Être Stagiaire et Auto-Entrepreneur : Quelles sont les Conditions ?

Envie de partager et transmettre votre expertise ? Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de recruter un stagiaire quand on est auto-entrepreneur. Toutefois, le stage est encadré par le droit. Il est réalisé à des fins pédagogiques et entre dans le cadre d’un cursus scolaire/universitaire. En aucun cas la micro-entreprise ne doit considérer le stagiaire comme une force de travail à moindre coût.

Quelles sont les démarches obligatoires ? Quel montant minimal pour la gratification ? Comment trouver le bon profil parmi toutes les candidatures ? Le recrutement d’un stagiaire au sein d’une entreprise est très encadré par la loi, notamment par le Code de l’éducation et le Code du travail. Voici les principales conditions à respecter avant d’entamer vos recherches.

Prendre un stagiaire en autoentreprise, est-ce possible ?

Conditions de Formation

Tout d’abord, la personne que vous allez prendre en stage dans votre micro-entreprise doit être inscrite dans un établissement scolaire ou universitaire. Plus précisément, ce stagiaire doit suivre une formation comportant au moins 200 heures d’enseignement par an. De nombreux stagiaires en Master par exemple suivent des formations où les stages sont obligatoires.

Nous n’aborderons pas ici le sujet des stages d’observation d’une semaine qui répondent à une réglementation spécifique.

Motifs Valables pour Embaucher un Stagiaire

Exit les « stages café ou photocopieuse » ! En tant que structure d’accueil et maître de stage, votre rôle est de former cet étudiant. Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier. Pour ce faire, le stage que vous proposez doit être en accord avec le cursus pédagogique de l’étudiant. Pour cela, vous devez notamment :

Lui proposer des missions et tâches en rapport avec sa formation (mentionnées dans la convention de stage et approuvées par l’établissement scolaire au préalable)
Prévoir dans votre planning un temps de formation, d’échanges et de transmission
Vous rendre disponible pour soutenir votre stagiaire dans la réalisation de son rapport de stage

Très concrètement, une entreprise (micro-entreprise ou autre) n’a pas le droit de prendre un stagiaire pour :

Effectuer les missions d’un poste originellement occupé par un salarié (démissionnaire, en arrêt maladie, etc.)
Occuper un emploi saisonnier
Répondre à un accroissement temporaire d'activité ou encore remplacer un salarié qui serait parti en arrêt maladie par exemple.

Il ne faut pas confondre stage et l’embauche d'un alternant ! Alors qu’une simple convention suffit pour un stagiaire, vous devrez proposer un contrat de travail à un apprenti en alternance. Celui-ci a le statut de salarié et pourra généralement être disponible sur l’ensemble de l’année scolaire.

Durée de Stage

Ces élèves cherchent généralement un stage de 2 à 6 mois pour compléter et finaliser leur cursus. Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures.

Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage. Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives. Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage.

Dès lors que le stage dure plus de 2 mois, vous devez laisser la possibilité à votre stagiaire de prendre des congés. Vous êtes libre d’en définir la durée. Vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification durant cette période de congés.

Lire aussi: Devenir auto-entrepreneur : le guide

Nombre de Stagiaires

En micro-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément. Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés.

Délai de Carence

Conformément à l’article L124-11 du Code de l’éducation, le délai de carence entre deux stages doit être d’un tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, si votre dernier stagiaire est resté pour un stage de 6 mois au sein de votre micro-entreprise, vous devrez donc attendre 2 mois (6 mois / 3 = 2) avant de prendre un stagiaire de nouveau.

La raison ? Pour faire des économies, certaines sociétés peuvent être tentées de prendre des stagiaires à la chaîne au lieu de recruter des salariés.

La Convention de Stage

Puisque le stagiaire n’est pas salarié de votre micro-entreprise, il ne dispose pas d’un contrat de travail. En revanche, vous devrez obligatoirement remplir et signer une convention de stage. C’est normalement l’école ou l’université de votre stagiaire qui fournit ce document. Il doit obligatoirement être signé par les trois parties : l’établissement scolaire dont dépend le stagiaire, l’étudiant et vous le tuteur. Vous devez conserver ce document dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires.

