Extrait Kbis et Compte Comptable : Guide Complet pour les Entreprises en France

L'extrait Kbis constitue la carte d'identité d'une entreprise. Ce document juridique atteste de l'existence d'une entreprise commerciale et de son inscription auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). Il sert de preuve dans diverses situations et contient toutes les informations à propos de l'établissement. Figital Expertise propose ce guide complet sur l’extrait Kbis. Ce document officiel représente une véritable carte d’identité pour les entreprises en France. Les formalités entourant son obtention et ses différentes composantes intriguent souvent nos clients.

Exemple d'un extrait Kbis

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis pour une Entreprise ?

Lorsqu'une personne physique ou morale exerce une activité commerciale, la réglementation exige une immatriculation au RCS. Une liste informative détaille les types d'entreprises qui doivent s'immatriculer sur cette base de données. Une fois cette étape franchie, la structure commerciale obtient un extrait K ou Kbis pour concrétiser sa création.

L'extrait K s'adresse aux personnes physiques, notamment les entrepreneurs. Le Kbis est destiné aux personnes morales. Ainsi ce document sert d'attestation et de preuve de leur existence et de leur identité juridiques au sein du RCS. Il regroupe toutes les données importantes concernant une entreprise.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Voici ce que contient cette carte d'identité professionnelle :

Le nom du greffe où l'entreprise est immatriculée : en cas de litige commercial, cette information permet de connaître le tribunal compétent pour une saisine.
Le numéro d'immatriculation : ce numéro d'identification comporte 9 chiffres. Il ne change pas pendant sa durée de vie, même si celle-ci modifie son nom commercial. Ces chiffres simplifient par la suite son traçage en cas de besoin.
Le montant du capital social : cette valeur indique si l'entreprise se porte bien ou non financièrement.
Les procédures collectives : le Kbis mentionne obligatoirement les procédures collectives, si elles existent. Ainsi lorsque l'entreprise fait face à un redressement, une sauvegarde ou une liquidation judiciaire, les décisions du tribunal de commerce sont transcrites dans l'extrait.
La forme juridique : elle détermine la part de responsabilité du dirigeant. Cette information précise en outre si sa responsabilité se limite à son apport ou si celle-ci est illimitée.
La raison sociale
Les adresses (du siège, du bureau principal et des bureaux secondaires)
La durée de vie
La date de création
L'adresse de son site internet (ou des sites si elle en possède plusieurs)
Les informations détaillées sur son dirigeant (nom, prénom, date de naissance, fonction…)

Si la profession impose une réglementation spécifique, les références sur les autorisations figurent aussi dans le Kbis.

Dans Quels Cas le Kbis est-il Obligatoire ?

Lors de la création d'une entreprise, dans le cadre d'une activité commerciale, la loi impose son inscription au sein du registre du commerce et des sociétés ou RCS. À ce niveau, l'obtention du Kbis certifié devient obligatoire pour prouver son inscription dans ce registre.

L'obtention de l'extrait intervient après un délai de 3 à 7 jours ouvrables, suite à l'inscription. Le tribunal de commerce se charge de délivrer le document pour signifier officiellement la création de l'établissement. Il est transmis par la poste. Cependant, le greffe attribue un extrait provisoire pour les entreprises qui en ont besoin dans l'urgence. La demande doit lui parvenir 24 heures ou 48 heures après la constitution.

Le Kbis ne sert pas uniquement à attester officiellement de son existence. Cet extrait est requis dans les circonstances suivantes :

Le Kbis Obligatoire pour Répondre à un Appel d'Offres Public

Pour que la candidature à un appel d'offres public soit validée, l'extrait K ou Kbis doit figurer dans le dossier à fournir. L'extrait fourni date de moins de 3 mois. Il démontre ainsi l'aptitude de la société à signer un contrat.

Le Kbis Obligatoire pour une Ouverture de Compte auprès d'une Banque

La séparation des fonds personnels et professionnels facilite la gestion financière et apporte plus de transparence. Dans certaines situations, l'ouverture d'un compte professionnel est obligatoire. Toutefois, pour ouvrir ce type de compte bancaire, l'institution demande plusieurs pièces justificatives, y compris le Kbis. Il justifie l'exercice par la personne morale ou physique d'une activité professionnelle.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Le Kbis Obligatoire pour l'Achat de Matériels Professionnels chez les Fournisseurs

Lors de l'achat de matériels professionnels, une entreprise est tenue de fournir un extrait Kbis à son fournisseur.

Qui Peut Faire une Demande d'Extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document mis à la disposition de toute personne ou entité désirant obtenir des informations légales sur une entreprise domiciliée en France. L'entreprise commerciale dispose gratuitement de son K ou Kbis en format digital.

