Documents Comptables Obligatoires pour une SARL en France
Une société commerciale doit tenir une comptabilité rigoureuse. Cet article détaille les documents comptables obligatoires pour une SARL (Société à Responsabilité Limitée) en France, les obligations de dépôt des comptes annuels, et les conséquences en cas de non-respect de ces obligations.
Les Documents Comptables Essentiels pour une SARL
La société doit établir les documents comptables suivants :
- Livre-journal : Livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de la société sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances ne sont constatées qu'à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéance régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
- Grand-livre : Livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
- Livre d’inventaire : Qui contient les éléments d’actifs et de passifs relevés lors de l’inventaire.
- Manuel des procédures comptables : Document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.
En plus de ces livres, une SARL doit également établir :
- Le bilan comptable
- L’annexe légale
Le Bilan Comptable
Le bilan comptable comporte les éléments actifs et passifs de l’entreprise, il s’agit d’une photographie du patrimoine de l’entreprise à la clôture de l’exercice.
L’Annexe Légale
L’annexe légale est un document dont l’objectif est d’apporter de l’information et d’aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan.
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Une SARL ne doit pas obligatoirement avoir un expert-comptable pour sa comptabilité. Dans certaines situations, une SARL est tenue d’avoir un commissaire aux comptes.
La société est tenue d'établir des factures pour toutes ses ventes. Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».
Attention : Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 375 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 750 000 €.
Attention : En cas d'omission volontaire dans votre facturation (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.
Comptabilité Simplifiée
En revanche, lorsqu'elle est soumise (de plein droit ou sur option) à un régime réel simplifié d'imposition, elle peut tenir une comptabilité simplifiée. Une comptabilité simplifiée entraine les conséquences suivantes :
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- Enregistrement sur les livres de trésorerie des opérations comptables à leur date de paiement ou d'encaissement
- Regroupement des informations des livres de trésorerie dans le livre-journal tous les 3 mois à la place de tous les mois
- Enregistrement non obligatoire les frais généraux accessoires réglés en espèce et représentant moins de 1 pour 1000 du chiffre d'affaires hors taxes
- Régularisation non obligatoire des charges de frais généraux récurrents sur une période inférieure à 1 mois
- Enregistrement des créances et des dettes à la clôture de l'exercice comptable
- Possibilité d'évaluer les stocks de manière simplifiée (évaluation forfaitaire, application d'un abattement correspondant à la marge pour chaque catégorie de biens...)
- Possibilité d'établir un bilan simplifié, un compte de résultat simplifié et une annexe simplifiée
Elle doit enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent son patrimoine . Elle doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire.
La société peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre.
La société commerciale peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans sa gestion (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, elle doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel elle adhère chaque année.
Attention : Lorsque la société appartient à un groupe de sociétés, elle ne peut pas bénéficier de la tenue d'une comptabilité simplifiée. Elle doit enregistrer tous les mouvements qui affectent son patrimoine tous les jours (encaissement, paiement, dette, frais...). De plus, elle doit centraliser ses écritures comptables dans le livre-journal tous les mois.
Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.
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Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.
Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établis pour garantir leur contenu.
Dépôt des Comptes Annuels
Après la tenue de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, le dirigeant doit déposer les comptes annuels au greffe du tribunal du commerce. Le dépôt s'effectue en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou par dépôt «papier» ou sur place au greffe du tribunal de commerce.
Certaines sociétés peuvent, lors du dépôt, rendre confidentiels certains documents comptables ou ne donner qu'une présentation simplifiée.
L’approbation des comptes doit intervenir à compter de la clôture de l'exercice dans un délai librement fixé par les associés. En pratique, le délai de 6 mois est le plus souvent pratiqué puisque le délai de paiement du dividende doit intervenir dans les 9 mois de la clôture de l'exercice.
Suite à l'approbation des comptes, une copie de certains documents comptables doit être déposée au greffe du tribunal de commerce.
Quand faut-il déposer les comptes annuels ?
Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes :
- Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique
- Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique lorsque le dépôt est fait par voie électronique
Où faut-il déposer les comptes annuels ?
- En ligne : Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait à l'aide du service en ligne suivant : Guichet des formalités des entreprises. Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.). Ils sont transmis sous format PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser la taille de 10 Mo. Pour signer le dépôt des comptes sociaux, le dirigeant ou le mandataire doit recourir à un système de signature électronique avancée (qui est payant) reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de confiance. L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à disposition une liste des organismes de confiance. Si le dirigeant ou le mandataire ne dispose pas d’un certificat de signature électronique avancée, il peut utiliser le dispositif « France Connect+». Ce dispositif gratuit permet de s'authentifier de manière renforcée et remplace l’obligation de signature avancée.
- Sur place : Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle : Le représentant de la société doit se rendre au tribunal judiciaire du lieu où est situé le siège de la société.
- Autres cas : Le représentant légal de la société doit se rendre au greffe du tribunal de commerce du lieu où est situé le siège de la société.
- Par courrier : L'adresse postale pour déposer les comptes annuels dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle : Le représentant de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au tribunal judiciaire du lieu du siège social de la société.
- Autres cas : Le représentant légal de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société.
