Comptabilisation des frais de déplacement en BNC : règles, méthodes, barèmes et cas pratiques
Que vous soyez médecin, orthoptiste, sage-femme, chirurgien-dentiste, vétérinaire ou tout autre profession exercée en libéral, vous engagez de nombreuses dépenses pour exercer dans de bonnes conditions : loyer du cabinet, fournitures médicales, déplacements, assurances… Voici un guide complet pour savoir ce qui est déductible ou non en BNC.
Pour qu’une dépense soit considérée comme déductible, elle doit : Être engagée dans l’intérêt direct de votre activité professionnelle, Être justifiée par une facture ou tout document probant, Avoir été effectivement payée durant l’année fiscale, Ne pas faire l'objet d'une exclusion par la loi. Si vous êtes en micro-BNC, vous ne pouvez pas déduire vos frais réels. Vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire de 34%.
Principes généraux de déduction et périmètre des frais de déplacement
Attention cependant à ne pas confondre frais de véhicule (votre essence) avec les frais de déplacement (ex : billet de train) !
Ces dépenses doivent être intégrées dans les charges de l'entreprise libérale, artisanale ou commerciale lorsqu'elles revêtent un caractère professionnel.
Les billets de train, d’avion, de taxi ou transports en commun : déductibles s’ils concernent des déplacements strictement professionnels.
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Les frais engagés pour vos déplacements entre votre domicile et votre cabinet sont déductibles dès lors que la distance n’est pas considérée comme anormale par l’administration fiscale.
✅ Si la distance entre votre domicile et votre cabinet est inférieure ou égale à 40 km, les frais sont déductibles sans que vous ayez à justifier cette distance. ⚠️ Au-delà de 40 km : déduction possible uniquement si l’éloignement est justifié (raisons de santé, problème de scolarité, emploi du conjoint, coût du logement…). À défaut, seuls les frais correspondant aux 40 premiers kilomètres sont admis en déduction.
Micro-BNC et régime réel : ce qui change
🚫 Si vous êtes en micro-BNC, vous ne pouvez pas déduire vos frais réels. Vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire de 34%.
Les professionnels libéraux relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) au régime réel peuvent déduire leurs frais de déplacement professionnels en utilisant le barème kilométrique fiscal. Ces frais viennent en déduction du résultat imposable et doivent être déclarés sur la déclaration 2035.
Auto-entrepreneurs (micro-entreprise) : pas de déduction possible. Les auto-entrepreneurs relevant du régime micro-entreprise ne peuvent pas déduire de charges de leur chiffre d'affaires, y compris les frais kilométriques.
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Frais liés au véhicule vs. autres frais de déplacement
En principe, les frais de voiture automobile sont déductibles d'après leur montant réel et justifié.
Frais réels liés à l’utilisation d’un véhicule : carburant, entretien, assurance, stationnement, péages… Option pour le barème kilométrique possible (non cumulable avec les frais réels).
Pour un travailleur indépendant, les frais ainsi déduits viennent en diminution du bénéfice servant d'assiette aux cotisations sociales.
Pour un salarié ou un dirigeant assimilé salarié, les indemnités versées par l'entreprise sont exclues de l'assiette des cotisations dans la limite du barème et à condition de correspondre à des déplacements professionnels réels et justifiés (URSSAF), à défaut de justificatifs suffisants elles peuvent y être réintégrées.
Comptabilisation pratique des déplacements non liés au véhicule
Presque toutes les entreprises supportent des frais de déplacements. Ils peuvent correspondre à des frais de transports, des frais de restauration, des frais de stationnement ou encore des frais d’hébergement.
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Conclusion : Les frais de déplacements s’enregistrent dans le compte 6251 lorsqu’ils n’occasionnent pas d’autres dépenses.
Par ailleurs, les frais de stationnement ponctuels (occupation occasionnelle d’une place de parking) s’inscrivent au débit du compte 6251 « Voyages et déplacements ».
