Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis Électronique ? Définition et Utilité

L’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence légale d’une entreprise. Il est considéré comme la carte d'identité de l'entreprise. En effet, il contient des informations essentielles sur celle-ci, comme l'identité de son dirigeant, son adresse, son objet social, sa raison sociale, son capital social, son éventuel nom commercial, son numéro SIRET et son numéro SIREN, les éventuelles procédure en cours comme une procédure de sauvegarde ou un redressement judiciaire etc.

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...).

L’extrait kbis regroupe les informations liées à l’identité de l’entreprise et reprend ainsi les inscriptions faites par l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce document est mis à jour en fonction des événements qui ponctuent la vie de l’entreprise.

Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

Ce document est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs.

Il est essentiel de signaler tout changement au greffe dans le mois suivant son occurrence. L'exemple le plus courant est celui du changement d'adresse du siège social.

Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Le Kbis est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il concerne uniquement les personnes morales.

En France, l'extrait Kbis est considéré comme un document public. De multiples raisons peuvent motiver une telle demande.

Bien souvent, c'est l'entreprise elle-même qui requiert ce document pour confirmer son immatriculation officielle. Mais au-delà de cela, d'autres acteurs, qu'ils soient des entreprises ou de simples particuliers, peuvent vouloir examiner un Kbis.

Leur objectif ? Les entités publiques, telles que les institutions et les organismes, peuvent également faire appel à ce document pour des contrôles administratifs ou dans le cadre de procédures réglementaires.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Voici un tableau récapitulatif des informations clés contenues dans un extrait Kbis :

Où demander un extrait Kbis ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Informations Clés Contenues dans l'Extrait Kbis

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective.

Pourquoi et Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe.

Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce, car ce document officiel n'a qu'une durée valable pendant trois mois pour les demandeurs.

Pour obtenir un Kbis, rendez-vous sur le site Infogreffe. Après avoir créé un compte, recherchez le nom de l’entreprise souhaitée et accédez à sa fiche. Une fois sur la page, cliquez sur l’option « commander un Kbis ». Le document sera alors ajouté à votre panier. À l’étape suivante, vous pourrez choisir le format d’envoi désiré, électronique ou papier.

La demande d'un extrait Kbis peut être faite en ligne via le site Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Durée de Validité du Kbis

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique.

La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

À noter : tout comme un acte de naissance, le Kbis a une validité de 6 mois.

Où Trouver Son Kbis ?

L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe).

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Combien Coûte un Extrait Kbis ?

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer)

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

L'obtention d'un extrait Kbis a un coût de 2,24 euros HT. Si vous optez pour un format électronique, il faudra ajouter 0,57 euro, tandis que la version papier nécessitera un supplément de 0,97 euro.

Comment Obtenir un Extrait Kbis Gratuit ?

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise.

Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Depuis novembre 2019 et afin de répondre à une demande forte du ministère de l'économie, les dirigeants d'entreprises ont un accès gratuit et illimité à leur KBIS numérique. Pour cela, ils doivent se rendre sur le site mis en place par le conseil national des greffiers des tribunaux de commerce monidenum.fr et se créer une identité numérique propre. Le système interroge alors la base légale du RCS, pour trouver toutes les entreprises, dont ils sont les dirigeants. La création de ce site monidenum est une première étape d'un processus devant aboutir à la création d'un tribunal digital avec comme objectif de faciliter la création et la gestion d'entreprise de nature commerciale : dépôt gratuit du capital social directement au greffe, initier une action auprès du tribunal de commerce et suivre son avancement sur internet, gérer les mandats des dirigeants en ligne etc.

En Combien de Temps Obtient-on un Kbis ?

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande.

Comment Faire Pour Actualiser un Kbis ?

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises.

Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Si lors de la création de votre entreprise, vous avez eu recours à un prestataire comme LegalPlace ou Legalstart, le processus est généralement simplifié. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires. Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, il sera nécessaire d'acter la décision, que ce soit par le président ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ensuite, vous devrez publier cette décision dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent.

Existe-t-il un Kbis Association ?

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce.

Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

L’extrait Kbis association, dans ce cas, peut être demandé de la même façon que pour les sociétés sur le site en ligne infogreffe.fr.

Attention aux Faux Kbis

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit.

Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

Kbis, Extrait K et Extrait L bis

En bref, on parle :

D’extrait Kbis pour une société
D’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
D’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

L’Extrait Kbis pour l’Auto-Entrepreneur ?

Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis.

L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif.

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez vous procurer un extrait K gratuit, appelé aussi « avis de situation », en passant par le site Web du greffe du tribunal de commerce www.infogreffe.fr ou via le site de l’INSEE.

Justificatif d'Immatriculation au RNE

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

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