Qui est concerné par l'extrait Kbis et pourquoi il est indispensable

Vous êtes micro-entrepreneur, dirigeant d'une SARL, d'une EURL, d'une SELARL, d'une SASU etc. Vous êtes concerné par l'extrait KBIS lorsque vos partenaires commerciaux ou les administrations vous le réclament, et ce guide du KBIS obligatoire va vous éclairer.

L'extrait KBIS ou extrait-K pour un micro-entrepreneur justifie que la société a respecté son obligation d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Le registre est tenu par les greffes des tribunaux de commerce, sauf dans 5 départements : le Bas-Rhin, le Haut-Rhin, la Moselle, la Guyane, la Guadeloupe, la Martinique.

En effet, dans ces départements, le RCS est géré par le tribunal judiciaire, un tribunal nouvellement créé et remplaçant désormais les Tribunaux de Grande Instance (TGI) et les Tribunaux d'Instance (TI).

L'extrait KBIS ne peut donc être réclamé qu'aux entreprises et micro-entreprises exerçant une activité commerciale, selon la définition donnée par l'article L110-1 et L110-édu Code du Commerce.

Il s'agit des entreprises effectuant du négoce de marchandises et de celles rendant un service de nature commerciale, comme une société de transport ou de promotion immobilière.

Pourquoi un KBIS est demandé ?

Le KBIS prouve que l'entreprise a une personnalité juridique et peut donc s'engager en signant un contrat.

Si elle est radiée du RCS, elle perd cette faculté et la date de radiation est alors mentionnée sur l'extrait.

De plus, un certain nombre d'autres informations essentielles figure sur ce document, et notamment :

Le numéro d'immatriculation à 9 chiffres, autrefois nommé numéro siren.
Ce numéro est le même, pendant toute la durée de vie de l'entreprise.
Il permet ainsi de retrouver facilement l'entreprise, si elle change de dénomination commerciale ou si elle déménage.
Le greffe de rattachement. Cette information détermine le tribunal de commerce à saisir en cas de litige commercial entre professionnels.
La présence éventuelle d'une procédure collective (un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde).
Cette information, ainsi que le montant du capital social, donnent un indice sur la santé financière des entreprises.
La forme juridique de la société. Selon la forme choisie par le(s) entrepreneur(s), la responsabilité du dirigeant peut être illimitée ou limitée à son apport dans la société.
Etc.

C'est pourquoi un extrait KBIS de moins de 3 mois est réclamé par de nombreux professionnels : fournisseurs, organismes financiers, assureurs, organismes publics lançant un appel d'offre...

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Qui peut fournir un KBIS ?

Le KBIS peut être fourni par l'entreprise ou par la micro-entreprise (extrait K) elle-même.

Elle a alors la faculté de le récupérer sur le site monidenum.

Ce site n'est accessible qu'au représentant légal de la société, qui s'identifie en téléchargeant une pièce d'identité.

Le site effectue alors un rapprochement avec le nom du représentant légal mentionné, lors de l'enregistrement au RCS.

Une fois cette vérification effectuée, l'extrait KBIS est disponible gratuitement en version imprimable.

Le KBIS peut également être communiqué directement par le greffe du tribunal de commerce ou par le site de mise en commun des ressources de ces tribunaux, le site Infogreffe.

S'agissant d'un document public, la demande peut se faire par le chef d'entreprise mais également par un tiers.

Cette demande est, toutefois, payante. C'est le cas, notamment des artisans.

En effet, ces derniers sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM), par l'intermédiaire de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA).

Cette dernière peut fournir un extrait D1 mentionnant des informations équivalentes à celles présentes dans l'extrait KBIS.

Est considéré comme artisan, toute micro-entreprise et toute entreprise de moins de 10 salariés exerçant une activité de création et de fabrication ou une activité de prestation artisanale.

Les professions libérales ont la possibilité de fournir un avis de situation SIRENE, à récupérer gratuitement sur le site de l'INSEE.

