Guide pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les PME

La dématérialisation des marchés publics s’impose aujourd’hui comme la règle pour la plupart des procédures de passation. Ce guide pratique rassemble les informations essentielles pour les petites et moyennes entreprises, associations et autres opérateurs économiques qui candidatent et/ou soumissionnent aux marchés publics.

Pourquoi la dématérialisation ?

Depuis le 1er octobre 2018, la passation des marchés publics est largement dématérialisée pour les marchés dont le montant atteint les seuils réglementaires. La dématérialisation n’a aucun effet sur le contenu des informations, qui est indépendant de la forme du support utilisé et du mode de transmission. Toutes les communications et tous les échanges d'informations sont effectués par des moyens de communication électronique pendant la phase de passation du marché public.

Les outils et obligations clés

Le profil d’acheteur est l’outil central de dématérialisation des procédures de passation des marchés (article R2132-3 du code de la commande publique). Il permet notamment aux acheteurs de déposer des avis de publicité, de mettre en ligne les documents de la consultation, de réceptionner les candidatures et les offres, d’échanger des documents et des informations avec les opérateurs économiques. Pour répondre aux commandes publiques d’un acheteur, vous devrez passer par une place de marché dématérialisée qu’il met à disposition sur internet. Sur le plan réglementaire, celle-ci s'appelle un « profil d’acheteur ».

Conformément à la directive 2014/24/UE et à l'article R. 2143-4 du code de la commande publique, les acheteurs ont l’obligation de recevoir un DUME transmis par voie électronique (eDUME) indépendamment du montant du marché concerné, les autres modes de candidature demeurant malgré tout utilisables. Pour déposer votre candidature, il est recommandé d’utiliser un formulaire électronique appelé DUME (Document Unique de Marché Européen). Le DUME peut vous être proposé par l’acheteur. Les DC1 et DC2 ont cependant vocation à disparaître progressivement au profit du DUME.

Étapes pratiques pour répondre à un appel d’offres

Consulter le profil d’acheteur pour télécharger les documents de consultation qui décrivent la prestation attendue.
Préparer votre dossier de candidature au format demandé et utiliser le DUME si possible.
Déposer votre offre avant la date limite sur le profil d’acheteur : n’attendez pas le dernier moment, déposer une offre prend un peu de temps, surtout la première fois.
Conserver une copie de sauvegarde : la copie de sauvegarde demeure un mécanisme utile pour les entreprises.
Si votre offre est retenue, signer le contrat ; l’acheteur peut exiger une signature électronique.
Émettre une facture : la facturation électronique est déjà obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et a été étendue aux PME puis microentreprises selon les échéances réglementaires.

La signature électronique : usage et bonnes pratiques

La signature électronique simplifie et sécurise l’engagement contractuel. Elle est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé. La signature électronique n’est pas systématiquement exigée au stade du dépôt de la candidature ou de l’offre, sauf indication contraire dans les documents de la consultation.

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La signature électronique est mise en œuvre par l’intermédiaire d’un certificat électronique, installé sur une clé USB ou une carte à puce. Ce certificat est utilisé pour signer les documents grâce à un logiciel de signature. De nombreux profils d’acheteur sont dotés de logiciel de signature. Dotez-vous dès maintenant d’un certificat de signature auprès d’un prestataire habilité dont la liste, publiée par l’ANSSI, est disponible sur cette page.

Données essentielles et obligations de publication

Depuis le 1er janvier 2024, les acheteurs publics et les autorités concédantes doivent publier les données essentielles de leurs contrats sur le portail national des données ouvertes, data.gouv.fr. L’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique et les arrêtés du 22/12/2022 procèdent à la fusion et à la définition d’une liste des données essentielles des marchés publics, avec une liste d’un maximum de 45 données intitulée « données essentielles des marchés publics ». Ces données portent pour chaque marché sur l’acheteur, le marché et le titulaire sélectionné (ex. numéro de SIRET de l’acheteur, nature et objet du marché, montant, nom du titulaire…).

