Comment trouver les actionnaires et l'adresse d'une entreprise sur un extrait Kbis

Vous venez de recevoir votre extrait Kbis ? Félicitations ! Cela signifie que vous avez accompli l’ensemble des démarches administratives pour créer votre entreprise et qu’elle possède désormais une existence juridique officielle. Mais, à quoi sert exactement l'extrait Kbis ? Comment obtenir une version de moins de trois mois ? Toutes les réponses dans cet article.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document très important dans le cadre de la création de votre entreprise : c'est le seul justificatif officiel et légal de l'activité commerciale d'une entreprise. C'est un acte authentique signé et estampillé par le greffier du Tribunal de commerce. L’extrait Kbis est le document officiel qui recense toutes les informations légales d’une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Divisé en plusieurs parties, il donne des renseignements relatifs à la situation juridique de l’entreprise, aux personnes physiques qui la composent et à son activité.

Pourquoi conserver son Kbis ?

Toutes les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) disposent d'un extrait Kbis. Gardez-les précieusement, un exemplaire pourra vous être demandé au début ou au cours de votre activité.
Lors de l'ouverture d'un compte professionnel auprès d'une banque traditionnelle ou d'un compte pro en ligne.
À votre inscription sur une plateforme comme Deliveroo ou Uber.
Lors du dépôt de votre candidature à un appel d'offre public.
Lors du dépôt de votre dossier à Pôle emploi pour une demande d'aide pour la création ou la reprise d'entreprise.
Lors d'une commande de matériel professionnel auprès de fournisseur.

Que contient un Kbis : où trouver l'adresse et l'identité des actionnaires/dirigeants ?

L'extrait Kbis regroupe toutes les informations relatives à l'entreprise communiquées au RCS. Il s'agit en quelque sorte de sa carte d'identité. Les éléments mentionnés dans le Kbis sont les suivants :

Le nom du greffe d'immatriculation ;
La dénomination sociale, le sigle, l'enseigne ;
La forme juridique ;
La date de création et la durée d'existence de la société ;
L'adresse du siège social et des différents établissements ;
Le montant du capital social ;
Le numéro SIREN ;
Le code APE (ou code NAF) ;
L'activité détaillée de la société ;
Le nom de domaine (adresse du site internet) ;
L'identité et les coordonnées (fonction, nom, date de naissance, adresse, nationalité) du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
Les éventuelles procédures collectives dont la société fait l'objet ;
L'autorisation d'exercer la profession réglementée, si nécessaire.

Ainsi, pour trouver l'adresse du siège social, il suffit de lire la rubrique dédiée à l'adresse du siège social et des différents établissements. Pour identifier les personnes qui dirigent ou représentent la société, consultez la rubrique listant l'identité et les coordonnées du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes.

Peut-on trouver les actionnaires (associés) sur le Kbis ?

L'extrait Kbis indique l'identité des dirigeants ou représentants déclarés au registre. Il permet d'identifier les dirigeants ou représentants déclarés au registre. C'est particulièrement utile avant la signature d'un contrat commercial, d'un mandat, d'une ouverture de compte ou d'une convention d'affacturage.

Lire aussi: Associé et Actionnaire : Explication

Cependant, l'identité des associés n'apparaît pas toujours intégralement : l'identité des associés fondateurs d'une SARL ou d'une SNC figure obligatoirement dans les statuts de la société et est souvent mentionnée; l'identité des associés fondateurs d'une SAS figure obligatoirement dans les statuts de la société. Par contre, les associés qui entrent au capital après la création de la société restent inconnus des tiers (sauf s'ils sont en plus titulaires d’un mandat social). Dans le cadre de certains projets qui nécessitent de la discrétion, il faut donc veiller à opter pour une structure qui permet la discrétion et prévoir une entrée ultérieure à la constitution.

