L'extrait Kbis pour une Association : Tout ce que Vous Devez Savoir

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ?

Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres.

L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme. Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis.

Comme nous venons de le souligner ci-dessus, l’extrait Kbis est un document qui est délivré après l’immatriculation au RCS. Il sert en réalité à attester de l’existence juridique d’une personne physique ou morale inscrite au registre. Cela signifie donc que pour avoir un extrait Kbis l'entreprise individuelle doit exercer une activité commerciale.

Il est important de noter qu'un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA). Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA.

Lire aussi: Comprendre l'Extrait Kbis Association Loi 1901

Association et Activité Commerciale : Quoi Savoir ?

La création d'une association suppose un certain nombre de formalités. En effet, la loi de 1901 définit une association comme une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ». Il ressort de cette définition que l’objectif principal d’une association n’est pas de faire des profits ; mais de réaliser des activités à but non lucratif. On déduit donc qu’une association ne peut s’inscrire au registre de commerce et des sociétés. Par conséquent, elle ne peut normalement pas se faire délivrer un extrait Kbis association. En effet, même si une association peut exercer des activités économiques, la réalisation et le partage de profits ne peuvent jamais constituer son objet principal (c'est-à-dire qu'une association ne peut jamais être à but lucratif).

Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait. Comme nous venons de le voir, la majorité des 1,5 millions associations actives en France n'ont pas besoin d'un extrait Kbis (source Associatheque) car elles n'ont pas vocation à exercer une activité commercial à titre principal. Pour autant, le but d’une association - notamment loi 1901 - est plutôt social, solidaire, culturel, sportif… Et non lucratif ! L’obtention d’un Kbis est, en principe, uniquement possible pour une société exerçant une activité commerciale.

Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Cas Exceptionnels : Les Associations Pouvant Obtenir un Extrait Kbis

Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. Il existe certains cas où l’autorité peut délivrer un extrait Kbis pour une association. Il s’agit de cas exceptionnels où les associations bénéficiaires doivent demander une immatriculation au RCS. Seules les associations exerçant certaines activités très spécifiques peuvent obtenir un Kbis.

Quelles associations doivent être immatriculées au RCS et posséder un Kbis ? Quelles sont ces élus ?

Lire aussi: Comprendre Extrait Kbis, Association et INSEE

En principe, l’obtention d’un extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale. Or, une association n’a pas vocation à exercer une activité commerciale à titre principal.

Voici une liste des associations concernées :

• Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables régies par les lois L.213-8 du Code monétaire et financier. Oui, vous avez bien lu, certaines associations émettent des obligations, un peu comme une société cotée en bourse ! Ce sont souvent des projets de grande envergure, dans des secteurs comme la santé ou la recherche scientifique, qui nécessitent ce type de levée de fonds.
• Les associations qui effectuent des opérations de change manuel régies par les articles L.524-1 du Code monétaire et financier comme La Croix Rouge française ou Médecins Sans frontières. Vous les imaginez, ces associations, en train d’échanger des devises comme de véritables cambistes ? Ce sont généralement des organisations à vocation internationale, œuvrant dans des domaines humanitaires ou sportifs, qui traitent régulièrement avec différentes monnaies.
• Enfin, mentionnons un dernier cas particulier : les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce. Ici, on parle d’associations un peu plus proches des réalités commerciales, comme les associations de commerçants ou celles qui gèrent des espaces commerciaux. Leur inscription au RCS et leur obtention du Kbis sont alors obligatoires.

Comme pour le cas de la délivrance d'un kbis d'une activité artisanale, il existe certains cas où l’autorité peut délivrer un extrait Kbis pour une association. Il s’agit de cas exceptionnels où les associations bénéficiaires doivent demander une immatriculation au RCS.

L’obligation d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est donc limitée aux associations exerçant des activités monétaires et financières.

Une association qui émet des obligations ou des titres de créances négociables, effectue habituellement des opérations de change manuel ou exerce une mission de « gérante-mandataire » d'un fonds de commerce doit obligatoirement demander son immatriculation au RCS.

Lire aussi: Association Loi 1901 : Importance de l'extrait Kbis

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces deux cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

L'immatriculation d'une association au RCS entraîne l'obligation de déclarer au greffe la liste de ses bénéficiaires effectifs. Si aucune personne ne peut être identifiée selon les 2 critères ci-dessus, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de l'association (c. mon. et fin. art. R. Ce formulaire doit être déposé en même temps que la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours suivants (possibilité de transmission par voie électronique).

Comment Obtenir un Extrait Kbis pour une Association ?

Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales - comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel - sont concernées. Pour l'obtenir, l'association doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

• Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren (3,37 €*)
• Directement sur place au greffe du tribunal de commerce (2,69 €*)
• Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce (3,85 €*)

(tarifs au 1er janvier 2023)

Votre Kbis en ligne : La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com . Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit !

Sur place, au greffe du tribunal de commerce : Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association.

Par courrier : Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé (4,03 €) en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

Pour effectuer la recherche en ligne du Kbis, il faut connaître le nom de l’organisme, son numéro SIREN, le SIRET de l’association ou le nom de son représentant légal.

L'Utilité de l'Extrait Kbis pour une Association

Bon à savoir : une association peut être obligée de présenter un extrait Kbis pour acheter du matériel professionnel ou ouvrir un compte en banque par exemple. L’extrait Kbis doit impérativement être daté de moins de trois mois pour être recevable.

Voici quelques exemples d'utilisation de l'extrait Kbis :

• La création d'un compte bancaire : Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé.
• La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

Enfin, sachez que le Kbis a une date limite de validité. Il doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité.

Un conseil ! Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE.

Documents Équivalents au Kbis pour une Association Non Inscrite au RCS

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE). Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE. Pour apporter la preuve de leur existence, elles doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel. Un justificatif de publication gratuit est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE.

Quid des associations ne disposant pas d'un Kbis ? Pour apporter la preuve de leur existence, ces dernières doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel (JOAFE).

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Lors de sa déclaration (➡️ consulter le guide), une association se trouve automatiquement immatriculée au registre national des associations (RNA), sauf en Alsace-Moselle. Une association qui veut bénéficier de subventions publiques, embaucher des salariés ou exercer des activités soumises à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés doit obligatoirement demander son inscription au répertoire Sirene.

Au terme de son inscription, l'association obtiendra un extrait d'immatriculation. Les autres associations ne peuvent pas être immatriculées au RCS (cass. com. 15 novembre 1994, n° 93-10193).

Tableau Récapitulatif : Kbis, RNA et Autres Documents

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