Pour l'obtenir, son dirigeant crée un compte sur Monidenum.fr afin qu'il puisse activer son identité numérique. Par la suite, il lui suffit d'accéder à son espace personnel. Ce site a été mis en place par le Conseil National des tribunaux de commerce et par Infogreffe pour simplifier les procédures en ligne. Il confère une reconnaissance numérique auprès d'autres services en ligne, qui nouent des partenariats avec la plateforme.

Pour les tierces personnes, y compris les particuliers, la demande s'effectue auprès du greffe du tribunal de commerce qui l'encadre. Il est aussi possible d'aller sur le site Infogreffe.fr et faire une demande en ligne. Cette procédure numérique ne s'applique pas si l'entrepreneur ou l'entreprise commerciale se situe en Moselle, en Alsace ou en Guyane. Le demandeur réalisera la démarche directement à la chambre commerciale du tribunal d'instance pour l'Alsace et la Moselle. Il faut noter que depuis le 1er janvier 2020, l'obtention d'un extrait Kbis est payante pour une personne externe.

Après l'édition de l'extrait, le demandeur le retirera immédiatement auprès d'un guichet ou via un courrier. Cette dernière option nécessite une attente de trois jours au maximum. Si vous désirez raccourcir le délai d'attente pour disposer d'un Kbis, des prestataires se spécialisent dans ce domaine. Cette option présente un avantage majeur pour une entreprise nouvellement créée.

Comment Comptabiliser l'Extrait Kbis et les Frais Associés ?

La comptabilisation d'un extrait Kbis, des frais de greffe ou toutes les sommes liées au dépôt d'actes devant un tribunal, se fait par un compte 6227 Frais d'actes et de contentieux. Les frais de greffe sont les frais légaux engendrés lors de la constitution d'une société ou de toute autre modification à déclarer. En tant que charge, il est indispensable de l’enregistrer dans la comptabilité de l’entreprise.

Voici l'opération à passer :

Numéro de compte	Comptabilisation Infogreffe	Débit	Crédit
6227	Frais d'actes et de contentieux	Montant
44566	TVA déductible		Montant
401	Fournisseurs		Montant + TVA

Cette opération s'enregistre pour toutes les formalités facturées par le greffe du tribunal de commerce ou le site du guichet unique par exemple. Toutefois, même si les frais de greffe font partie intégrante des formalités auprès du greffe du tribunal de commerce, d'autres frais sont également constatés.

Comptabilisation des Frais d'Annonce Légale

En plus des frais de greffe pour vos formalités, bien souvent, il y a une annonce légale à faire paraître dans un journal afin de communiquer auprès des tiers la création ou modification de votre société. Ces frais s'enregistrent de la façon suivante :

Numéro de compte	Comptabiliser les frais d'annonce légale	Débit	Crédit
6231	Annonces et insertions	Montant
44566	TVA déductible		Montant
401	Fournisseurs		Montant + TVA

Afin de ne pas mélanger vos opérations d'annonces légales versées au greffe avec vos publicités habituelles, il est conseillé de créer un sous-compte à cet effet.

Comptabilisation des Honoraires du Professionnel

Les frais de greffe nécessitent également une prestation pour réaliser l'opération nécessitant une formalité auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces prestations sont généralement des honoraires juridiques ou comptables que vous devez comptabiliser comme suit :

Numéro de compte	Comptabiliser les honoraires	Débit	Crédit
6226	Honoraires	Montant
44566	TVA déductible		Montant
401	Fournisseurs		Montant + TVA

Immobilisation des Frais de Constitution

Si le cumul de vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires s'élève à un montant de plus de 500€, l'administration fiscale vous laisse la possibilité de regrouper la totalité de ces frais afin de les immobiliser. Par cette option, ce n'est plus un compte de charge que vous devez mouvementer mais un compte de classe 2 :

Numéro de compte	Comptabiliser les frais de greffe à l'actif du bilan	Débit	Crédit
201	Frais d'établissement	Montant
44562	TVA déductible sur immobilisations		Montant
401	Fournisseurs		Montant + TVA

Les sous-comptes que vous pouvez mouvementer pour ces opérations en compte de classe 2 sont :

2011 Frais de constitution
2012 Frais de premier établissement
2013 Frais d'augmentation de capital et d'opérations diverses (fusions, scissions, transformations)

L'extrait Kbis est un pilier essentiel pour la gestion et la validation légale des entreprises en France. Il est impératif de le maintenir à jour et de comprendre les procédures pour sa modification et son renouvellement afin de garantir la transparence et le bon fonctionnement de l’entreprise dans le respect des régulations commerciales.

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