Procédure de dépôt des comptes annuels et télétransmission via le Guichet unique

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour une majorité de sociétés commerciales (SARL, SAS, EURL, SNC, SEL, ...). Les sociétés civiles ne sont pas concernées car il n'existe aucun texte d'ordre général relatif à l'obligation de tenue d'une comptabilité ou à la réglementation des informations à publier pour ces sociétés. Cependant, les sociétés civiles importantes exerçant une activité économique, passibles de l'impôt sur les sociétés (IS), sont soumises à une réglementation particulière alignée sur les obligations des sociétés commerciales (mais selon nous, il s'agit d'obligations liées à la tenue des comptes, pas au dépôt).

Depuis le 1er janvier 2023, les entreprises doivent normalement déposer leurs comptes annuels de manière dématérialisée via le guichet unique électronique des formalités d'entreprises. De manière générale, depuis le 1er janvier 2023, les entreprises doivent transmettre via le guichet unique leurs documents comptables au sein du registre national des entreprises (RNE). Ce registre remplace l'ensemble des anciens registres d'entreprises, sauf exception, y compris le registre national du commerce et des sociétés (RCS), le répertoire des métiers (RM) et le registre des actifs agricoles.

Le guichet unique en ligne permet ainsi d'effectuer la démarche (arrêté du 21 octobre 2022). Après création d’un compte auprès de l’INPI ou identification par l’intermédiaire de FranceConnect, la personne souhaitant déposer devra se connecter à l’adresse procedures.inpi.fr. Par ailleurs, le site formalites.entreprises.gouv.fr permet de se renseigner au préalable à toute démarche.

Qui est concerné et quelles obligations ?

Les principales formes juridiques concernées par le dépôt des comptes annuels : SARL, EURL, SAS, SA avec conseil d'administration ou conseil de surveillance, SNC, les sociétés en commandite simples et sociétés en commandite par actions, SEL ; etc. Toutes les sociétés commerciales, à l’exception de certaines sociétés en nom collectif, doivent déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) sont également concernées. Cette opération peut s’effectuer en ligne, c’est-à-dire en utilisant Internet.

Le dépôt des comptes est obligatoire uniquement pour les sociétés commerciales (société par actions simplifiée (SAS), société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), société à responsabilité limitée (SARL), entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société anonyme (SA), etc.).

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Documents à transmettre lors du dépôt

Le dépôt des comptes annuels nécessite au minimum la transmission des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), du procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire comportant la résolution d'affectation du résultat, ainsi que du rapport du commissaire aux comptes lorsqu'il en a été nommé un. Les comptes consolidés et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés doivent également être déposés le cas échéant.

Bilan, compte de résultat et annexe peuvent être des documents comptables, au format prévu par le plan comptable général, et approuvés par l'assemblée générale. Il peut aussi s'agir de la liasse fiscale annuelle telle qu'elle est transmise à l'administration fiscale. Dans ce second cas, la société doit toutefois prendre conscience que la liasse fiscale contient des éléments confidentiels, tels que la rémunération du dirigeant ou des principaux salariés qui n'ont besoin d'être déposés via guichet unique.

Au sujet de la liasse fiscale, la commission des études juridiques de la CNCC précise que « si le dépôt des comptes est réalisé au moyen de la liasse fiscale, l'obligation de dépôt des comptes ne peut être remplie qu'en déposant une liasse fiscale avec une colonne comparative, accompagnée de l'annexe des comptes. A contrario, en l'absence de comparatif ou d'annexe des comptes annuels, l'obligation de dépôt des comptes n'est pas satisfaite » (EJ 2024-35, 8 novembre 2024).

Modalités de dépôt : en ligne ou papier

Depuis le 1er janvier 2023, les entreprises doivent déposer leurs comptes annuels de manière dématérialisée via le guichet unique électronique des formalités d'entreprises (uniquement en mode expert). Les déclarants peuvent aussi utiliser la voie papier auprès des greffes des tribunaux de commerce. Concernant le dépôt des comptes annuels, l'envoi papier au greffe reste autorisé. En revanche, tout dépôt dématérialisé doit impérativement être effectué via cette même plateforme.

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique comporte plusieurs étapes. Le déclarant doit tout d’abord préciser la nature du dépôt qu’il entend effectuer (comptes relatifs à une entreprise ou à un groupe) et s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif. La nature des documents à déposer sur le guichet dépend de la forme juridique de l’entreprise, certaines entreprises pouvant être dispensées de déposer des annexes. Enfin, certains types d’entreprises peuvent demander soit la publication partielle, soit la non-publication des documents comptables.

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Pour signer le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur. Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif gratuit permet de s'authentifier de manière renforcée et remplace l’obligation de signature avancée.

Coûts et paiement

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique est gratuit. Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose, au choix, le règlement par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ou par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités.

Le tarif total pour un dépôt en ligne au greffe du TAE en 2026 s'élève à environ 44€ TTC, comprenant l'émolument du greffier, la part INPI (5,45€), l'avis au BODACC (25€) et la TVA. Le tarif est doublé en cas de dépôt simultané de comptes consolidés (sources : arrêté du 25 février 2026, greffe du TAE de Paris). Ce dépôt est réalisé par le représentant légal ou par le commissaire aux comptes lorsqu'il y est autorisé.

