Comptabilisation et étalement de la franchise de loyer : règles comptables pour bailleur et locataire

Accorder une franchise de loyer consiste à suspendre temporairement le paiement du loyer par le locataire, souvent en échange de travaux réalisés dans le logement. En tant que bailleur, bien encadrer cette démarche permet de valoriser le bien tout en optimisant la relation locative.

Définition et formes de la franchise de loyer

La franchise de loyer est une période temporaire durant laquelle le locataire est dispensé de verser le loyer au propriétaire. Cette mesure peut prendre la forme d’une gratuité totale de loyer pendant une durée définie contractuellement. La franchise de loyer ne doit pas être confondue avec un différé de paiement. Dans le cas d’une franchise, le loyer est tout simplement non dû pendant une période définie. À l’inverse, un différé implique un report de paiement de loyer : le locataire paiera plus tard, mais la somme reste exigible.

Motivations et limites : pourquoi accorder une franchise de loyer ?

Accorder une franchise de loyer à un locataire peut sembler contre‑intuitif pour un bailleur. Pourtant, lorsqu’elle est bien encadrée, cette pratique constitue un véritable outil de valorisation locative. Elle permet de répondre à des objectifs précis : travaux d’amélioration, mise en location rapide, ou encore négociation de conditions favorables à long terme.

Pour le propriétaire, demander une franchise de loyer peut être une stratégie gagnante, notamment entre deux locations. En offrant quelques semaines ou mois sans loyer, le bailleur peut :

• Inciter un locataire à s’engager rapidement ;
• Eviter la vacance locative ;
• Obtenir en échange la prise en charge de travaux d’aménagement ou de remise en état ;
• Valoriser son bien à moindre coût.

Si elle n’est pas bien encadrée, la franchise de loyer peut se retourner contre le bailleur. Elle doit toujours faire l’objet d’un écrit, idéalement via une clause de franchise de loyer sur bail. Sans cela, il peut y avoir des litiges sur la durée, la date d’application, ou encore sur le montant réel accordé.

Lire aussi: Guide sur les modalités d'imposition des BIC

Travaux et conditions justifiant une franchise

Seuls certains travaux peuvent justifier cette franchise, et un état des lieux avant/après est fortement recommandé. Tous les travaux ne peuvent pas donner lieu à une franchise de loyer. Seuls ceux qui ne remettent pas en cause le caractère décent du logement peuvent être négociés entre bailleur et locataire. Il peut s’agir de :

• Travaux d’amélioration ;
• Travaux d'embellissement ;
• Travaux d'adaptation.

Si le propriétaire effectue des travaux pendant la location et que ceux‑ci durent plus de 21 jours, il a l’obligation légale d’indemniser le locataire. Cela peut se faire sous forme de franchise de loyer, notamment en cas de gêne importante (bruits, poussière, accès restreint). Lorsque le locataire propose de réaliser lui‑même certains travaux, la franchise active accordée est alors proportionnelle au coût estimé de ces travaux. En aucun cas, les mises aux normes de sécurité ou de salubrité, qui relèvent de la responsabilité exclusive du propriétaire, ne peuvent être incluses dans la clause de franchise de loyer.

Rédiger une clause de franchise de loyer sur bail : mentions indispensables

Pour que l’accord soit valide, la clause de franchise de loyer sur bail doit impérativement être rédigée par écrit. Elle protège à la fois le bailleur et le locataire, en précisant les conditions exactes de la franchise. Voici les éléments à inclure systématiquement :

• La nature détaillée des travaux à effectuer (type, matériaux, pièces concernées) ;
• La date d’application de la franchise de loyer (début et fin) ;
• La durée de la franchise de loyer exprimée en semaines ou mois ;
• Le montant du loyer exonéré, avec ou sans les charges ;
• Un état des lieux avant et après pour constater la réalité des travaux.

Formulation type extraite du matériel : « Le locataire s’engage à réaliser les travaux suivants : [nature et détails des travaux] avant la date du [date d'échéance des travaux]. En contrepartie, le propriétaire accorde une réduction de loyer OU franchise de loyer d’un montant de [montant de la compensation accordée] € (hors charges OU charges comprises) pendant [durée de la franchise] mois à compter du [date de début de la franchise]. Un premier état des lieux sera réalisé avant travaux le [date] et un second le [date] pour constater la réalité de ces travaux. »

Comptabilisation chez le locataire : règles pratiques

Le loyer et les charges locatives se comptabilisent dans des comptes 613 et 614 chez le locataire. Le montant des loyers et des charges locatives constitue une charge de l'exercice. Elle est déductible fiscalement. Si le loyer a déjà été facturé, il est comptabilisé normalement. L'abandon de loyer qui figure alors sur un avoir est comptabilisé au crédit du compte 619 « rabais, remises, ristournes obtenus sur services extérieurs » par le débit du compte de tiers habituel pour solder la dette (exemple : 401LOY au débit à 619 au crédit). Si l'abandon de loyer figure sur la facture initiale (pas d'avoir séparé), le compte 613 habituel est mouvementé pour le montant net.

Lire aussi: règles et fonctionnement du paiement en plusieurs fois pour les indépendants

Selon la date de réception de l'avis d'échéance, il faudra parfois comptabiliser :

• Une charge constatée d'avance pour un loyer payable d'avance ;
• Une facture non parvenue dans le cadre d'un loyer payable à terme échu.

Exemples pratiques chez le locataire

Exemple loyer payé d’avance (trimestriel soumis à TVA) : l'avis d'échéance est enregistré au débit des comptes 6132 et 614, TVA en 44566 et dettes en 401LOY ; une charge constatée d'avance (compte 486) est constatée à la clôture et extournée en début d'exercice suivant.

