Conditions de remboursement de la TVA en Belgique pour les entreprises étrangères

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) n’est pas une charge pour l’entreprise. Si vous devez payer la TVA sur des activités commerciales réalisées dans un pays de l’UE autre que celui dans lequel vous êtes établi, vous pouvez, dans certaines conditions, vous la faire rembourser par l’administration de ce pays. Sur cette page, nous reprenons l’ensemble des éléments dont vous avez besoin pour récupérer la TVA belge.

Infographie sur le remboursement de la TVA en Europe

Le mécanisme intra-communautaire des remboursements de TVA est précisé par la directive 2008/9/CE. Une procédure électronique pour accélérer le remboursement a été mise en place le 1er janvier 2010.

Entreprises éligibles au remboursement de la TVA belge

Pour déposer une demande de remboursement de TVA, vous devez au préalable vous assurer que vous êtes bien assujetti à la TVA dans votre pays. Un assujetti est une personne qui effectue de manière habituelle des opérations économiques de manière indépendante, qu’il s’agisse de ventes, de prestations de service ou même de locations.

Il est à noter que la Belgique ne conditionne pas le remboursement à l’existence d’accords de réciprocité. Les entreprises établies en dehors de l’UE peuvent déposer les demandes de remboursement de TVA belge sans avoir recours à un représentant fiscal.

Comment demander le remboursement de la TVA belge ?

Les demandes de remboursement de TVA belge doivent être déposées via le portail électronique mis en place par l’État dans lequel vous êtes établi, conformément aux dispositions de la directive 2008/9/CE du 12 février 2008. Les demandes de remboursement doivent être soumises au plus tard le 30 septembre de l’année civile qui suit la période de remboursement.

Lire aussi: Réussir sa demande de subvention

Récupérer la TVA : remboursement et conservation de crédit

Après avoir déposé la demande de remboursement de TVA sur le portail électronique de votre État, les autorités françaises ont un délai de 4 mois pour traiter votre demande. Si l’administration souhaite plus d’informations sur votre activité, ce délai peut être allongé jusqu’à 8 mois.

Lorsque le dossier est approuvé, le paiement est alors effectué dans un délai de 10 jours ouvrables. Dans le cas où votre demande est refusée, vous avez 4 mois pour faire appel de la décision auprès des tribunaux administratifs.

Conditions générales pour le remboursement de la TVA

Votre entreprise souhaite récupérer la TVA dans un Etat membre de l’Union européenne. Votre entreprise réalise-t-elle des opérations imposables dans cet Etat ? Vous ne pouvez demander un remboursement de TVA dans un Etat membre de l’Union Européenne que dans le cas où vous ne réalisez pas d’opération imposable dans cet Etat.

En effet, si vous réalisez des opérations imposables dans cet Etat, vous devez vous y identifier à la TVA , et la TVA supportée sur vos achats pourra être déduite sur les déclarations de TVA que vous déposerez selon les règles applicables dans cet Etat.

Le droit à remboursement de TVA n’est ouvert que pour les opérations considérées comme « déductibles » dans l’Etat membre de l’Union européenne où le remboursement est demandé. Attention: les exclusions du droit à déduction qui existent dans un Etat membre n’existent peut-être pas dans un autre Etat-membre.

La France, par exemple, n’accorde pas la déduction de TVA sur les voitures de tourisme, alors que l’Allemagne le fait. La France accorde la récupération de TVA sur les dépenses de restauration, ce qui n’est pas le cas en Belgique.

Catégories de dépenses concernées par la récupération de TVA :

Récupération de TVA sur les véhicules et les dépenses relatives aux véhicules (péages routiers, carburant, ..) et les locations de voitures ou autres moyens de transports, les frais de taxi et de transports en commun (voir notre guide secteur: TVA et transports)
TVA sur les droits d’entrée des salons, congrès & spectacles
Remboursements de TVA sur les hébergements
Alimentation, boissons et services de restauration
Divers

L’étude des frais récupérables peut donc s’avérer complexe.

Vous aurez droit à vous faire rembourser la TVA que vous supportez en Union Européenne si des accords de réciprocité existent entre votre pays et les Etats concernés au sein de l’Union européenne. Les demandes de remboursement annuelles doivent être introduites au maximum le 30 septembre de l’année suivant les dépenses. Ces demandes peuvent être également déposées trimestriellement.

