Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ? Définition, Utilité et Obtention

L'extrait Kbis est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel.

Exemple d'extrait Kbis.

Définition et Utilité de l'Extrait Kbis

Le Kbis ou « extrait Kbis » est un document officiel qui valide, à la date mentionnée, l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS); attestant ainsi son existence juridique. Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise.

Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

👩🏽‍💼 extrait Kbis, extrait K, extrait L, SIRET, SIRENE: les documents des micro entrepreneurs

Qui est Concerné par l'Extrait Kbis ?

Le Kbis concerne exclusivement les entreprises commerciales. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Il concerne uniquement les personnes morales.

Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par le Kbis. On parle d’extrait K, soit un avis de situation de l’entreprise qui n’est pas signé par le greffier du tribunal de commerce. Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE).

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Associations et Kbis

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

Informations Contenues dans l'Extrait Kbis

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles.

L'extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective. Il fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le cas échéant, ce document indique également les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives. Il peut s’agir de sauvegardes, de redressement ou encore de liquidation judiciaire de l’entreprise.

Les informations importantes contenues dans l'extrait Kbis.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe). En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Pour obtenir un extrait K-bis, il est nécessaire de faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise :

En ligne : La plupart des greffes proposent un service en ligne qui permet d’obtenir rapidement un extrait K-bis.
Contacter le greffe du tribunal de commerce :dont dépend l’entreprise.
effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr.
Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

Une création d'entreprise en ligne facilite l'obtention rapide de votre extrait Kbis, attestant de la légalité de votre société.

Extrait Kbis Gratuit : Est-ce Possible ?

Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis en ligne de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe. La transmission d’un extrait Kbis est gratuite pour le dirigeant de l’entreprise concernée. Il peut la retrouver directement sur son espace personnel depuis le site Monideum.

Combien Coûte un Extrait Kbis ?

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer) Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

Durée de Validité du Kbis

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait. Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

L’extrait Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc ! Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Comment Actualiser un Kbis ?

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises. Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis. Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

Délais d'Obtention d'un Kbis

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande. Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création. Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Attention aux Faux Kbis

Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit. Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Importance du Kbis

Le Kbis joue un rôle clé dans la transparence des relations d’affaires et la sécurité juridique des transactions commerciales. L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent. Ainsi, tout le monde peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce concerné. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.

Un KBIS à jour renforce la crédibilité de l’entreprise auprès de ses clients, fournisseurs et partenaires. Les investisseurs et les banques sont plus enclins à soutenir une entreprise qui présente un KBIS à jour. Certaines modifications dans la structure de l’entreprise, comme un changement de dirigeant ou de siège social, doivent être notifiées au greffe pour que le KBIS reflète la réalité juridique de l’entreprise. L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise. Dans le cadre de certaines démarches, il peut être demander à un entrepreneur de fournir un exemplaire de son extrait Kbis.

Enfin, second point très important : l’extrait Kbis est un document d’une grande utilité pour vérifier des informations sur une entreprise (un prospect par exemple), et notamment si elle ne fait pas l’objet d’une procédure collective. L’extrait de Kbis est un document non confidentiel. Il est ainsi accessible à toute personne qui le demande.

Le Kbis assure la transparence des informations sur l'entreprise.

Alternatives au Kbis pour les Démarches Administratives

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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