Lecture pratique du Kbis : étapes pour localiser adresse et représentants

Repérer la rubrique « adresse du siège social et des différents établissements » pour connaître le siège et les établissements secondaires.
Consulter le numéro SIREN et le SIRET : le SIREN identifie l'entreprise elle-même, le SIRET identifie chacun de ses établissements.
Lire la section « identité et coordonnées » pour connaître le ou les dirigeants déclarés (fonction, nom, date de naissance, adresse, nationalité).
Vérifier la rubrique « capital social » : elle donne une indication sur la répartition initiale du capital lorsque les noms des associés fondateurs sont mentionnés.

Obtenir un extrait Kbis récent (moins de 3 mois)

L'extrait Kbis est valable pour une durée de 3 mois. Vous devez donc être en mesure de présenter un justificatif récent. Pensez à effectuer une nouvelle demande de Kbis si le vôtre est périmé.

En tant que représentant légal : MonIdenum

Se connecter au site MonIdenum. MonIdenum est un service récemment mis en place par le Conseil national des greffiers et par Infogreffe pour faciliter l'accès à votre Kbis. Cette plateforme vous permet notamment de télécharger gratuitement et en illimité un extrait Kbis en ligne, gérer vos mandats et consulter vos dossiers et procédures en cours.
Activer votre identité numérique. Pour accéder à l'ensemble des services proposés par MonIdenum, vous devez activer votre identité numérique. Une fois l'identité numérique activée, vous recevez une clé d'identification unique qui vous permettra d'accéder à tous les services.
Se connecter à son espace personnel pour télécharger son Kbis. Munissez-vous de votre clé d'identification et de votre mot de passe pour vous connecter à votre espace personnel. Puis cliquez sur l'onglet "Kbis & Performances" pour accéder à votre Kbis. Vous pouvez ensuite télécharger votre document au format PDF grâce au bouton "Télécharger".

La demande est rapide et gratuite depuis octobre 2019. Par ailleurs, l'extrait Kbis fourni par MonIdenum a la même valeur qu'un Kbis original. Si vous souhaitez tout de même obtenir un Kbis original, il vous faudra directement contacter le greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend.

Si vous êtes tiers (demande payante)

S'adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise : le retrait sur place au greffe coûte 2,82€ par extrait Kbis. L’extrait Kbis vous sera communiqué dans un délai compris entre 3 et 7 jours ouvrables.
Faire une demande en ligne via Infogreffe : renseignez la dénomination sociale ou le numéro SIREN/SIRET, sélectionnez la fiche entreprise et commandez l'extrait Kbis dans l'onglet "Documents officiels". L'envoi par courrier coûte 4,08€ et l'envoi électronique 3,53€ (délais 3 à 7 jours pour le courrier).

Différences entre Kbis, K, D1 et situations particulières

L’extrait Kbis concerne uniquement les personnes morales (sociétés commerciales : SARL, SASU, SAS, EURL, etc.).
L'extrait K concerne les entreprises individuelles et les micro-entreprises exerçant une activité commerciale.
L'extrait D1 est délivré aux artisans immatriculés au répertoire des métiers (CMA) et constitue l'équivalent du Kbis pour les artisans.
Les professions libérales, en règle générale, ne sont pas immatriculées au RCS et n'ont pas d'extrait Kbis : leur numéro SIREN suffit.
En principe, une association ne peut pas se faire délivrer d'extrait Kbis, sauf exceptions (associations réalisant des opérations financières spécifiques par exemple).

Utilités et limites du Kbis pour vérifier une société

L'extrait Kbis permet de prouver l'existence juridique d'une entreprise commerciale et constitue sa « carte d'identité » à jour. Vérifier le Kbis d'un client permet de confirmer son existence, son immatriculation, son adresse, son activité et l'identité de ses représentants. Cette vérification ne suffit pas à mesurer toute sa solvabilité, mais elle constitue une première étape de contrôle.