Le Contenu de la Convention de Stage

La convention de stage comporte de nombreuses informations. Elle précise notamment les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de la structure d’accueil (vous). Conformément à l’article D124-4 du Code de l’éducation, voici les clauses obligatoires à y faire figurer :

Nom complet de la formation du stagiaire et volume horaire par année ou semestre d'études
Compétences à acquérir ou développer durant le stage
Activités attribuées au stagiaire selon les compétences à acquérir
Identité de l'enseignant référent et du tuteur de stage
Dates de début et de fin du stage, et durée maximale hebdomadaire de présence
Durée hebdomadaire réelle de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil
Conditions d'autorisation d'absence
Taux horaire de la gratification basée sur la présence effective, et modalités de versement
Conditions d'encadrement et de suivi du stagiaire
Avantages potentiels pour le stagiaire (ex. : restauration, hébergement, remboursement de frais)
Régime de protection sociale du stagiaire, y compris couverture en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation de présenter une assurance de responsabilité civile
Modalités de suspension et résiliation de la convention de stage
Conditions de validation du stage en cas d'interruption
Clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil applicables au stagiaire
Conditions de délivrance de l’attestation de stage

Votre stagiaire utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de stage. En tant que tuteur, vous avez l’obligation de lui payer 50 % de ses frais de transport.

La Gratification du Stagiaire

Un stagiaire n’est pas salarié. On ne parle donc pas de salaire, mais de gratification. La gratification d’un stagiaire est encadrée par l’article D124-8 du Code de l’éducation. Son montant dépend de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise.

Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez.
Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire. Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 4,35 € de l’heure, soit 579,6 € par mois (chiffres 2024).

Depuis le 1er janvier 2025, le PASS a atteint 47 100 € (contre 46 368 € en 2024) et le plafond mensuel est fixé à 3 925 € (au lieu de 3 864 € en 2024), représentant une augmentation de 1,6 %.

Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,35 euros.

Modes de Versement de la Gratification

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :

Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2024).

L’embauche d’un stagiaire représente un coût non négligeable pour votre auto-entreprise. Information importante : Un micro-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges de son chiffre d’affaires. Vous paierez donc vos cotisations sociales sur l’ensemble de votre CA même si une partie est reversée à votre stagiaire au titre de sa gratification.

Que Faire en Cas d'Arrêt de Travail, Dégâts ou Accidents ?

Votre stagiaire est en arrêt de travail : Votre stagiaire est malade ou est victime d’un accident du travail ? Dans ce cas, il devra vous transmettre son arrêt de travail dans les 24 heures (arrêt délivré par un médecin) et transmettre cet arrêt à la CPAM dans les 48 heures suivant le début de son arrêt. Seuls les stagiaires percevant la gratification minimale peuvent prétendre au versement d’indemnités journalières (sous réserve de remplir l’ensemble des conditions requises).
Votre stagiaire cause un dégât durant ses heures de stage : Dans ce cas, il devra faire marcher sa responsabilité civile personnelle (ou celle de ses parents s’il est rattaché à leur foyer). Pensez bien à lui demander une attestation d’assurance au moment de signer la convention de stage.
Votre stagiaire est victime d’un dégât ou d’un accident : Vous causez une blessure à votre stagiaire ? Son matériel personnel est endommagé durant ses heures de stage et vous êtes responsable ? Ici, c’est votre responsabilité civile professionnelle (RC pro) qui pourra prendre en charge les frais engendrés par cet accident. Si vous disposez d’une RC pro, pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat avant d’accueillir votre stagiaire.

La Préparation de l’Annonce

La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche ! Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce :

Hiérarchiser et détailler les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire.
Mentionner les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
Expliquer votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement.
Indiquer les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureau ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification.

N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre trois et six mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation.

Les Plateformes pour Trouver un Stagiaire

Vous souhaitez faire appel à un stagiaire et vous ne savez pas où chercher ? Vous avez probablement dans votre réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec votre domaine d’activité, ils pourraient vous le recommander.

Avantages et Inconvénients de Recruter un Stagiaire en Tant qu'Auto-Entrepreneur

Le recrutement d’un stagiaire par un auto-entrepreneur présente des avantages et des inconvénients, qu’il convient d’évaluer selon votre situation.

