Dossier de Demande de Subvention Européenne: Guide Complet

Vous avez un projet et vous pensez que l'Europe peut vous aider, mais vous ne savez pas comment faire? La phase de candidature est la plus importante. Les renseignements donnés dans ce dossier vont définir les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet. Vous les retrouverez dans la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un cofinancement européen.

Quel que soit le programme, des guides et des outils sont mis à disposition sur les sites internet dédiés. Il est donc essentiel de bien préparer votre dossier pour maximiser vos chances de succès.

[TUTO] Les financements européens pour votre entreprise

Questions Clés à Se Poser Avant de Déposer Votre Dossier

Avant de vous lancer, posez-vous les questions suivantes :

Quel type de projet allez-vous mener ?
Pourquoi ce projet est-il décisif ?
Pourquoi peut-il être financé par l’Union Européenne ? Valeur ajoutée européenne ?
Comment allez-vous le mener à terme ?
Quel management de projet au sein de votre institution et/ou avec vos partenaires ?
Quelle méthodologie mettre en place pour que le projet avance (calendrier de réalisation, étapes clés, marchés publics…) ?
Est-ce qu’il faut prévoir des conventions de partenariat ?
Combien cela va-t-il coûter ?
De quels moyens avez-vous besoin pour mener à bien votre projet (prestations externes, ingénierie, moyens de communication, d’animation, frais de déplacements…) et combien chacun des moyens va-t-il coûter ?
Quelles recettes complémentaires peuvent contribuer au projet ? (soutiens publics nationaux et locaux, votre participation, celle des autres partenaires, recettes potentielles du projet).

Les fonds européens, en particulier le FEADER, interviennent en contrepartie de financements publics nationaux (État, Régions, Départements, autres collectivités...).

Prenez contact le plus tôt possible avec le point de contact du programme ou via le formulaire du site pour bénéficier au plus tôt d'une orientation et d'un appui. Cette phase ne s’effectue qu’une fois le projet bien défini.

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Un conseil ?! Les objectifs de votre projet doivent être « SMART» : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et situés dans le Temps.

Votre budget doit être établi de façon réaliste : ne valoriser que les dépenses strictement nécessaires à la réalisation du projet, facilement justifiables et traçables dans votre comptabilité. Établissez un échéancier de vos demandes de remboursement qui vous permette d’assurer un fond de trésorerie (les fonds européens n’interviennent qu’en remboursement).

Dans un souci de simplification, les programmes européens proposent de forfaitiser certains coûts comme des dépenses de fonctionnement du projet (personnel, frais indirects...)

Les obligations contractuelles doivent être anticipées :

Publicité du financement européen
Conservation des pièces
Comptabilité séparée
Indicateurs de réalisation

Vous êtes soumis à la commande publique: consultez la rubrique « la commande publique » pour bien préparer votre demande de subvention.

Dématérialisation des Procédures

La dématérialisation est généralisée à tous les programmes européens. Prenez le temps très en amont de créer vos codes d'accès et de prendre connaissance des différents guides, particulièrement si vous répondez à un appel à projets. N'attendez pas la dernière minute pour saisir les éléments. Un problème informatique ou une surcharge du serveur sont des problèmes susceptibles d'entraver votre dépôt dans les délais.

Prévoyez également d’avoir revu la liste des pièces à fournir, de les avoir scannées et classées numériquement afin qu’elles soient accessibles facilement.

Préparation des documents pour une demande de subvention

Plateformes de Dépôt des Demandes

Les plateformes de dépôt varient selon le programme :

Pour le Programme régional FEDER FSE+ FTJ, la demande d’aide doit être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail E-synergie.
Pour le programme opérationnel FEAMPA, la demande s'effectue sur E-Synergie.
Pour le Programme stratégique régional FEADER, la demande d’aide peut être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail Euro-Pac.
Pour les autres programmes européens : les plateformes sont multiples, laissez-vous guider.

Un conseil ?! La complétude du dossier est conditionnée par la fourniture de l’ensemble des pièces et des renseignements demandés. Téléchargez le guide de saisie E-Synergie ici.

Programmes de Financement Européens en Île-de-France

Chaque financement européen répond à des objectifs spécifiques des politiques publiques européennes, et les modalités de candidature et exigences peuvent varier. Il convient donc de se renseigner sur les appels à projets en cours et anticiper les modalités de gestion liées aux financements européens.

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L’Union européenne dispose de différents programmes de financement pouvant être sollicités en fonction de la nature d’un projet ou de ses activités. La Région Île-de-France peut vous appuyer dans votre recherche de financement européen :

Les fonds européens structurels d’investissement: En Île-de-France, le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds social européen+ (FSE+) et le Fonds européen pour le développement rural (FEADER) peuvent être mobilisés et sont des fonds européens dont la gestion est confiée aux Régions et à l’État. Ils assurent la mise en œuvre d’actions de développement territorial.
Des programmes de coopération territoriale européenne permettent de soutenir des projets de coopération. L'Île-de-France est éligible à deux programmes: Interreg Europe du Nord-Ouest et Interreg Europe.
Les programmes européens thématiques gérés par la Commission européenne ou ses agences exécutives (Horizon Europe, Life, Erasmus+…). Les structures franciliennes peuvent candidater. Les appels à projets sont directement publiés sur le site de la Commission européenne.