Le Kbis peut aussi indiquer si une société fait l'objet de procédures collectives (redressement ou liquidation judiciaire), information capitale pour un fournisseur, un assureur-crédit ou un partenaire commercial. En revanche, l'extrait Kbis ne donne pas une analyse complète de la solidité financière de l'entreprise.

Lire aussi: Défendre ses droits actionnaire SARL

Cas pratiques et exemples

Cas 1 : Martin Dupont est micro-entrepreneur. Il a créé un site e-commerce sur lequel il vend des t-shirts personnalisés. Martin exerce une activité commerciale. Il est donc immatriculé au RCS. À ce titre, il dispose d'un extrait K.

Cas 2 : Clémentine, la sœur de Martin, est consultante en marketing digital. Elle n'exerce pas une activité commerciale et n'a pas besoin d'être immatriculée. Elle n'a donc pas d'extrait K.

Exemple : l'extrait Kbis d'une SAS permet à l'entreprise de justifier son immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Il s'agit du seul document officiel et légal prouvant son existence légale. L'extrait Kbis d'une SAS est authentifié par le greffe du tribunal de commerce et apporte une information vérifiée et à jour sur la société. Il est utile pour ouvrir un compte bancaire ou acheter du matériel auprès d'un fournisseur.

Modifier les informations figurant sur le Kbis

Les informations mentionnées sur le Kbis doivent être à jour. Ainsi, si un changement survient dans votre entreprise, vous devez en informer rapidement le greffe du tribunal de commerce. Parmi les modifications devant faire l'objet d'une modification du Kbis, nous pouvons citer :

La modification de forme juridique ;
L'augmentation du capital social ;
Le transfert du siège social ;
Le changement de dénomination sociale ;
Le changement de dirigeant ;
La modification de l’objet social.

La modification du Kbis peut se faire directement en ligne via le site Infogreffe. Il suffit de respecter quelques étapes très simples : choisir la/les modification(s) à effectuer, compléter le formulaire et y joindre les pièces justificatives, signer et procéder au paiement. La demande est ensuite transmise directement au RCS. La modification du Kbis génère des frais de greffe qui s'élèvent à environ 200€.

Lire aussi: SARL : comprendre la responsabilité

Documents dérivés et situations particulières

Obtenir un extrait D1 en tant qu'artisan : rendez-vous sur le site internet de la chambre de Métiers et de l'Artisanat dont l'entreprise dépend et renseignez le numéro SIREN de l'entreprise. Les coûts sont similaires à ceux du Kbis société (par exemple : 2,82€ retrait au greffe, 4,08€ envoi postal, 3,53€ envoi électronique).
Obtenir un Kbis de radiation : le Kbis de radiation est le seul document qui prouve la disparition de votre société. Il est accessible via le site Infogreffe en renseignant le numéro SIREN ou la dénomination sociale de l'entreprise.
Alternatives : il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives ; il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE, téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Obtenir son Kbis gratuit en ligne (en moins d'1 minute)

Points de vigilance

Vérifiez toujours la date du Kbis : la plupart des interlocuteurs exigent un extrait de moins de 3 mois.
Après un transfert de siège, l'entreprise doit déclarer la modification afin que les informations enregistrées soient actualisées : un nouvel extrait fera apparaître la nouvelle adresse et, selon le cas, le nouveau greffe compétent.
Le Kbis confirme l'existence juridique de la société, mais ne donne pas une analyse complète de sa solidité financière.
Attention aux usurpations : comparer le Kbis avec d'autres sources (Annuaire des entreprises, DATA INPI) est recommandé pour limiter les risques.

Ressources et démarches utiles

Infogreffe : demande en ligne de l'extrait Kbis et des documents officiels.
MonIdenum : plateforme des greffiers permettant le téléchargement gratuit et illimité du Kbis pour le représentant légal.
Annuaire des entreprises (RNE) et DATA INPI : sources complémentaires gratuites pour obtenir des informations juridiques.

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