Avantages :

Recruter un stagiaire permet à l’auto-entrepreneur d'avoir un soutien temporaire, d’alléger un peu sa charge de travail et de se concentrer sur d’autres missions.
De plus, le recrutement d’un stagiaire est simple, avec peu de formalités.
Prendre un stagiaire est une solution économique, car moins coûteuse que l’embauche d’un salarié. Du reste, la gratification n’est obligatoire qu’au-delà de 2 mois de stage.
En plus d’un gain de temps, le stage permet de transmettre son savoir-faire, de partager sa passion et de préparer une future embauche. Le stagiaire peut en effet devenir un collaborateur potentiel, si l’activité se développe.

Inconvénients :

Accueillir un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur demande un investissement personnel important. En effet, en tant que maître de stage, vous devez préparer les missions, encadrer et former le stagiaire.
Si vous choisissez d’accueillir un stagiaire pour une durée supérieure à 2 mois, vous devez lui verser une gratification. Celle-ci constitue pour vous une charge non déductible du chiffre d’affaires. De plus, si elle dépasse le minimum légal, des cotisations sociales s’appliquent.
Vous ne pouvez accueillir plus de 3 stagiaires en même temps dans votre micro-entreprise, conformément aux règles applicables dans les structures de moins de 20 salariés. Ces mesures visent à éviter les abus, comme le remplacement de salariés par des stagiaires à faible coût.
Vous devez fournir un cadre et des conditions de travail décentes à votre stagiaire. Les missions attribuées doivent correspondre à la formation du stagiaire. La durée maximum d’un stage est de 6 mois. Le stagiaire accomplit des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Une durée hebdomadaire est toutefois possible, et nécessite l’accord de l’établissement de formation et du stagiaire.

Être Auto-Entrepreneur et Stagiaire en Parallèle : Est-ce Possible ?

Le statut de micro-entrepreneur est compatible avec d’autres activités. Il n’existe pas de frein légal au fait d’être auto-entrepreneur et stagiaire ou apprenti en parallèle. Tout d’abord, pour pouvoir cumuler ces deux activités, il est préférable d’en informer votre employeur. Par exemple, si vous effectuez un stage au sein d’un cabinet d’expertise comptable et que vous menez une activité de création de sites internet en parallèle, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Il est important de rappeler que vous ne devez pas effectuer votre activité d’auto-entrepreneur durant vos heures de travail. En effet, l’activité d’un auto-entrepreneur à la tête de son entreprise individuelle ne se limite pas à son activité principale. Il faut également prendre le temps de démarcher les clients, répondre à leurs questions, établir des devis, factures, etc.

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour les auto-entrepreneurs pour gagner du temps dans la gestion de leur auto-entreprise. Un stage en entreprise permet de se plonger dans le monde professionnel en parallèle d’une formation théorique. Il permet de mettre en application ses connaissances et de comprendre le fonctionnement d’une entreprise et du travail en équipe. Un auto-entrepreneur peut tout à fait décider d’embaucher un stagiaire pour l’assister dans ses tâches. Cela lui permet d’obtenir une aide précieuse dans son activité et permet au stagiaire d’acquérir une expérience solide dans la vie active : une situation win-win.

Questions Fréquentes

Est-ce qu'un auto-entrepreneur peut prendre des stagiaires ? Rien n'empêche un auto-entrepreneur de prendre un ou plusieurs stagiaires (dans la limite de 3 maximum). En revanche, il devra remplir toutes les conditions de recours à un stagiaire imposées par la loi. Par ailleurs, en tant qu'auto-entrepreneur, il devra également tenir un registre des conventions de stage.
Comment déclarer un stagiaire en auto-entrepreneur ? L'auto-entrepreneur doit simplement respecter les dispositions législatives en vigueur et signer la convention de stage avec le stagiaire et son établissement scolaire. Par ailleurs, il doit être en mesure de présenter son registre des conventions de stage en cas de contrôle.
Est-il possible de faire un stage dans sa propre entreprise ? Il existe ce qu'on appelle l'auto-stage. Cette solution permet à un entrepreneur de se consacrer au développement de son projet durant les périodes de stage. En réalité, il s'agit d'une substitution de stage. Il n'y a donc pas de convention de stage.

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