Envoyer un extrait Kbis à Pôle emploi : obligation et démarches

Vous avez une micro-entreprise, une SARL, une EURL, une SELARL ou encore une SASU ? Des partenaires commerciaux ou une administration vous demandent souvent des extraits Kbis ? Et vous ne comprenez pas pourquoi ?

L’extrait Kbis, aussi appelé extrait-K, est un document officiel du greffe du tribunal de commerce qui permet de justifier que l’entreprise a bien respecté son obligation d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Attestant de l'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS), ce document prouve l'identité juridique et l'existence légale de la société. À ce titre, le KBIS mentionne le siège social de l’entreprise, ainsi que l’adresse de ses éventuels établissements secondaires.

Pourquoi Pôle emploi peut-il demander un extrait Kbis ?

En général, les personnes qui vous demandent ce document officiel sont des professionnels comme les assureurs, les fournisseurs, les organismes financiers, etc. Pour information, un extrait Kbis ne peut être demandé qu’aux entreprises qui ont une activité commerciale. Un extrait Kbis permet de prouver que la société a bien un statut juridique et qu’elle peut donc signer des contrats réglementés.

Une fois la vérification terminée, le document sera disponible gratuitement, il suffit de télécharger l'extrait avant de l'imprimer. En pratique cependant, un extrait Kbis de moins de 3 mois est généralement exigé par vos interlocuteurs, notamment pour justifier de la domiciliation de votre entreprise.

Qui peut fournir un extrait Kbis ?

L'extrait KBIS ne peut être délivré qu’aux entreprises immatriculées au RCS, à savoir les sociétés et les entreprises individuelles commerciales.
Une micro-entreprise peut fournir un extrait K, et une entreprise un extrait Kbis.
Il existe beaucoup d'entreprises qui n'ont pas d'extrait Kbis, et qui ne peuvent donc pas fournir ce document, car ces sociétés ne sont pas rattachées au RCS.

Par exemple, les artisans affiliés au Répertoire des Métiers via la Chambre des Métiers et de l'Artisanat peuvent fournir un extrait D1 qui présente des informations équivalentes à celles qu'on retrouve sur l'extrait Kbis. En ce qui concerne les professions libérales, là aussi ces professionnels ne peuvent pas fournir un extrait Kbis. À la place, ils peuvent présenter un avis de situation SIRENE qu'il faut récupérer sur le site de l'INSEE (le téléchargement est gratuit).

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Un auto-entrepreneur exerçant une activité libérale ne peut pas avoir d'extrait Kbis ou d'extrait K. Ces documents attestent d'une inscription au RCS ; Registre du Commerce et des Sociétés. Il faut pour s'y inscrire être soit une société, soit exercer une activité commerciale. Vous avez reçu un document de l'INSEE avec votre Siret et vous n'aurez pas d'autre document. En tant qu'auto-entrepreneur exerçant une activité libérale, le tribunal de commerce ne vous concerne pas. Il ne vous connaît pas et vous n'avez rien à y faire. Ne perdez pas de temps avec cela. Idem pour la chambre du commerce et de l'industrie.

Quand faut-il fournir un extrait Kbis à Pôle emploi ?

Voilà pourquoi la plupart du temps on vous réclamera un extrait Kbis de moins de 3 mois pour que toutes ces informations soient bien à jour. Dans le cas où elle serait radiée du RCS, elle perd ce droit et la date de sa radiation sera bien mentionnée sur l’extrait Kbis.

Pour pouvoir présenter un justificatif de domiciliation actualisée, l’entreprise doit donc obtenir un nouvel extrait Kbis. En pratique, un extrait KBIS de moins de 3 mois est généralement exigé par vos interlocuteurs, notamment pour justifier de la domiciliation de votre entreprise.

Comment obtenir un extrait Kbis pour l'envoyer à Pôle emploi ?

Un extrait Kbis vous est remis suite à l’immatriculation de votre entreprise au RCS, celle-ci intervenant généralement suite à votre déclaration de début d’activité. Le service ne sera accessible qu'au représentant légal de l'entreprise qui devra s'identifier grâce à une pièce d'identité. La plateforme spécialisée va alors faire le rapprochement avec le nom de la personne qui aura été mentionné pendant l'enregistrement au RCS.

