Durée de Validité d'un Extrait Kbis : Ce Qu'il Faut Savoir

Le document phare de la vie d’une entreprise est sans conteste l’extrait Kbis. Il atteste de son existence légale et dévoile des informations cruciales sur la société. L’extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises en France. Il sert à certifier l’existence légale de l’entreprise et contient des informations cruciales telles que la forme juridique, la raison sociale et l’adresse.

Mais quelle est réellement sa portée juridique et quelles sont ses limites ? Quelle est sa durée de validité ? Combien de temps faut-il pour l'obtenir ? Quelles sont les conditions et quelles sont les démarches à suivre pour obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le registre du commerce et des sociétés (RCS) qui atteste de l’existence légale d’une entreprise. L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Acte signé par le greffier du Tribunal de commerce, l'extrait Kbis certifie l'existence juridique d'une société et toutes les informations qui la concernent. Ce document est essentiel dans différentes démarches relatives au développement et à la pérennisation de l'entreprise concernée.

Cela permet de renseigner sur la situation réelle de l’entreprise. L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

L’extrait Kbis possède une valeur juridique importante car il est considéré comme la preuve de l’immatriculation de l’entreprise au RCS. Pour les démarches administratives et commerciales, il est généralement demandé un extrait Kbis actualisé datant de moins de trois mois. Ce sera également le cas pour toutes les démarches commerciales entretenues par l’entreprise telles que les appels d’offres, l’achat de marchandises auprès des fournisseurs, ou encore pour toutes démarches auprès des banques et des assurances.

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Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Une fois qu’un dirigeant a déclaré sa société auprès du RCS, il obtient un Kbis. Ce document renferme des éléments essentiels pour identifier et caractériser une entreprise donnée.

Le Kbis recèle en particulier les informations suivantes :

le greffe du tribunal de commerce où l'immatriculation a été enregistrée
le numéro et la date d'immatriculation
l’identité du dirigeant avec son nom, prénom, date et lieu de naissance, sa nationalité et son adresse.
la raison sociale c’est-à-dire le nom attribué à une société civile qui figure au Registre du Commerce et des Sociétés
la forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
le montant du capital social de l’entreprise
la date de la création de l’entreprise : il est possible de faire enregistrer une entreprise auprès du RCS le mois qui précède la fondation de l’entreprise et il faut obligatoirement que l’enregistrement ait lieu 15 après le début de l’activité.
L’adresse du siège social de l’entreprise
le code APE (Activité Principale Exercée).
la description détaillée des activités
La date de délivrance du Kbis et le nom du greffe du tribunal de commerce qui a validé le document.

Cet extrait peut changer en fonction de l’évolution d’une société ainsi le capital initial peut être augmenté, le dirigeant peut être remplacé ou le siège social peut déménager dans un autre lieu.

Durée de Validité de l'Extrait Kbis

Tout d’abord, il est important de souligner que l’extrait Kbis n’est pas un document définitif. Un extrait Kbis ou extrait d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés n'a pas de durée de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Ce délai part à compter de la date d'émission de l'extrait.

Cela s'explique par le fait que la situation d'une entreprise peut être modifiée à tout moment. Concrètement, l'extrait Kbis est la photographie de l'entreprise à un instant T. Dans ce sens, toute modification d'informations concernant celle-ci doit faire l'objet d'une mise à jour du document officiel. Ces informations peuvent être un changement d'adresse, de nom du dirigeant, du capital social ou autre.

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Chaque chef d'entreprise est donc tenu de déclarer toute éventuelle modification d'informations concernant sa société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Ces dernières seront, par la suite, vérifiées et contrôlées par le greffier du Tribunal de commerce avant d'être envoyées au RCS qui va à son tour mettre à jour les extraits. Suite à cela, les versions d'extraits Kbis précédentes ne seront plus valables.

