Règles de domiciliation d’entreprise dans des locaux occupés en commun

En fonction des dispositions réglementaires ou contractuelles applicables, cette domiciliation peut être permanente ou temporaire. Il ne peut s'agir d'une domiciliation administrative, c'est-à-dire d'une adresse pour le papier en-tête et la réception du courrier postal ainsi que des lignes de téléphone et de fax. Elle ne peut entraîner de trouble anormal de jouissance, de changement de destination de l'immeuble, ni même l'application du statut des baux commerciaux. En effet, la notion de domiciliation ne doit pas être confondue avec l'exercice d'une activité commerciale au domicile (L123-11 code de commerce).

Conditions et lieux admissibles : l'installation ne peut se faire qu'au domicile du dirigeant (et non d'un associé), c’est-à-dire :

le directeur général ou le président du directoire pour une SA ;
le président pour une SAS ;
le gérant pour une SARL, une EURL ou une SNC.

Domiciliation permanente (sans limitation de durée)

Depuis la loi n° 2005-882 du 2 août 2005, toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

Remarques :

Règles d’urbanisme : le Code de la construction et de l’urbanisme (art. L631-7 et suivants) prévoit que l’usage du local doit être compatible avec l’activité commerciale. Par exemple, une interdiction d’exercice commercial dans un local d’habitation peut être imposée par le PLU ou une réglementation préfectorale/municipale.
Clauses du bail d’habitation : souvent, les baux interdisent la domiciliation ou l’exercice d’activité commerciale au domicile loué (art. 8 de la loi du 6 juillet 1989 modifiée). Le non-respect peut entraîner une résiliation du bail.
Règlement de copropriété : il peut prohiber la domiciliation d’activités professionnelles dans les parties privatives à usage d’habitation (art. 9-1 de la loi du 10 juillet 1965).
Cahier des charges de lotissement : il peut contenir des restrictions quant à l’usage des lots.

Domiciliation provisoire (5 ans maximum)

Principe : lorsqu'il existe des dispositions législatives ou stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège à son domicile pour une période qui ne peut ni excéder cinq ans à compter de la création de la personne morale, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux. La domiciliation n'est possible que dans le local où le représentant légal de la société a son domicile. La domiciliation dans un local à usage professionnel est donc exclue.

Attention : désormais, en cas de déménagement avant l'expiration du délai de cinq ans, il est possible de prolonger la domiciliation au nouveau domicile du dirigeant. Toutefois, le législateur n'a pas précisé pour quelle durée cette prolongation pouvait être effectuée. En tout état de cause, cela dépend de savoir s'il existe à nouveau des dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

Lors de la création ou du transfert du siège

Préalablement au dépôt de la demande d'immatriculation ou de modification d'immatriculation, le représentant légal doit notifier par écrit au propriétaire, au syndic de copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier son intention d'utiliser son domicile pour le siège social (de préférence par lettre recommandée avec avis de réception).

Avant l'expiration du délai de cinq ans

Avant l'expiration, il faut envisager de prendre à bail un local commercial ou de recourir aux services d'un centre d'affaires.

Domiciliation dans un centre d'affaires

Les entreprises de domiciliation ou « centres d'affaires » ont pour activité de servir de siège aux autres entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers.

Liste des obligations pour le domiciliataire

être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, durant l’occupation des locaux, sauf s'il s'agit d'une personne morale publique ;
mettre à disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité et à permettre une réunion régulière des organes de direction, ainsi que la tenue et la consultation des documents prescrits par la loi ;
détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal, ainsi que les justificatifs relatifs à chaque lieu d'activité et au lieu de conservation des documents comptables ;
informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée, de la cessation de la domiciliation. En cas de non-consultation du courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier ;
transmettre trimestriellement et annuellement au centre des impôts et aux organismes sociaux la liste des domiciliés.

Remarque : ceci ne constitue qu'un minimum légal. l'une des infractions prévues dans divers articles du Code de commerce peut être retenue si les obligations ne sont pas respectées.