Prérequis pour une Demande de Financement FEDER-FSE+

Avant de déposer une demande de financement FEDER/FSE+, il faut formaliser son idée de projet et ses objectifs, s’assurer à la fois de l’adéquation avec le cadre réglementaire européen et de la capacité d’implication financière (les fonds européens intervenant en dernière source de financement), comptable, juridique et RH de la structure.

En effet, afin d'assurer le paiement à l’issue du projet et d’anticiper les audits et contrôles, il sera nécessaire de tracer et de justifier l’ensemble des dépenses et des réalisations du projet. Néanmoins, pour les options de coûts simplifiés (OCS), relier chaque euro de dépense cofinancée à des pièces justificatives individuelles n’est plus requis.

Questions Simples à Se Poser en Amont

Quelle est la finalité de mon projet ? Cette question permet d’identifier le contexte ou la stratégie qui cadre le projet, et de s’assurer que le projet correspond aux objectifs du fonds européen concerné.
Comment mesurer l’atteinte des objectifs de mon projet ? Dans la phase de préparation du dépôt du projet, il est nécessaire d’identifier des objectifs mesurables, en conformité avec les règles fixées par le programme régional ou national. Ces outils appelés indicateurs, doivent être réalistes. Des preuves d’atteinte de ces objectifs seront nécessaires pour demander le paiement. Ces indicateurs permettent in fine de mesurer l'impact des fonds sur le territoire.
Où mon projet est-il mis en œuvre ? Le projet doit se situer sur le territoire francilien, sur le bassin hydrographique Seine-Normandie pour les opérations relevant de l’axe interrégional Bassin de la Seine ou sur un territoire précis, le cas échéant (exemple : dispositif ITI). Lors de la demande de financement, la localisation du projet devra être précisée. Elle peut couvrir un ou plusieurs départements, ou la région entière.
Quelles sont les dates de mise en œuvre de mon projet ? Pour les projets menés dans le cadre de la programmation 2021-2027, les dates limites de mise en œuvre sont précisées dans les appels à projets. L’opération ne doit pas être achevée physiquement à la date de dépôt du dossier de demande d’aide. Dans le cas où l’opération est soumise à la règle d’incitativité dans le cadre d’une aide d’État, la demande d’aide doit obligatoirement avoir été présentée à l’autorité de gestion avant le commencement d’exécution de l’opération.
Qui sont mes partenaires financiers ? L’aide européenne n’a pas vocation à financer entièrement un projet, elle vient compléter les autres financements : il s’agit du principe de cofinancement. Dès le début du projet, le porteur de projets s’assure de l’engagement de ses éventuels partenaires.

Où et Quand Déposer Votre Demande de Financement ?

Pour effectuer une demande de financement FEDER ou FSE+ dans le cadre du Programme régional géré par la Région Île-de-France et ses organismes intermédiaires, le dépôt des demandes de financement s'effectue sur la plateforme e-Synergie.

Pour déposer une demande de financement FSE+ auprès de la DRIEETS Île-de-France au titre du Programme national, il faut se rendre sur la plateforme Ma démarche FSE+, et se référer précisément aux appels à projets et critères de sélection qui définissent le cadre dans lequel les projets doivent s’inscrire ainsi que la date butoir de dépôt des demandes. Les appels à projets de la DRIEETS Île-de-France et de ses organismes intermédiaires (OI) sont publiés sur le site fse.gouv.fr.

Il est conseillé de déposer une demande d’aide avant de démarrer son projet. Toute demande doit être complétée avant la date de clôture de l’appel à projets concerné.

Pour qu’une demande d'aide puisse être prise en compte, elle doit comporter au minimum des éléments concernant l’identification du porteur et du projet, et contenir les pièces spécifiées dans l'appel à projets correspondant. La demande doit être datée et signée par le porteur de projets.

À défaut de ce formalisme minimal, l’autorité de gestion considère que la demande de subvention n’est pas complète administrativement et ne sera pas traitée.

Processus de Dépôt et de Sélection des Projets ITI

Pour les projets relevant du dispositif ITI, les demandes de financement sont présentées pour un passage en comité de sélection des ITI. Le processus comprend les étapes suivantes :

Les dossiers doivent être saisis par le porteur dans le portail e-Synergie.
Après validation par le porteur, la demande de subvention est transmise au système d'information Synergie.
Le dossier apparait dans Synergie à l’état « Dépôt ». La cellule ITI en charge du dossier doit procéder à la première étape de validation du dossier, en vérifiant les données suivantes :
- Le nom et la taille de l’entreprise
- Une description du projet, y compris ses dates de début et de fin
- La localisation du projet
- Une liste des coûts du projet
- Le type d’aide sollicitée (subvention, bonification d’intérêt, avance récupérable, prêt, garantie) et le montant du financement public estimé nécessaire pour le projet
- Le montant de l’aide sollicitée
Après l’émission de l’attestation de dépôt au porteur, le service instructeur vérifie la complétude administrative du dossier.