Aspects pratiques financiers : cession et nantissement de créance

La cession de créance, avec le nantissement de créance, constituent des instruments de préfinancement bancaire efficaces pour les titulaires de marchés publics. L’arrêté du 28 juillet 2020 fixant le modèle de certificat de cessibilité des créances issues de marchés publics (NOR : ECOM2008095A) répond à la première habilitation. Le formulaire NOTI6, disponible sur le site de la DAJ, est un modèle de certificat de cessibilité de créance(s) qui peut être utilisé par l’acheteur dans le cadre d’un marché public.

Échéances et cadre réglementaire à connaître

Réponse dématérialisée aux marchés publics : depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour certains marchés.
Au 1er octobre 2018, les offres papier deviennent irrégulières pour les marchés concernés.
Le règlement d'exécution (UE) 2019/1780 dit règlement "eForm" établit le standard des avis pour les marchés supérieurs aux seuils européens; applicable à compter du 14 novembre 2022.
La facturation électronique : obligations étendues selon calendrier (PME, microentreprises).

Ressources et accompagnement

Afin de vous accompagner dans ce virage numérique, la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Économie (DAJ) a mis en ligne plusieurs documents et guides. Les guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics sont proposés en deux versions : une version destinée aux acheteurs et une version destinée aux opérateurs économiques. Les guides « très pratiques » publiés par la DAJ sont accessibles depuis la rubrique officielle consacrée à la dématérialisation de la commande publique. La dernière édition identifiée des guides « très pratiques » a été publiée par la DAJ en mai 2020.

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Difficultés rencontrées et points de vigilance pour les PME

La dématérialisation des appels d'offres a posé des difficultés pour les petites communes rurales et les TPE-PME. Des enquêtes et retours d’expérience font état de difficultés techniques et d’appropriation des outils. Il est donc conseillé de :

Se familiariser avec le profil d’acheteur et tester le dépôt d’offres avant la date limite.
Préparer des copies de sauvegarde et vérifier la conformité des formats demandés.
Veiller à disposer des certificats de signature et des logiciels nécessaires.
S’appuyer sur les guides pratiques (DAJ, MEDEF, organismes professionnels) et sur les formations/ateliers techniques disponibles.

Historique et feuille de route

La dématérialisation des marchés publics a fait l’objet du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022, publié en décembre 2017. Le PTNCP 2017-2022 est à conserver comme élément de contexte : une feuille de route pour 5 ans et la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années, avec des actions intégrées dans 5 axes. D’autres ressources historiques comprennent des guides et lignes directrices publiés depuis 2010, des arrêtés techniques, et des travaux de concertation sur la signature électronique et les formulaires.

Conseils pratiques résumés pour les PME

Créer un compte sur les profils d’acheteur pertinents et le tenir à jour.
Doter l’entreprise d’un certificat de signature électronique auprès d’un prestataire habilité.
Utiliser le DUME pour simplifier la constitution des candidatures.
Prévoir du temps pour le dépôt électronique : n’attendez pas le dernier moment.
Conserver des copies de sauvegarde des pièces transmises.
Se tenir informé des évolutions réglementaires (eForms, données essentielles, facturation électronique).
S’appuyer sur les guides DAJ, MEDEF, et sur les organismes professionnels pour l’accompagnement.

Tableau récapitulatif : échéances et obligations majeures

Échéance / outil	Obligation / utilité
1er octobre 2018	Offres papier deviennent irrégulières pour marchés concernés
DUME (eDUME)	Formulaire recommandé pour prouver critères de sélection
14 novembre 2022 (eForms)	Standard européen pour avis de publicité
1er janvier 2024	Publication des données essentielles sur data.gouv.fr
Facturation électronique	Obligatoire progressivement pour PME et microentreprises selon calendrier

Pour vous accompagner dans ce virage numérique, consultez les guides pratiques publiés par la DAJ, les outils proposés (profil d’acheteur, DUME, formulaires NOTI6) et les fiches techniques annexes aux arrêtés sur les données essentielles. N’attendez pas la dernière minute pour déposer une offre et équipez-vous en certificats et logiciels de signature adaptés.

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