Comment déposer des comptes annuels sur Infogreffe (Guichet unique)

Le dépôt des comptes annuels est une obligation pour la plupart des sociétés commerciales. Après la tenue de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, le dirigeant doit déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Le dépôt s'effectue en ligne sur le guichet des formalités des entreprises (Guichet unique / Infogreffe) ou par dépôt « papier » ou sur place au greffe du tribunal de commerce.

Pourquoi déposer les comptes annuels ?

L’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels et de leurs documents connexes permet principalement d’obtenir une présentation fidèle du patrimoine et du résultat comptable de l'activité d’une société et de renseigner tout intéressé quant à sa situation financière. L’objectif de l'obligation de dépôt est la publicité des comptes annuels : dès le dépôt des différents documents au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), le greffe se charge de la publication d’un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc), qui confère un caractère public à ces informations et permet à tout intéressé de les consulter librement.

Quels documents déposer ?

Les documents sociaux annuels à déposer se distinguent en deux catégories : les comptes annuels et les documents connexes.

Comptes annuels : le bilan, le compte de résultat, l’annexe.
Documents connexes possibles : rapport de gestion, comptes consolidés, rapport du commissaire aux comptes, procès-verbal d’assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée, rapport sur la gestion du groupe, tableau récapitulatif des délégations, tableau des résultats des cinq derniers exercices, rapports spécifiques (gouvernement d'entreprise, contrôle interne) selon la forme et la taille de la société.

Documents à fournir selon la taille de l'entreprise

Les exigences varient selon que la société est une micro-entreprise, une petite entreprise, une entreprise moyenne ou une société étrangère :

Micro-entreprise

Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe établis à la clôture de chaque exercice comptable.
Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat.
S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC).
Si la société souhaite que ses comptes annuels ne soient pas publiés, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le rapport du commissaire aux comptes n'est pas non plus publié.

Petite entreprise

Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe établis à la clôture de chaque exercice comptable.
Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat.
S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.
Si la société souhaite que son compte de résultat ne soit pas publié, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Un modèle-type de déclaration de confidentialité est disponible.
Lorsque la société fait partie d'un groupe, elle doit déposer en plus les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Moyenne entreprise

Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe.
Rapport de gestion.
Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat.
S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.
La société peut demander à ce que seule une présentation simplifiée de son bilan et de ses annexes soit publiée ; en cas de présentation simplifiée, le rapport des commissaires aux comptes n'a pas besoin d'être joint.
En cas d'appartenance à un groupe : comptes consolidés, rapport sur la gestion du groupe, rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Société étrangère

Le représentant de la société étrangère doit produire un exemplaire des documents comptables établis lorsqu'ils ont été contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.

Confidentialité des comptes

Certaines entreprises peuvent demander la confidentialité des données déposées :

Les micro-entreprises peuvent demander la confidentialité totale de leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), sous réserve d'exceptions liées à la nature de l'activité ou à l'appartenance à un groupe.
Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité du compte de résultat uniquement.
Les moyennes entreprises ne peuvent pas demander la confidentialité mais peuvent demander la publication d’une présentation simplifiée du bilan et de l'annexe.

Procédure : la société doit déposer les comptes annuels complets et joindre la déclaration de confidentialité disponible en modèle-type.

Quand déposer les comptes annuels ?

Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique.
Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes lorsque le dépôt est fait par voie électronique.
En pratique, une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la clôture de l'exercice social. Si le dépôt est réalisé par voie électronique, le délai est porté à deux mois à compter de l'approbation.
Une prorogation du délai pour approuver les comptes peut être accordée par le président du tribunal de commerce sur requête du représentant légal.

Où et comment déposer ?

Trois voies de dépôt sont possibles : la voie électronique (Guichet unique / Infogreffe), sur place au greffe, ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise.

Dépôt en ligne - Guichet unique / Infogreffe

Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait via le Guichet des formalités des entreprises (Guichet unique / Infogreffe).
Le service de dépôt en ligne des comptes annuels est ouvert aux représentants des sociétés ainsi qu'aux mandataires (expert-comptable, avocat, plateforme juridique, etc.).
Les documents doivent être transmis en PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
Le déclarant précise la nature du dépôt (entreprise ou groupe) et s'il s'agit d'un dépôt initial ou rectificatif. Un questionnaire guide le choix des documents à joindre (confidentialité, présentation simplifiée, etc.).
Le Guichet unique permet de visualiser le dépôt avant transmission et de suivre la formalité depuis un tableau de bord.
Le dépôt en ligne est automatiquement envoyé au greffe compétent, puis l'information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie l’avis au BODACC.