Le Fonds social européen (FSE et FSE+) et le Fonds pour une transition juste (FTJ) n’allouent des aides qu’aux personnes morales. Les demandes de financement auprès du FSE, du FSE+ et du FTJ sont gratuites. Aucun frais de dossier ou d’assurance ne peut être demandé pour le dépôt d’une demande de financement.

Utilisation de la Plateforme Ma Démarche FSE+

Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+. Il n’existe plus de version papier depuis 2014.

Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013 - réglementation relative aux aides d’État) ou nationale.

Au préalable à toute création de compte sur Ma démarche FSE+, nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestion du FSE+ au sein de votre DREETS.

Votre projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de financement. Dès le stade de la demande, vous devrez préciser la structure de votre plan de financement. Cependant, vous devrez présenter toutes vos dépenses directes au réel dans votre demande, même si le recours à un taux forfaitaire est possible.

Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est inférieur à 50 000 €. En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel.

Seules les ressources affectées à la réalisation du projet doivent être déclarées dans le plan de financement de l’opération. Si les subventions couvrent un périmètre financier plus large que ce dernier, votre cofinanceur national doit identifier dans son attestation d’engagement le montant affecté à l’opération.

Le budget prévisionnel doit être équilibré en dépenses et en ressources. Les dépenses de tiers doivent obligatoirement être compensées en ressources par des contributions de tiers.

Instruction et Validation de la Demande

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement.

Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à projets. S’agissant du PO IEJ, les dépenses doivent avoir été acquittées entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2023 ou à une date antérieure en fonction de l’appel à projets auquel vous répondez.

Dès l’instruction, vous devez vous assurer que les justificatifs que vous avez prévus sont recevables et en mesure d’être contrôlés. Pour chacun de ces principes, vous devez indiquer la façon dont ceux-ci sont pris en compte.

Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint.

Vous devrez également lister les justificatifs prévus pour attester de la réalisation du projet car le gestionnaire veillera à ce que ceux-ci soient corrects et suffisants.

Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire s’assurera du respect des règles de mise en concurrence prévues par les textes.

Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait.

À partir de votre numéro SIRET, Ma démarche FSE+ recense toutes les opérations que vous avez déjà déposées au sein de Ma démarche FSE+.

Les Bons Réflexes Avant de Déposer Votre Dossier

Vous portez un projet au sein de votre entreprise, collectivité ou association. La première étape est de savoir si votre projet est éligible à l’un des programmes européens gérés par la Région.

Vous déposez votre dossier complet de demande subvention sous E-SYNERGIE.
Vous déposez votre dossier complet de demande subvention sous le portail EUROPAC.

Une fois votre dossier déposé en ligne, le service instructeur vérifie la présence et la validité des pièces demandées.

Si votre projet reçoit un avis favorable ? Votre projet est subventionné par les fonds européens.

Vous vous engagez à nous informer de toute modification dans le développement de votre projet et à communiquer tout au long de la mise en œuvre de votre projet.

À tout moment, vous pouvez être contrôlé par la Région afin de vérifier que vous respectez bien ces obligations. C’est ce qu’on appelle le “contrôle de service fait”.

Le Fonds Social Européen Plus (FSE+)

La vocation principale du FSE + est de contribuer à améliorer les perspectives d’insertion professionnelle et sociale des citoyens européens, notamment ceux en situation de précarité ou d’exclusion.

La programmation FSE+ fonctionne sur une période de 7 ans. La programmation 2021-2027 est en cours.

En France, le FSE+ est mis en œuvre par l’État (à hauteur de 65 % de l’enveloppe nationale) et les conseils régionaux (à hauteur de 35 % de l’enveloppe). Chacun pilote en tant qu’« autorité de gestion » un programme FSE+ sur des thématiques entrant dans le champ de ses compétences légales.

État: L'État soutient avec le FSE+ des projets en matière d’emploi et d’inclusion sociale et professionnelle à travers le programme national « emploi, inclusion, jeunesse et compétences ». L'État pilote également le programme national FSE+ « soutien européen à l’aide alimentaire » dédié à l’achat de denrées alimentaires au profit des plus démunis.
Conseils régionaux: Les conseils régionaux déploient le FSE+ à travers leurs programmes régionaux dans le champ de la formation professionnelle des demandeurs d’emploi, de l’orientation tout au long de la vie, de l’aide à la création d’entreprises et du soutien à l’économie sociale et solidaire (ESS).

Dans tous les cas, le FSE+ intervient uniquement en cofinancement, c’est-à-dire que les porteurs de projets doivent mobiliser des cofinancements publics ou privés ou leurs propres ressources pour compléter le plan de financement de leur projet.

Le niveau de cofinancement d'un projet par le FSE + est variable d'une région à l'autre.

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