Deux méthodes pour les frais de véhicule: barème kilométrique ou frais réels
Attention, vous devez choisir : soit vous appliquez les indemnités kilométriques, soit vous appliquez les frais réels.
Les deux modes de déduction, réel ou forfaitaire, sont exclusifs l'un de l'autre. Ils ne peuvent ni coexister, ni être utilisés successivement au cours d'une même année.
Les professionnels libéraux peuvent opter pour l’application du “barème kilométrique BNC” à la place des frais réels.
Option barème kilométrique BNC
C’est le nombre de kilomètres professionnels réellement effectués sur l’année, auquel on applique le barème de l’administration fiscale afin d’obtenir un forfait kilométrique.
A avoir sous la main pour calculer les IK : Nombre de kilomètres professionnels, Carte grise, Barème de l’administration fiscale.
A savoir : Le barème ne concerne que les véhicules de tourisme (sur la carte grise, mention “VP” ou “N1”), ainsi que pour les deux-roues motorisés (motos, scooters et cyclomoteurs).
Vous ne pouvez pas opter pour le barème kilométrique pour les véhicules suivants : utilitaires, véhicules en location courte durée, vélos, voitures sans permis.
Le barème kilométrique dispense le professionnel de conserver ses justificatifs. Attention : Une simple estimation du kilométrage professionnel sera refusée par l'Administration en cas de contrôle fiscal.
Le barème kilométrique a-t-il évolué pour l'imposition des revenus 2025 ? Le barème kilométrique 2026 pour les revenus de 2025 reste identique à celui de l'année précédente, selon la brochure pratique 2026 de la DGFiP éditée début avril 2026 (page 109).
Barème applicable aux voitures (revenus 2025)
Le barème applicable aux voitures pour l'imposition des revenus 2025 est le suivant, d correspondant à la distance parcourue à titre professionnel dans l'année :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l'énergie électrique, le montant obtenu est majoré de 20%.
Comment calculer les indemnités kilométriques ? Le calcul des indemnités kilométriques s'effectue par l'application du barème fiscal au nombre de kilomètres parcourus dans le cadre des déplacements professionnels sur une année. Ce barème, mis à jour pour la dernière fois par un arrêté du 27 mars 2023, tient compte de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue, intégrant la dépréciation du véhicule, les frais d'entretien et de réparation, le carburant et les primes d'assurance. Les dépenses telles que les tickets de parking, de péage ou les intérêts d'emprunt sont exclues du barème et doivent être comptabilisées séparément comme frais de déplacement.
Micro-BNC VS Régime Réel ? Choisissez le bon régime fiscal !
Exemples de calcul et cas particuliers au barème
ExempleEn 2025, un professionnel libéral a fait régulièrement la tournée de ses patients et a parcouru 21 000 km sur l'année. Son véhicule dépasse les 7 CV. Calcul des indemnités kilométriques : 21 000 x 0,470 = 9 870€. Cette somme apparaîtra sur sa déclaration 2035 pour l'imposition de ses revenus 2025.
Exemple de calcul avec majoration pour véhicule électrique : Un professionnel libéral a parcouru 15 000 km en 2025 avec un véhicule électrique de 5 CV. Le barème électrique s'applique directement : (15 000 × 0,428) + 1 674 = 8 094€.
La réponse ministérielle du 26 avril 2022 précise que les vélos à assistance électrique ne répondent pas à la définition d'un cyclomoteur au sens du code de la route. Les frais liés à leur utilisation pour les déplacements professionnels d'un titulaire de BNC ne peuvent donc pas être calculés de manière forfaitaire sur la base du barème kilométrique (Rép. min. n° 42938, JOAN du 26 avril 2022).
Les indemnités kilométriques peuvent être vues comme une rémunération complémentaire par les dirigeants d'entreprise et les professionnels libéraux. Elles permettent le remboursement de frais en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre d'une activité professionnelle.
