Comment déposer un acte au registre national des entreprises INPI : guide complet et étape par étape

Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…). Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement. Le Guichet unique remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) et assure la transmission des actes directement au registre compétent (RCS ou RNE).

Qu’est-ce que le dépôt d’acte isolé et quand l’utiliser ?

Le dépôt d’acte isolé permet à une entreprise de transmettre un seul document, sans remplir de formulaire de constitution, de modification ou de dissolution, directement au registre compétent (RCS: titleContent) ou RNE: titleContent). Le dépôt d’acte est utilisé lorsque l’entreprise doit porter à connaissance un acte déjà existant, sans changer ses informations enregistrées sur le justificatif d’immatriculation (extrait Kbis ou extrait RNE: titleContent).

Pour être valable, le document déposé doit être certifié conforme par le représentant légal: titleContent ou par toute personne habilitée. Exemples de dépôts isolés : dépôt d’un procès-verbal d’assemblée générale, dépôt des comptes annuels, régularisation d’un document manquant pour finaliser une formalité. Cette formalité peut être effectuée sur le site du Guichet des formalités des entreprises.

Les formalités compatibles avec le dépôt d’actes et les possibilités associées

Le dépôt isolé peut être effectué seul ou en même temps qu’une formalité principale (constitution, modification ou radiation de société). Le Guichet unique centralise les flux entre les entreprises et les registres compétents, ce qui permet une réduction des délais et une meilleure traçabilité des actes déposés.

Modalités d’alimentation et de consultation

Le Registre national des entreprises est directement alimenté par le Guichet unique des formalités d’entreprises, également opéré par l’INPI, auprès duquel toutes les entreprises sont tenues de déclarer les événements les concernant : création, modifications, cessation. Les données renseignées par les déclarants lors de la réalisation de leurs formalités sont automatiquement transmises au RNE. Dès cette même date, les informations du RNE sont diffusées gratuitement sur DATA INPI.

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Coût et paiement de la formalité

L’utilisation du Guichet unique pour effectuer le dépôt d’actes est gratuite. Si des frais sont demandés, ils sont liés aux frais de greffe et de publication au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).Le montant exact est précisé au moment du paiement.

Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose plusieurs modalités:

Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé
Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI
Par délégation de paiement (mandataire peut déléguer le paiement au client)

Signature du dépôt d’actes et sécurité

Pour signer le dépôt d’actes sur le Guichet unique, il faut disposer d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur. L’ANSSI propose une liste des organismes de confiance pour vous aider dans votre choix. Les certificats reconnus dans d'autres pays de l'Union européenne sont aussi acceptés.

Le titulaire du certificat peut être une personne physique ou morale, mais le signataire doit être une personne physique (mandataire, entrepreneur ou représentant légal de la société). Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif gratuit permet une authentification renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

Suivi et avancement du dépôt

Pour connaître l’avancée de traitement de votre dépôt d'actes sur le Guichet unique, connectez-vous au portail e-procédures et dans la rubrique « Entreprises », cliquez sur « Suivre l'avancement du dépôt d'actes ». Vous obtenez une vue d'ensemble des dépôts effectués.

Les dépôts suivent typiquement l’un des six statuts suivants :

“Dépôt d'actes en attente de signature” : actes déposés mais non encore signés
“Dépôt d'actes en attente de paiement” : déposés et signés mais non encore acquittés
“Dépôt d'actes en attente de régularisation” : déposés, signés et payés mais irrégularités détectées
“Dépôt d'actes en attente de validation” : en cours d’examen par l’autorité compétente
“Dépôt d'actes validés” : validés par l’autorité compétente
“Dépôt d'actes rejetés” : rejetés par l’autorité compétente

Exemples concrets de dépôts isolés

Exemples typiques de dépôts isolés :

Dépôt d’un procès-verbal d’assemblée générale
Dépôt des comptes annuels
Régularisation d’un document manquant pour finaliser une formalité

Validité et exigences du document déposé

Le document déposé doit contenir les informations exactes et être conforme à l’acte principal concerné. Le dépôt d’actes isolé peut concerner un acte déjà existant sans changer les informations du justificatif d’immatriculation. Le dépôt est valable lorsque le document est certifié conforme par le représentant légal ou par toute personne habilitée.

Récapitulatif pratique et conseils

- Utiliser le Guichet unique pour déposer tout acte nécessitant une notification sans redondance de formalités.

- Préparer à l’avance le document à déposer et vérifier sa conformité par le représentant légal.

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- Choisir la modalité de paiement adaptée à votre situation (paiement unique ou délégation).

Tableau des données essentielles

Élément	Description
Acte déposé	Dépôt isolé d’un document déjà existant (procès-verbal, comptes, etc.)
Registre	RCS ou RNE selon le type d’entité et d’immatriculation
Signature	Certificat électronique avancé qualifié ou FranceConnect+
Coût	Gratuit via Guichet unique, frais éventuels greffe et Bodacc

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