MonIdenum : la plateforme MonIdenum est un service d'authentification permettant aux personnes physiques de disposer d'une identité numérique officielle. Après avoir créé votre compte, vous pouvez rattacher votre ou vos sociétés à votre identité numérique.
Infogreffe.fr : vous pouvez aussi demander un extrait Kbis sur InfoGreffe.
Greffes : votre demande de Kbis peut être adressée au greffe de Tribunal de commerce dont dépend votre entreprise.
Pôle Sociétés : Si vous recherchez un extrait Kbis, polesocietes.com vous propose une solution en ligne, que ce soit pour votre entreprise ou pour une société tierce.

Une fois la vérification terminée, le document sera disponible gratuitement, il suffit de télécharger l'extrait avant de l'imprimer. Le service ne sera accessible qu'au représentant légal de l'entreprise qui devra s'identifier grâce à une pièce d'identité.

Guichet unique des formalités des entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises : Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole ; Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France ; Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel. Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

Extrait KBIS : comment le récupérer facilement et sur le site officiel

Pièces justificatives et situations particulières

Pour une entreprise, il est nécessaire de justifier de la domiciliation de son siège social en plusieurs occasions, notamment dans le cadre de ses démarches administratives. Oui, l’extrait KBIS constitue un justificatif de domiciliation de votre entreprise. L'extrait KBIS a une réelle valeur légale, car les informations qu'il mentionne sont certifiées par le Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise.

Si vous disposez d'un local en propre, vous pouvez domicilier votre entreprise à l'adresse de votre local. Pour pouvoir désigner votre local comme siège social, vous devez néanmoins avoir signé un bail commercial ou professionnel. Vous pouvez tout d’abord choisir votre adresse personnelle comme domiciliation d’entreprise. Pour cela, il faut toutefois être le représentant légal de la société concernée.

Vous pouvez également choisir comme siège social l'adresse d'un cabinet de domiciliation : il s'agit d'un centre d'affaires dont l'activité est de fournir une adresse à plusieurs sociétés. La dernière option la plus courante est de domicilier votre entreprise au sein d'un espace de coworking. Pour y fixer votre siège social, vous devez impérativement signer un contrat de domiciliation d’une durée minimale de 3 mois.

Dérogations et difficultés techniques

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Il peut s'agir d'une indisponibilité générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration. Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises. Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépôt. L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

Qui contacter si Pôle emploi exige un document et vous ne l'avez pas ?

Le document que vous a remis l'INSEE avec votre numéro de SIRET peut remplacer l'extrait Kbis pour certaines situations propres aux auto-entrepreneurs libéraux. Contacter le CFE (centre des formalités des entreprises) de l'URSSAF : vous demanderez un état de situation récent. Vous devez également faire preuve de pédagogie avec le fonctionnaire de Pôle emploi.

Pour effectuer certaines formalités (par exemple déclaration de modification d'adresse ou radiation), il faudra déposer ou envoyer les formulaires accompagnés des pièces justificatives nécessaires et du paiement des frais auprès du greffe du tribunal de commerce, du tribunal des affaires économiques ou du tribunal judiciaire statuant commercialement dans le ressort duquel se situe l’adresse du siège de la structure.

Bonnes pratiques avant d'envoyer l'extrait Kbis

Vérifiez la date : fournissez de préférence un extrait Kbis de moins de 3 mois.
Assurez-vous d'être identifié comme représentant légal si vous utilisez une plateforme en ligne.
Conservez une copie numérique et imprimée du Kbis pour vos démarches futures.
Si vous n'êtes pas immatriculé au RCS, préparez l'alternative appropriée (extrait D1, avis SIRENE, document INSEE).

Situation	Document demandé	Où l'obtenir
Société immatriculée au RCS	Extrait Kbis (<3 mois conseillé)	Infogreffe, greffe du tribunal de commerce, guichet des formalités
Artisan (Répertoire des Métiers)	Extrait D1	Chambre des Métiers et de l'Artisanat
Profession libérale	Avis de situation SIRENE	INSEE
Auto-entrepreneur (activité libérale)	Document INSEE avec SIRET / état de situation	INSEE, CFE URSSAF

En résumé, si Pôle emploi vous demande un extrait Kbis, vérifiez d'abord que vous relevez bien du RCS et que votre activité est commerciale. Si c'est le cas, obtenez un extrait récent via Infogreffe, le greffe ou le guichet des formalités et transmettez-le. Si vous n'êtes pas immatriculé au RCS, fournissez le document adapté à votre statut (extrait D1, avis SIRENE ou document INSEE) et contactez le CFE compétent pour obtenir un état de situation récent.

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