La comptabilité d'une SARL : tout ce qu'il faut savoir !
Documents à Fournir Lors du Dépôt des Comptes Annuels
Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels varient selon la taille de l'entreprise :
Micro-entreprise
La société est une micro-entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 450 000 €
- Montant net du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 900 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 10
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC)
Si la société souhaite que ses comptes annuels ne soient pas publiés, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n'est pas non plus publié.
Petite Entreprise
La société est une petite entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 7 500 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 15 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes
Si la société souhaite que son compte de résultat ne soit pas publié, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité.
Un modèle-type de déclaration de confidentialité est disponible : Modèle-type de déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les petites entreprises
Lorsque la société fait partie d'un groupe de sociétés, elle doit déposer en plus les documents suivants :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
- Rapport des commissaires aux comptes (CAC) sur les comptes consolidés.
Attention : Lorsque l'associé unique assume seul la présidence de la société, il n'a pas l'obligation de déposer la décision d'approbation des comptes.
Moyenne Entreprise
La société est une entreprise moyenne si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 25 000 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 50 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 250
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Rapport de gestion
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes
Si la société le souhaite, elle peut demander à ce que seule une présentation simplifiée de son bilan et de ses annexes soit publiée. Dans ce cas, la présentation simplifiée n'a pas besoin d'être accompagnée du rapport des commissaires aux comptes.
Lorsque la société fait partie d'un groupe de sociétés, elle doit déposer en plus les documents suivants :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
- Rapport des commissaires aux comptes (CAC) sur les comptes consolidés.
Attention : Lorsque l'associé unique assume seul la présidence de la société, il n'a pas l'obligation de déposer la décision d'approbation des comptes.
Société Étrangère
Le représentant de la société étrangère doit produire un exemplaire des documents comptables établis lorsqu'ils ont été contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.
Sanctions en Cas de Retard ou d'Absence de Dépôt des Comptes Annuels
Le non-dépôt des comptes annuels peut entraîner des sanctions pénales et civiles.
Sanction Pénale
En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant de la société s'expose à une amende pénale de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €.
À savoir : L'infraction pénale de non-dépôt des comptes peut être poursuivie pendant un délai de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
Sanction Civile
En cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant une injonction de les déposer dans le délai d'un mois. Toute personne intéressée (un salarié ou un ancien salarié) et le ministère public peuvent demander au tribunal de prononcer cette injonction.
Souvent, le président du tribunal de commerce fixe une astreinte pour chaque jour de retard.
Le dirigeant de la société doit alors procéder au dépôt des comptes dans le délai d'un mois à compter de la demande du président du tribunal. Il peut désigner une personne chargée de procéder au dépôt de ces comptes.
En l'absence de dépôt des comptes, le président du tribunal oblige la société à payer l'astreinte (on dit qu'il liquide l'astreinte).
Le président du tribunal peut aussi mener une enquête sur la situation économique et financière de l'entreprise. En effet, il est investi d’une mission de prévention des difficultés des entreprises. L'absence de dépôt des comptes annuels peut être un signal révélateur de difficultés financières. Dans ce cadre, le président du tribunal peut convoquer le chef d'entreprise à un entretien.
Tableau Récapitulatif des Livres Comptables Obligatoires
| Registre | Définition | Entreprises concernées |
|---|---|---|
| Le livre-journal | Il enregistre, de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour et sans blanc ni altération d'aucune sorte. Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. | Obligatoire pour : - les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition, - les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.), - les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée. Précision : Les professionnels libéraux doivent en outre y préciser l'identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires. Conseillé pour les autres. Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre journal mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
| Le grand livre | Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal. Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livre-journal. Il n'est soumis à aucune forme particulière. | Obligatoire pour : - les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition, - les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.). Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de grand livre mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
| Le livre Inventaire | L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif de l'entreprise. | Les registres du droit du travail doivent être tenus par ordre de dates, "sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles". Ils peuvent être tenus sur supports papier ou informatique. Des garanties de contrôle doivent être prévues : accès aux fichiers, disponibilité des informations, etc. A noter : - selon l'activité et le nombre de salariés de l'entreprise, d'autres registres sont susceptibles d'être mis en place : registre de comptabilité relatif au travail à domicile, registre des accidents du travail bénins, registre des questions du CSE, registre des repos hebdomadaires particuliers, registre des exercices Incendie, etc. - Le livre de paie n'est plus obligatoire, toutefois, l'employeur doit conserver les bulletins de salaires sous format papier ou électronique pendant 5 ans au moins. |
| Le registre unique du personnel | Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour dans chaque établissement (et non au siège). Les noms et prénoms de tous les salariés doivent y être inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile. Des indications complémentaires telles que la nationalité du salarié, sa date de naissance, son emploi, sa qualification, ses dates d'entrée et de sortie de l'établissement, le type de contrat (temps partiel CDD, apprenti, temporaire, stage, etc.) doivent également y figurer. | Tous les employeurs |
| Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) | Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. |
Conservation des Documents
La société doit conserver ses documents comptables et pièces justificatives au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
Attention : La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. En cas d'erreur, il est interdit de gommer ou de barrer : il faut contrepasser l'écriture ou opérer une comptabilisation en négatif.
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