L’Etat membre auprès duquel est effectué votre demande de remboursement dispose d’un délai de 4 mois pour donner sa décision. Ce délai est prolongé de 2 mois s’il a réclamé des documents originaux. Sa décision sera notifiée à l’entreprise par voie électronique ou postale.

La société peut recevoir un avis de rejet du dossier de remboursement. Il faudra alors examiner la raison de ce refus et soumettre à nouveau un dossier conforme.

Les documents justificatifs tels que les factures et autres documents commerciaux sont nécessaires lorsque le montant hors taxes est supérieur à 1000€, ou 250€ lorsqu’ils concernent l’achat de carburant.

Attention, les services fiscaux des Etats membres peuvent formuler diverses demandes au requérant (factures ou documents commerciaux originaux, demandes de précisions sur la nature des dépenses par exemple). La société dispose de 30 jours pour répondre à ce type de demandes.

Pourquoi faire appel à un représentant fiscal ?

Pour obtenir un remboursement de TVA ou taxe assimilée dans un pays tiers, vous devez dans la plupart des cas y désigner un représentant fiscal.

Les conditions de déductibilité de la TVA des administrations diffèrent dans chaque Etat de l’Union européenne. Ne restez pas impuissants face aux délais, questions, inerties de certaines administrations.

Faire appel à un représentant ou un mandataire vous permettra de sécuriser :

l’analyse de vos opérations et leur éligibilité à déduction
le calcul des montants de TVA / taxes à récupérer dans chaque Etat membre de l‘Union Européenne
la validation de la conformité des factures et autres documents
le dépôt des demandes de remboursement
le suivi auprès des services fiscaux
le suivi des demandes de renseignements complémentaires
la contestation d’un éventuel rejet des services fiscaux

Les nouveautés TVA en Belgique à partir de 2025

À partir de 2025, plusieurs changements importants entreront en vigueur concernant la TVA en Belgique :

Déclarations périodiques corrective : À partir du 1er janvier 2025, il ne sera plus possible de déposer une déclaration périodique corrective après la date limite légale.
Déclarations de substitution : si une déclaration périodique à la TVA n’est pas déposée dans les trois mois suivant la période de déclaration, une proposition de déclaration de substitution sera établie et notifiée par courrier recommandé.
Amendes pour dépôt tardif : 100 euros par mois de retard, avec un plafond de 500 euros.
Compte-provisions TVA : Le compte-provisions TVA remplace le compte courant, offrant une plus grande flexibilité tout en conservant certaines similitudes avec celui-ci. Contrairement au compte courant, les montants dus et les crédits demandés en remboursement ne sont pas inscrits dans le compte-provisions.

Conditions de remboursement à partir de 2025

À partir de 2025, lors de la déclaration périodique à la TVA, il est crucial de respecter certaines règles pour demander un remboursement. Le crédit ne peut être remboursé s’il est utilisé pour payer des dettes ou si des retenues sont imposées par des créanciers.

ASD Group

La récupération de la TVA belge par une entreprise établie en dehors de l’UE peut s’avérer complexe. Une analyse approfondie de l’activité de l’entreprise et de l’ensemble des factures mentionnant la TVA à rembourser, au regard de la règlementation locale, est indispensable pour déterminer si toutes les conditions de remboursement sont remplies. C'est pourquoi passer par ASD Group peut être une solution avantageuse.

Eurofiscalis : Votre mandataire pour la TVA en Belgique

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix. Ce dernier prendre en charge l’ensemble ou une partie des formalités à accomplir. Eurofiscalis est un cabinet spécialisé dans la TVA intracommunautaire et propose son service pour être votre mandataire.

Faire appel à notre cabinet vous permet de simplifier vos démarches et de maximiser vos chances pour récupérer votre TVA. Des centaines d’entreprises choisissent Eurofiscalis pour les aider dans leur développement en Europe. En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives.

Eurofiscalis est un cabinet fiscal international spécialisé en représentation fiscale. Des experts métiers locaux (experts-comptables, comptables, fiscalistes…), parlant souvent 3 langues, s’occupent pour le compte de votre entreprise de vos obligations fiscales locales.

balises: #Tva