Il vous faudra alors actualiser votre Kbis tous les trois mois et quand vous déclarez des changements dans votre entreprise : adresse, redressement judiciaire, liquidation, changement de dirigeant, etc. Ainsi, les administrations vous demanderont toujours un extrait de moins de 3 mois.

Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Pendant ce délai de 3 mois, les informations contenues dans l'extrait font foi lors des démarches administratives et sont opposables aux créanciers.

L'extrait Kbis est requis dans plusieurs domaines relatifs au bon fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être l'ouverture d'un compte bancaire, la signature d'un contrat ou de bail de location, etc. Face à ce genre de situation, les chefs d'entreprise sont tenus de présenter un extrait Kbis datant d'au moins 3 mois pour être en règle. Cela a pour but de réduire au mieux les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et/ou non à jour.

Néanmoins, les anciens extraits Kbis ne sont pas à jeter pour autant. Représentant la vie de votre société à un instant T, ces documents pourront toujours vous servir à l'avenir. Il convient donc de les conserver précieusement.

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En effet, il a une durée de validité limitée à 3 mois, car les informations qu’il contient peuvent évoluer au gré des modifications apportées à la société (changement d’adresse, nomination d’un nouveau dirigeant, etc.).

Exceptions en Alsace et en Moselle

La durée de validité d'un extrait Kbis n'est pas la même sur tout le territoire français. En Alsace et en Moselle, le document officiel n'est valable que pendant une durée de 3 mois maximum après son émission. Celui-ci est uniquement obtenu auprès du greffe du tribunal d'instance du siège social de l'entreprise. La demande d'extrait Kbis pour les entreprises situées en Alsace et en Moselle ne peut pas se faire en ligne et le paiement en carte bleue est refusé.

Il faudra donc se rendre au greffe de tribunal d'instance et faire l'appoint pour payer l'extrait Kbis. Les greffes sont situés dans les villes de Thionville, Metz et Sarreguemines en Moselle et dans les villes de Strasbourg, Saverne, Colmar en Alsace. Il n’est pas possible de faire de demande en ligne.

La particularité de ces deux départements est liée au droit local spécifique de l’Alsace et de la Moselle.

Comment Mettre à Jour un Kbis de Plus de 3 Mois ?

Pour mettre à jour un Kbis, tout changement doit être fait par le dirigeant, ou le cas échéant approuvés par l’assemblée générale (AG). Selon le statut, les modifications du kbis doivent être votées par les associés, soit à l’unanimité, ou à la majorité.

Lorsque cette décision est validée, le dirigeant doit soumettre les documents nécessaires pour la publication des modifications au journal d’annonces légales, tels que les changements statutaires ou les changements dans les informations de l’entreprise (nouvelle dénomination, changement de siège social, etc.)

Pour formuler l’avis de modification, les informations suivantes doivent être obligatoirement précisées :

Raison sociale,
forme juridique,
adresse,
capital social
origine du changement,
date de modification du kbis.

Vous devez par la suite déposer les changements de Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce.

Lors de cette étape, certains documents et pièces justificatives sont à transmettre :

Décision de modification de Kbis
Formulaire M3, déclaration sur l’honneur de non-condamnation et carte d’identité du nouveau dirigeant, si le changement concerne le dirigeant de la société,
Formulaire M2
Attestation de publication dans le journal d’annonces légales
Statuts modifiés, le cas échéant.

Il est possible de le faire en ligne sur différentes plateformes ou en personne.

Comment Obtenir un Extrait Kbis de Moins de 3 Mois ?

Même si en théorie, il n’existe pas de durée de validité pour un Kbis (à l’exception des départements de la Moselle et de l’Alsace), la majorité des fournisseurs et des organismes publics comme privés exigent d’avoir un document datant de moins de 3 mois. La date d’émission d’un Kbis par le greffe du tribunal de commerce est ailleurs bien spécifiée sur le Kbis.

Pour obtenir un extrait kbis de moins de trois mois, plusieurs options s’offrent à vous.

