Extrait Kbis Association Loi 1901 : Tout ce que Vous Devez Savoir

Un extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation).

En principe, l’obtention d’un extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale. Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres. Mais voilà, quand on parle d’associations, les choses se compliquent. Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit.

Alors, existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ?

En France, les associations sont régies par la loi 1901, un régime particulier s’applique dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait. La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. Qui sont ces élus ?

Associations Pouvant Obtenir un Extrait Kbis

Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis. Les associations à but non lucratif, souvent appelées associations loi 1901, ne sont pas concernées hormis celles qui exercent des activités monétaires et financières. Elles doivent alors être inscrites au registre du commerce et peuvent par conséquent se voir délivrer un Kbis d’association.

Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créances négociables régies par les lois L.213-8 du Code monétaire et financier. Oui, vous avez bien lu, certaines associations émettent des obligations, un peu comme une société cotée en bourse ! Ce sont souvent des projets de grande envergure, dans des secteurs comme la santé ou la recherche scientifique, qui nécessitent ce type de levée de fonds.
Les associations qui effectuent des opérations de change manuel régies par les articles L.524-1 du Code monétaire et financier comme La Croix Rouge française ou Médecins Sans frontières. Vous les imaginez, ces associations, en train d’échanger des devises comme de véritables cambistes ? Ce sont généralement des organisations à vocation internationale, œuvrant dans des domaines humanitaires ou sportifs, qui traitent régulièrement avec différentes monnaies.
Les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce. Ici, on parle d’associations un peu plus proches des réalités commerciales, comme les associations de commerçants ou celles qui gèrent des espaces commerciaux. Leur inscription au RCS et leur obtention du Kbis sont alors obligatoires.

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces deux cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS.

Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association.

Pourquoi une association pourrait-elle avoir besoin d'un Kbis ?

La création d'un compte bancaire : Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé.
La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

Un conseil ! Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE. Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales - comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel - sont concernées.

Enfin, sachez que le Kbis a une date limite de validité. Il doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Comment Obtenir un Extrait Kbis d'Association ?

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren (3,37 €*)
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce (2,69 €*)
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce (3,85 €*)

*(tarifs au 1er janvier 2023)

La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com . Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit !

Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association.

Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé (4,03 €) en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

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Documents Équivalents au Kbis pour une Association Non Inscrite au RCS

Généralement, les associations qui n'exercent pas d'activités commerciales (telles que les associations culturelles, sportives, caritatives, etc.) n'ont pas besoin d'un extrait Kbis car elles ne sont pas immatriculées au registre du commerce et des sociétés.

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées. L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE).

Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Attention Ne pas confondre l'extrait Kbis avec le numéro RNA. Un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Tableau Récapitulatif : Kbis vs Autres Documents pour Associations

Document	Association Concernée	Utilité	Où l'Obtenir
Extrait Kbis	Associations inscrites au RCS (activités commerciales ou financières)	Prouver l'existence juridique, ouvrir un compte bancaire, demander des subventions	Infogreffe, Greffe du tribunal de commerce
Récépissé de déclaration avec numéro RNA	Associations loi 1901 non inscrites au RCS	Prouver l'existence de l'association	Préfecture
Extrait de parution au JOAFE	Associations loi 1901 non inscrites au RCS	Prouver l'existence de l'association	Site du JOAFE

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