Cet avis comporte, toutefois, moins d'informations que l'extrait KBIS et la preuve de l'inscription à l'ordre peut être demandée.

Comment une entreprise étrangère peut fournir un KBIS ?

Une entreprise étrangère peut avoir une filiale française ou un établissement français.

Dans ce cas, l'entité présente sur le territoire nationale a un extrait KBIS ou un extrait D1 ou un avis de situation SIRENE.

En l'absence de représentant enregistré en France, et s'il s'agit d'une entreprise commerciale basée dans l'Union Européenne, l'équivalent de son KBIS peut être récupéré à l'aide du site EBR (European Business Register), auquel adhère Infogreffe.

Et pour les entreprises hors Union Européenne, la société peut fournir un document authentifié par une autorité de son pays ou par une autorité française.

A noter : si une entreprise nationale a besoin de faire valider son KBIS pour travailler en dehors de l'Union Européenne, elle a la possibilité de faire légaliser ce document.

Qui peut faire la demande pour l'obtention de l'extrait Kbis ?

C'est le dirigeant de l'entreprise qui est chargé de faire la demande initiale pour l'établissement de l'extrait Kbis. Il peut alors l'obtenir en ligne.

Mais il devra le faire via le site monIdenum, qui est un service d'authentification d'identité numérique.

Le Kbis sera délivré seulement si ce site arrive à établir un lien entre le dirigeant et le nom du représentant légal ayant enregistré l'entreprise au RCS.

C'est seulement à cette condition que la version du document sera disponible et imprimable.

En dehors des chefs d'entreprise, tout le monde peut demander à consulter le Kbis de n'importe quelle entreprise immatriculée en France : un potentiel partenaire, un client, un potentiel associé, etc.

La première solution pour les tiers consiste à s'adresser directement à l'entreprise elle-même.

Sinon, il leur suffit de se rapprocher du greffe du tribunal de commerce auquel est affiliée l'entreprise et d'en faire la demande.

Comment faire la demande pour obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise ?

Cette procédure est différente selon le demandeur. Lorsqu'il s'agit du dirigeant de l'entreprise, il lui suffit de se rendre sur le site monIdenum et d'y télécharger sa pièce d'identité.

Après vérification de son identité à l'aide du RCS, l'extrait Kbis lui sera fourni et il pourra facilement l'imprimer.

S'il décide de se rendre directement auprès du greffe du tribunal du commerce ou d'utiliser les sites officiels ou ceux habilités, il devra passer par la même procédure que les personnes tierces.

Toutes les personnes désirant s'informer sur une entreprise qui n'est pas la leur devront faire la demande à qui de droit en spécifiant le numéro SIREN de l'entreprise ou sa dénomination sociale.

Dès lors que l'entreprise est bel et bien immatriculée en France, tout demandeur pourra la trouver et consulter son Kbis.

Pour l'obtenir, il faut se rendre auprès du greffe du tribunal de commerce qui est en charge du RCS auquel l'entreprise est inscrite.

Tout le monde peut faire en faire la demande. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles et micro-entrepreneurs. L'extrait Kbis concerne les personnes morales et est appelé Lbis pour la création d'un établissement secondaire.

Attention Une entreprise inscrite au registre du commerce et des sociétés est également inscrite au registre national des entreprises. Il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE).

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale et est nécessaire pour signer des contrats et accéder à des marchés publics.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives; il suffit de communiquer le numéro Siren ou le RNE.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes : Candidature à un marché public, Demande d'autorisation d'exploitation commerciale, Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire.

Quid du Kbis lorsqu'on est auto-entrepreneur ? Le Kbis est disponible et gratuit via MonIdenum pour les dirigeants de sociétés commerciales, et Infogreffe propose aussi des options en ligne avec paiement.

L'extrait Kbis est la carte d'identité de l'entreprise et peut être demandé par les tiers pour s'informer de l'existence et de la santé juridique et financière d'une entité.

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