans frais d’immatriculation
Kbis provisoire	48 heures	Numéro SIREN obtenu	Variable selon greffe
Kbis numérique (MonIdenum)	Immédiat	Pour le dirigeant uniquement	Gratuit
Kbis via Infogreffe	Immédiat ou 24-48h	Société déjà immatriculée	2,30 € à 4 € TTC
Période de congés	Jusqu’à 3-4 semaines	Effectifs réduits	Coûts identiques

Les Erreurs à Éviter

Beaucoup de dirigeants pensent recevoir leur Kbis immédiatement après validation de leur dossier. En réalité, l’immatriculation au RCS et l’envoi du document sont deux étapes distinctes. Patience donc !

Un extrait Kbis a une durée de validité de 3 mois maximum. Inutile donc de constituer un stock de documents qui deviendront rapidement périmés. Mieux vaut prévoir des demandes régulières selon vos besoins.

Un dossier manquant une pièce ou contenant une erreur peut faire perdre plusieurs semaines. Vérifiez scrupuleusement votre dossier avant dépôt, ou faites appel à un professionnel spécialisé dans l’accompagnement à la création d’entreprises.

Solutions pour Accélérer l’Obtention du Kbis

Les cabinets d’expertise comptable entretiennent des relations directes avec les greffes et maîtrisent parfaitement les procédures. Ils peuvent souvent accélérer les démarches et vous éviter les erreurs coûteuses en temps.

Les formalistes sont des prestataires spécialisés dans le dépôt des dossiers au greffe. Leur expertise leur permet d’optimiser les délais et de gérer les éventuelles complications.

Un dossier déposé un lundi aura plus de chances d’être traité rapidement qu’un dossier déposé un vendredi. Pensez-y pour vos plannings !

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