Oui, plusieurs entreprises peuvent être domiciliées à une même adresse. Cette situation est fréquente notamment dans les holdings et les groupes de sociétés, les SCI et les sociétés d'exploitation. Il n'existe pas de nombre maximum fixé par la loi pour le nombre d'entreprises pouvant partager une même adresse.

Le principe légal prévoit que l'article L. 123-11 du Code de commerce impose à toute entreprise de déclarer l’adresse de son siège et d’en justifier la jouissance lors de son immatriculation au RCS. Une même adresse peut accueillir deux entreprises, cinq sociétés, ou plusieurs centaines lorsqu’il s’agit d’une société de domiciliation agréée par la préfecture (article L. ...).

Pour les entreprises domiciliées via une société de domiciliation, la base de calcul de la CFE suit des règles particulières détaillées dans les documents sur l’optimisation de la CFE grâce à la domiciliation. Partager une adresse ne signifie pas nécessairement que les entreprises seront imposées ensemble ou qu’elles partageront une CFE unique.

Les sociétés de domiciliation agréées par la préfecture (article L. 123-11-3 du Code de commerce) mettent à disposition une même adresse professionnelle pour plusieurs entreprises et peuvent accueillir des centaines d’entreprises. Une domiciliation collective peut être l’objet social de l’entreprise ou un service temporaire proposé par une société de domiciliation.

Contrat de domiciliation et formes admises

Le contrat de domiciliation est nécessaire. Il faut lire au préalable les informations suivantes : forme juridique choisie, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle (EI) ou d’une société. Le terme « siège social » est juridiquement inexact pour une domiciliation d’une entreprise individuelle, où l’on parle plutôt d’adresse de domiciliation.

La domiciliation peut être réalisée à l’adresse personnelle de l’entrepreneur (adresse administrative) ou dans un local dédié loué (bail commercial ou professionnel). On peut également opter pour un local occupé en commun ou pour une pépinière d’entreprises qui offre un hébergement et des services.

Formes de domiciliation et options pratiques

Adresse administrative à domicile personnel; possibilité d’inscrire le nom de l’entreprise sur les documents et factures; confidentialité de l’adresse personnelle possible.
Réduction des risques et coûts en utilisant des centres d’affaires ou cabinets de domiciliation agréés, qui offrent gestion du courrier, standard téléphonique, espaces de travail et services administratifs.
Exercice d’activité à domicile avec ou sans réception de clientèle et de marchandises, selon les règles urbaines et contractuelles; obligations d’information et d’autorisation selon le cas (bail, copropriété, urbanisme).

LES AVANTAGES DE LA DOMICILIATION COMMERCIALE POUR LES ENTREPRISES 🔎

Cas pratiques et conseils

Lorsqu’on opte pour une domiciliation au domicile du représentant légal, vérifier les durées et les éventuelles extensions après cinq ans en lien avec les dispositions légales et contractuelles.
Pour les micro-entreprises, distinguer l’adresse d’entreprise de l’adresse du représentant et comprendre les règles applicables à la domiciliation et aux droits d’urbanisme.
En cas de multi-structures (holding, SCI, sociétés d’exploitation), comprendre que chaque entité peut avoir sa propre domiciliation et que les règles s’apprécient pour chaque entreprise individuellement.
Considérer les implications fiscales et comptables liées à une domiciliation collective, notamment en matière de déclaration et de localisation des activités pour l’impôt sur les sociétés et la TVA.

Vous pouvez aussi envisager un local dédié pour votre activité si les conditions d’urbanisme, de bail et de copropriété le permettent, afin de mieux protéger votre vie privée et de respecter les exigences légales et contractuelles.

Points clés à retenir

La domiciliation peut être permanente ou provisoire (5 ans max) selon les cas et les stipulations applicables.
La domiciliation dans des locaux occupés en commun est possible et réglementée, avec des obligations précises pour le domiciliataire.
Plusieurs entreprises peuvent partager une même adresse sans que cela n’entraîne automatiquement une augmentation de la CFE ou un contrôle fiscal renforcé, sous réserve du respect des règles propres à chaque entité.
Le choix entre domiciliation administrative, domiciliation au domicile du dirigeant ou centre d’affaires dépend des activités, des contraintes urbanistiques et des préférences du dirigeant.

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