Signature électronique

Pour signer le dépôt des comptes sociaux, le dirigeant ou le mandataire doit recourir à un système de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de confiance.
L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à disposition une liste des organismes de confiance.
Si le déclarant ne dispose pas d’un certificat de signature avancée, il peut utiliser le dispositif FranceConnect+, gratuit, qui permet une authentification renforcée et remplace l’obligation de signature avancée.

Dépôt sur place et par courrier

Sur place : le représentant légal doit se rendre au greffe du tribunal compétent (ou au tribunal judiciaire pour les sièges situés en Alsace-Moselle).
Par courrier : envoyer les documents en recommandé avec avis de réception à l'adresse du greffe compétent (ou au tribunal judiciaire pour l'Alsace-Moselle).

Étapes pratiques pour déposer sur Infogreffe

Créer ou accéder à votre compte sur Infogreffe / Guichet unique et renseigner le numéro SIREN de l'entreprise.
Cliquer sur l’onglet « Formalités », puis « Dépôt des comptes » et « Déposer des comptes annuels en ligne ». Un questionnaire apparaît ; cochez les cases correspondant à votre situation (confidentialité, groupe, présentation simplifiée).
Rassembler et convertir en PDF les documents requis (bilan, compte de résultat, annexe, procès-verbal, rapports, etc.). Chaque fichier doit être lisible et ne pas dépasser 10 Mo.
Joindre, si nécessaire, la déclaration de confidentialité (modèle-type disponible).
Signer électroniquement le dépôt avec un certificat qualifié ou via FranceConnect+.
Choisir le mode de règlement et procéder au paiement si applicable (carte bancaire ou compte de paiement INPI). Le dépôt sur le Guichet unique est gratuit ; toutefois, des émoluments de greffe, publication au Bodacc et frais éventuels s’appliquent.
Visualiser le dossier avant transmission et soumettre. Suivre l’état du dépôt depuis le tableau de bord du Guichet unique.

Tutoriel - Le dépôt de comptes avec le Guichet unique (2024)

Coûts et émoluments

Le coût du dépôt comprend les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission des informations à l'INPI. Le Guichet unique indique les modalités de paiement : carte bancaire ou compte de paiement INPI, pratique pour les mandataires effectuant de nombreuses formalités. À noter : certaines sources indiquent une légère différence tarifaire entre dépôt en ligne et dépôt par correspondance, les émoluments pouvant varier selon la voie choisie et des frais d’affranchissement pouvant s’ajouter pour le courrier.

Sanctions en cas de retard ou d'absence de dépôt

En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant s'expose à des sanctions pénales et civiles :

Lire aussi: Guide complet : Suppression du CAC

Sanction pénale : amende de 1 500 € en cas de non-dépôt ; en cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €. L'infraction pénale peut être poursuivie pendant un délai d'un an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
Sanction civile : le président du tribunal de commerce peut adresser une injonction au dirigeant de déposer les comptes dans le délai d'un mois, souvent assortie d'une astreinte pour chaque jour de retard. Le président peut liquider l'astreinte, mener une enquête sur la situation économique et financière de la société, convoquer le dirigeant à un entretien, et, le cas échéant, ouvrir des procédures d'alerte ou de liquidation judiciaire.
Toute personne intéressée (salarié, créancier, ministère public) peut demander au tribunal de prononcer l'injonction. Le commissaire aux comptes doit également signaler les manquements.

Points de vigilance

Vérifier précisément la nature des documents à déposer selon la forme juridique et la taille de la société.
Préparer les fichiers PDF lisibles, signés et conformes (mention « Pour copie certifiée conforme à l'original » en cas de copie certifiée conforme).
Si vous appartenez à un groupe, n'oubliez pas les comptes consolidés et les rapports de groupe le cas échéant.
Utiliser FranceConnect+ si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée.
En cas d'utilisation d'une plateforme juridique (mandataire), donner mandat et fournir l'ensemble des documents nécessaires ; la plateforme procède ensuite au dépôt.

Voie	Délai après approbation	Signature
En ligne (Guichet unique / Infogreffe)	2 mois	Certificat qualifié ou FranceConnect+
Sur place (greffe)	1 mois	Récépissé de dépôt
Par courrier recommandé	1 mois	Accusé de réception postal

L’exécution du dépôt des comptes sociaux annuels fait l’objet d’une surveillance par le greffier, le président du tribunal, les commissaires aux comptes et le procureur de la République. Le greffier peut rejeter un dépôt incomplet. Le non-respect de l’obligation de dépôt expose la société et son dirigeant à des mesures coercitives. Pour être en règle, il est donc nécessaire de connaître les documents concernés, les titulaires de cette obligation, ses justifications ainsi que les délais et modalités de dépôt.

Lire aussi: Exemple PV approbation comptes SARL

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