La première option est d’en faire la demande auprès d’Infogreffe ou encore MonIdenum. Aujourd’hui, cette demande est dématérialisée et payante. Notez que vous devrez en faire la demande tous les trois mois, ce qui peut à la longue faire perdre beaucoup de temps aux dirigeants. Par ailleurs, vous ne pourrez faire la demande que de l’extrait kbis de votre entreprise.

Si vous souhaitez faire la demande d’extrait kbis d’une autre entreprise ou si vous voulez recevoir votre extrait Kbis actualisé sans faire de démarche supplémentaire, vous pouvez souscrire à un abonnement à LegaDrive. Vous recevrez tous les trois mois un Kbis actualisé.

Pour avoir en votre possession des originaux datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence à laquelle vous souhaitez les recevoir et la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des Kbis valides à donner à tout partenaire commercial qui le souhaite. Ce service est payant.

Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce. Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.

A savoir : le KBIS est un document public. Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. Cependant, ils n'ont pas la possibilité d'obtenir un extrait KBIS gratuitement. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un KBIS daté de moins de 3 mois.

Délai d'Obtention d'un Extrait Kbis

Vous obtiendrez votre extrait Kbis entre 3 à 7 jours ouvrables après la création de votre entreprise et votre immatriculation au RCS. Si vous avez besoin du document dans l'immédiat, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h.

Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Par ailleurs, il est important de noter le ralentissement de la greffe dans le traitement des dossiers relatifs à l'extrait Kbis pendant les périodes de vacances et les jours fériés. Il est donc essentiel d'anticiper ces périodes au moment du dépôt de dossier. Le mieux est de déposer votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant les périodes de vacances et les jours fériés. Ainsi, vous serez sûrs d'obtenir votre extrait Kbis au moment où vous en aurez besoin.

Conditions Requises pour Obtenir un Extrait Kbis

Pour rappel, l'extrait Kbis est un document officiel qui atteste votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés auprès du CFE qui est géré par la Chambre de Commerce et d'Industrie. Toute entreprise et auto-entreprise commerciale doit donc effectuer cette démarche pour recevoir l'acte. Les artisans, par contre, devront s'immatriculer au RM de la CMA afin d'obtenir un extrait D, l'équivalent du Kbis. Enfin, les artisans exerçant en partie une activité commerciale sont tenus d'effectuer les deux démarches en vue d'obtenir un extrait Kbis.

Une fois le dossier complet déposé, la demande d'extrait Kbis peut être effectuée au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l'entreprise ou en ligne sur le site officiel d'Infogreffe.

Importance d'Avoir un Extrait Kbis Récent

Avoir un extrait Kbis récent est indispensable pour le bon développement de votre entreprise. En effet, une version de cet acte officiel datant d'au moins 3 mois est exigée dans différentes procédures administratives, commerciales et juridiques même si le document n'a pas de durée de validité.

De plus, bien qu’il atteste de l’immatriculation de l’entreprise au RCS, l’extrait Kbis ne garantit pas forcément la solvabilité ou la pérennité de celle-ci. En effet, une entreprise peut très bien être immatriculée et enregistrée au RCS tout en rencontrant des difficultés financières ou des problèmes de gestion.

Enfin, il faut être vigilant quant à la confidentialité des informations contenues dans l’extrait Kbis. Bien qu’il s’agisse d’un document public, certaines données sensibles peuvent y figurer, telles que le domicile personnel du dirigeant si celui-ci a choisi de domicilier son entreprise à son adresse personnelle.

Afin de faciliter les démarches administratives et commerciales liées à l’extrait Kbis, celui-ci est désormais disponible sous forme dématérialisée.

En résumé, l’extrait Kbis est un document clé pour toute entreprise, fournissant une preuve de son existence légale et des informations essentielles. Si sa portée juridique est indéniable, il présente néanmoins certaines limites qu’il convient de connaître et de prendre en compte.

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