Délais à respecter et calendrier

À compter de la date de clôture d'un exercice comptable, il faut compter un premier délai de 6 mois pour tenir l'assemblée générale ordinaire annuelle afin d'approuver les comptes annuels. À la suite de cette approbation des comptes annuels, les éléments doivent être déposés au greffe du TAE (papier) ou au guichet unique (électronique) dans un délai d'1 ou 2 mois selon le mode choisi.

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Pour un exercice clôturé au 31 décembre 2025, l'assemblée générale doit se tenir au plus tard le 30 juin 2026. La date limite de dépôt des comptes annuels est le 31 juillet ou le 31 août 2026 (dépôt par voie électronique). Ces délais s'appliquent sauf prorogation accordée par le président du TAE. En cas de clôture décalée, le délai de 6 mois pour tenir l'AG court à compter de la date de clôture de l'exercice, et non du 31 décembre.

Calendrier récapitulatif (extraits)

Prorogation du délai d'approbation des comptes

En cas de circonstances exceptionnelles, le délai de 6 mois pour tenir l'assemblée générale ordinaire annuelle peut être prorogé par ordonnance du président du tribunal aux affaires économiques (TAE, anciennement tribunal de commerce depuis le 1er janvier 2025), statuant sur requête du représentant légal de la société (article L. 223-26 du Code de commerce pour les SARL, article L. 225-100 pour les SA). La requête doit être déposée avant l'expiration du délai légal de 6 mois et comporter une motivation précise des circonstances justifiant la prorogation.

Une simple négligence ou un retard dans la préparation des comptes ne constitue pas une circonstance exceptionnelle au sens de ces textes. Les cas admis incluent notamment les situations de force majeure, les difficultés graves liées à un changement de commissaire aux comptes ou à un litige sur les comptes. La prorogation, lorsqu'elle est accordée, reporte d'autant les délais de dépôt des comptes annuels au greffe du TAE.

Confidentialité et présentation simplifiée

Les micro-entreprises ainsi que les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficient de dispositions particulières qui sont la confidentialité du compte de résultat et la publication simplifiée des comptes annuels. Les seuils pour la présentation simplifiée des comptes annuels ont été rehaussés avec l'entrée en vigueur du décret n°2024-152 du 28 février 2024. Les nouveaux seuils s'appliquent aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024.

La déclaration de confidentialité doit impérativement être effectuée au moment du dépôt des comptes. Une demande de confidentialité a posteriori sur des comptes déjà déposés ne peut être satisfaite (Cour d'appel de Paris, 6 juin 2023, n°23/00062). Une confidentialité indûment déclarée peut être requalifiée en fausse déclaration, voire en faux document, engageant la responsabilité pénale de la société et de ses dirigeants (CNCC, CEJ, décembre 2024).

Traitement et publication des comptes déposés

Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels s’effectue, en ligne, sur le Guichet unique. Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend. Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

Dans certains cas, la confidentialité des données peut être demandée. A noter : les autorités judiciaires, les autorités administratives au sens de l'article 1er de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relatives aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, ainsi que la Banque de France et les personnes morales définies par arrêté, ont toutefois accès à l'intégralité des comptes (art. R. ...).

Sanctions en cas de non-dépôt ou retard

L'inexécution du dépôt des comptes annuels est punie d'une amende de 1 500€, le double en cas de récidive. Elle se prescrit par 12 mois à compter de la date limite de dépôt. À cela peut également s'ajouter une sanction civile. Toute personne intéressée (fournisseurs, clients, etc.) ou le ministère public peut saisir le président du tribunal aux affaires économiques afin qu'il enjoigne par ordonnance au représentant légal de déposer ses comptes dans le mois qui suit, sous astreinte.

L'astreinte est une sanction pécuniaire courant pour chaque jour de retard à compter de l'injonction. Au-delà des sanctions pénales, le non-dépôt des comptes est visible sur les bases de données commerciales publiques, ce qui peut affecter la crédibilité de l'entreprise auprès de ses partenaires et établissements financiers. Par ailleurs, en application de l'article L. 611-2 du Code de commerce, le président du TAE peut convoquer les dirigeants d'entreprises présentant des signes de difficulté, le non-dépôt des comptes pouvant constituer un tel signal.

Cas particulier : dysfonctionnement du Guichet unique

Depuis le 1er janvier 2025, si une formalité ne peut être déposée sur le guichet unique en raison d'une difficulté grave, l'INPI est tenu de délivrer le jour même un récépissé daté, à la demande du déclarant. Une fois le récépissé obtenu, le déclarant dispose d'un délai de 15 jours à compter de la notification de la résolution de l'incident par l'INPI pour finaliser la formalité.

Aspects pratiques et bonnes pratiques pour réussir son dépôt

• Préparer son dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire on se trouve au vu de la forme juridique de l'entreprise.
• Vérifier la composition des fichiers PDF (bilan, compte de résultat, annexe) et le cas échéant la présence d'une colonne comparative dans la liasse fiscale.
• Veiller à joindre le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire comportant la proposition et la résolution d'affectation du résultat votée.
• Si nécessaire, préparer la déclaration de confidentialité conformément au modèle défini par arrêté et la joindre lors du dépôt.
• Prévoir la signature électronique avancée (ou l'utilisation de FranceConnect+) pour valider le dépôt.

Enfin, depuis le 1er janvier 2025, il n'est plus possible d'effectuer de formalités d'entreprise sur Infogreffe. Toutes les démarches relatives à la création, la modification, la radiation ou le dépôt d'actes au RCS doivent désormais être réalisées exclusivement via le guichet unique.

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