Option frais réels
Avec l’option des frais réel, vous pourrez ainsi déduire une partie des frais que vous aurez réellement engagés pour l’utilisation et l’entretien de son véhicule : essence, entretien…
Pour cela, deux éléments sont indispensables : Votre nombre de kilomètres professionnels sur l’année, Le montant total des frais engagé pour votre véhicule dans l’année. (Attention, ces frais doivent être payé avec votre compte bancaire professionnel, et conservez bien tous les justificatifs).
Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous pourrez déduire toutes les dépenses liées à ce véhicule : loyers versés au loueur ou crédit-bailleur, frais de carburant, assurance de la voiture, entretien et réparations, frais de stationnement public ou garage, péages.
Les frais liés au financement de votre activité professionnelle sont déductibles, notamment : Frais de tenue de compte professionnel, Intérêts d’emprunts contractés pour l’achat de matériel ou d’équipement professionnel.
L’amortissement du véhicule (sur 5 ans) est pris en compte lorsque le véhicule est inscrit au registre des immobilisations.
Dépenses déductibles. Amortissement. - Vous pourrez également déduire l’amortissement du véhicule calculé sur le coût d’achat de votre véhicule (en principe TTC, la TVA n’étant récupérable que sur certains véhicules tels que les véhicules utilitaires). L’amortissement se calcule selon le mode linéaire, c’est-à-dire en divisant le coût d’acquisition par la durée probable d’utilisation (5 ans pour un véhicule neuf et 3 ans pour un véhicule d’occasion).
Lorsque les véhicules sont loués, et uniquement dans ce cas-là, les professionnels libéraux peuvent appliquer un barème spécifique pour valoriser leurs dépenses de carburant. Ce barème est mis à jour tous les ans. En cas d’option pour le barème carburant, les autres charges relatives aux véhicules loués restent déductibles pour leur montant réel.
Règles de cohérence, exclusivité des options et périmètre des véhicules
Les deux modes de déduction, réel ou forfaitaire, sont exclusifs l'un de l'autre. peuvent ni coexister si plusieurs véhicules sont utilisés, ni être appliqués successivement au cours d'une même année.
Elle peut être exercée que le véhicule soit conservé dans le patrimoine privé ou inscrit au registre des immobilisations, mais elle est globale, s'appliquant à l'ensemble des véhicules utilisés à titre professionnel, que le contribuable en soit propriétaire ou non, et exclusive de la déduction des frais réels de véhicule.
A savoir : le premier loyer versé est en général un loyer majoré.
Oui l’option est annuelle et il est possible d’une année sur l’autre de changer de méthode. Le choix entre l’évaluation réelle ou forfaitaire des frais de véhicules est un sujet qui mérite réflexion compte tenu de son impact financier.
Distinctions importantes et limitations
A noter qu’il est applicable uniquement sur les véhicules de tourisme ou moto. En effet si vous vous déplacez en camping-car ile ne sera pas possible de bénéficier des IK. Seuls, les véhicules ayant la mention « VP » sur la carte grise peuvent bénéficier du barème kilométrique. Vous pourrez toutefois bénéficier des frais réels.
Pour les véhicules 100% électriques, le barème est majoré de 20%. Les véhicules hybrides ou hybrides rechargeables se voient appliquer le barème normal.
Les dépenses telles que les tickets de parking, de péage ou les intérêts d'emprunt sont exclues du barème et doivent être comptabilisées séparément comme frais de déplacement.
Enfin, pour les véhicules électriques, sont assimilés à des frais de carburant : la location de la batterie et les frais liés à la recharge de la batterie (électricité). Ils utilisent le barème forfaitaire augmenté de 20%.
Trajets domicile-lieu d’exercice et plafonds de distance
Le chiffre à garder en tête : 40 kilomètres/jour.
L’administration fiscale estime que la distance domicile - lieu de travail ne devrait pas excéder 40 kilomètres, ainsi les frais engagés à déduire sont ceux restant en dessous de cette limite des 40km. Au-delà la distance est considérée comme anormale et les frais de transport ne sont pas déductibles.
Vous pourrez déduire la partie engagée au-delà des 40 km sous réserve de fournir une raison et un justificatif.
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