Exemple loyer à terme échu (mensuel) : si la facture n'est pas reçue en fin d'exercice, on enregistre une facture non parvenue en 4081 pour rattacher la charge au bon exercice, puis on extourne la FNP lors de la réception de la facture.

Comptabilisation chez le bailleur (propriétaire)

Du côté du bailleur - qu’il s’agisse d'une SCI, d'une société ou d'un particulier au réel - l’enregistrement comptable d’un loyer reçu obéit à des règles précises du Plan Comptable Général (PCG), différentes de celles appliquées par le locataire. Le principe de rattachement des produits à l’exercice prévaut sur celui de l’encaissement. Le loyer perçu constitue un produit à enregistrer selon le PCG : le loyer SCI (compte 706) s’enregistre au crédit du compte 706 - Loyers, en contrepartie du débit du compte 411 - Clients. En cas d’impayé, le bailleur reclasse la créance en client douteux (416) et peut enregistrer une provision pour créances douteuses via l’écriture 68174 / 491.

Concernant les remises ou abandons de loyers décidés après facturation, le bailleur doit les enregistrer au débit du compte 7096 - Rabais, remises et ristournes accordés sur loyers.

Lire aussi: Perspectives de la franchise Thiriet

Pour une franchise contractuelle (par exemple, un ou deux mois gratuits à la signature du bail), aucun produit n’est comptabilisé pour la période concernée.

Étaler la franchise de loyer : raisons comptables et fiscales

La question de l'étalement de la franchise de loyer se pose fréquemment. Pour la détermination des résultats comptable et fiscal, faut‑il accorder crédit aux échéances juridiques et financières des loyers facturés, en distinguant deux périodes : celle, souvent initiale, de non‑loyer, suivie d’une seconde, sujette aux loyers contractuels ? Faut‑il au contraire consolider ces deux périodes, en les considérant unies par une commune intensité d’occupation ?

C’est précisément cette dernière voie qui a été retenue par les instances comptables, et par la jurisprudence du Conseil d’Etat. Les premières préconisent, tant en réglementation comptable nationale qu’en IFRS, de répartir les charges de loyer de manière à rendre compte correctement des avantages économiques procurés par l’immeuble de période en période. Ce qui conduit à retenir la méthode la plus représentative de la façon dont le locataire tire avantage dans le temps de l’utilisation de cet immeuble.

Atteindre cet objectif de linéarisation des loyers conduit à déterminer un loyer mensuel moyen pour l’ensemble de la période effective d’occupation. Ensuite, au titre des périodes de franchise, sera déduit en charges à payer l’écart correspondant à l’insuffisance du loyer contractuellement dû au titre de ces périodes, sur le loyer moyen préalablement déterminé. Puis, au cours des périodes ultérieures rendant exigible le loyer contractuel, le lissage du loyer comptable et fiscal sera préservé grâce à une reprise de la charge à payer, pour la fraction du loyer facturé excédant le loyer moyen.

Position pratique et jurisprudence

La commission de droit comptable du Conseil supérieur de l’Ordre des experts‑comptables a réitéré cette analyse : une franchise significative doit être étalée sur la durée du bail commercial si elle n’est assortie d’aucune contrepartie autre que l’occupation. La jurisprudence du Conseil d’Etat confirme que, lorsque la prestation locative est d’égale intensité au cours des différentes périodes, les loyers doivent être déduits linéairement sur l’ensemble de la période d’occupation, incluant les périodes de franchise (Conseil d’Etat, 29 novembre 2000).

Cas pratiques et questions récurrentes

Est‑il possible de ne pas étaler une franchise de loyer sur la durée du bail ? Il est envisageable, dans certains cas, de ne pas étaler une franchise, mais cela soulève des questions sur la permanence des méthodes comptables et la représentativité économique. Il est essentiel de consulter les normes comptables, le Lefebvre comptable ou un expert‑comptable pour s’assurer de la conformité.

Peut‑on étaler seulement une partie de la franchise ? Étaler uniquement une partie de la franchise est une option théoriquement envisageable, mais elle doit respecter les principes comptables de régularité et de sincérité des comptes. La cohérence de la méthode appliquée d’un exercice à l’autre est un critère important.

Fiscalité et déclarations

Oui, une franchise de loyer doit être prise en compte dans la déclaration d'impôt du bailleur, même si aucun loyer n’est encaissé pendant cette période. Elle peut influencer le traitement fiscal, notamment en cas de franchise de loyer actif ou de bail professionnel. Une franchise de loyer impacte temporairement les revenus locatifs, ce qui peut affecter le rendement brut sur l’année concernée. Toutefois, si elle permet de louer plus vite ou d’éviter une vacance, son impact peut être neutre ou même positif à long terme.

Comptes et écritures usuelles (synthèse)

Conseils pratiques pour bailleurs et locataires

• Inscrire la franchise précisément par écrit (clause ou avenant) avec dates, montants et état des lieux avant/après.
• Consulter un expert‑comptable pour définir la méthode d’étalement la plus représentative et assurer la permanence des méthodes.
• Prendre en compte les implications fiscales et TVA selon les options du bailleur (option TVA ou exonération).
• Documenter les travaux et conserver les preuves pour justifier la franchise en cas de contrôle ou de litige.

En maîtrisant l’enregistrement comptable des loyers reçus ou abandonnés et en adoptant une méthode d’étalement cohérente et documentée, bailleurs et locataires sécurisent la gestion locative et évitent les erreurs lors de la clôture ou de la déclaration fiscale.

balises: #Franchise

Articles populaires:

• comment le leadership transformationnel réduit le turnover
• Tout savoir sur le condensateur RIFA PME 271 M 40 085 56
• analyse du modèle économique de Domino's Pizza
• En savoir plus sur Fed Finance
• Guide pratique pour créer un business plan efficace