Pénalités de retard, facture impayée et taux légal pour les freelances

Le délai de paiement est le délai dans lequel il est possible de régler les marchandises ou prestations de services acquises. Les modalités du paiement font l'objet d'une négociation dans les contrats entre professionnels. Le délai de paiement doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

Le délai de paiement peut aller jusqu'à 60 jours après l'émission de la facture, la réalisation de la prestation de services ou la livraison des marchandises selon ce que les professionnels ont convenu. Lorsque le fournisseur et l'acheteur n'ont pas convenu ensemble d'un délai de paiement au cours de leur négociation, le délai appliqué par défaut est de 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services.

Ce délai est modifiable selon un accord contractualisé entre les parties. Mais ils ne peuvent pas être supérieurs aux délais maximums fixés par la loi. Les professionnels sont libres de choisir entre un délai de 45 jours fin de mois ou de 60 jours. Cela doit cependant être précisé dans les conditions générales de ventes (CGV) du vendeur ou dans un contrat conclu entre le vendeur et l'acheteur. Il faut également indiquer la date de départ du délai.

Délais spécifiques et exceptions

Le délai peut être inférieur à 30 jours (par exemple, paiement comptant au moment de la livraison ou de la réalisation de la prestation de services). Le délai peut être négocié : 45 jours fin de mois à compter de la date à laquelle la facture a été émise. Cela doit être mentionné dans le contrat et ne pas être constitutif d'un abus vis-à-vis du fournisseur.

En cas de facture périodique, le délai convenu entre le fournisseur et l'acheteur ne doit pas dépasser 45 jours à partir de la date à laquelle la facture a été émise. Pour les ventes de biens destinés à faire l'objet d'une livraison hors de l'Union européenne effectuées par un professionnel en franchise en base de TVA, le délai ne doit pas dépasser 90 jours à partir de la date d'émission de la facture. Cela doit être mentionné dans le contrat et ne pas être constitutif d'un abus vis à vis du fournisseur.

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Le fournisseur et l'acheteur d'un même secteur peuvent convenir que la date de départ du délai de paiement est la date de réception des marchandises ou la date d'exécution de la prestation de services. Dans certains cas, les professionnels peuvent décider de mettre en place une procédure d'acceptation ou de vérification pour certifier la conformité des marchandises ou des services. La durée de cette procédure ne doit pas dépasser 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services.

Pénalités de retard : principe général et application pour les freelances

Lorsque le délai de paiement n'est pas respecté par le professionnel client, des pénalités de retard et des frais de recouvrement sont appliqués. Les pénalités de retard sont une sanction pécuniaire qui s'applique pour chaque jour de retard de paiement. Elles sont calculées à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la date de la facture. Les pénalités de retard sont dues par les professionnels dès le premier de retard, à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sans qu'il soit nécessaire d'effectuer un rappel ou une mise en demeure préalable.

Les pénalités de retard peuvent être appliquées sans avoir à faire un rappel de paiement ou sans avoir à adresser de mise en demeure. Elles s'appliquent automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de faire un rappel ou une mise en demeure. En pratique, les pénalités de retard sont exigées en transmettant une facture ou une note au client.

Calcul et taux légal

Si les conditions générales de vente n'ont pas fixé de taux aux pénalités de retard de paiement, la loi prévoit l'application d'un taux unique. Le taux des pénalités de retard dues en cas de paiement tardif d'une facture ne peut en aucun cas être inférieur à trois fois celui de l’intérêt légal. Le Code de commerce recommande d’utiliser comme taux des pénalités de retard le taux directeur de la banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points.

Pour calculer les pénalités de retard, on utilise le taux de refinancement (ou taux refi) de la BCE en vigueur à deux dates fixes : le 1er janvier pour déterminer le taux applicable au 1er semestre et le 1er juillet pour déterminer le taux applicable au 2ᵉ semestre. Ce taux de refinancement est ensuite majoré de 10 points. Le taux minimum légal est de 3 fois le taux d'intérêt légal de la BCE.

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La formule de calcul des pénalités de retard est la suivante : [(taux x montant TTC)] x [nombre de jours de retard / 360] ou, selon d'autres usages : Montant TTC × (Taux annuel / 365) × Nombre de jours de retard. Le point de départ des pénalités de retard de paiement est le lendemain de l'échéance.

Exemple : pour une facture de 15 000 € TTC, échue le 1er mars et réglée le 31 mars avec un taux de 12 %, les pénalités = 15 000 × (12 % / 365) × 30 = 147,95 €.

Indemnité forfaitaire de recouvrement (40 €)

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est également appliquée. Son montant est égal à 40 €. Cette indemnité doit être mentionnée dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur et sur les factures qu'il émet. Elle s'applique à chaque facture qui n'a pas été payée dans les délais. En revanche, elle s'applique une seule fois et non à chaque jour de retard.

Elle ne peut s'appliquer que sur des actes de commerce (par exemple, l'achat-revente). En revanche, elle ne s'applique pas pour les baux commerciaux et la location avec option d'achat. Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de l'indemnité, alors le fournisseur peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Les indemnités ne sont pas soumises à la TVA. L'indemnité forfaitaire est due même en cas de paiement partiel de la facture.

Mentions obligatoires sur factures et CGV

Les pénalités de retard et les conditions d'application doivent être indiquées dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur. Les conditions générales de vente doivent obligatoirement préciser les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités de retard, ainsi que, lorsque le client est un professionnel, le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Depuis 2013, toute facture doit obligatoirement mentionner le taux de pénalité de retard ET l'indemnité forfaitaire de 40 €.

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Les mentions obligatoires liées aux pénalités sont : le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement, la mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, la date d'échéance du règlement (ou le délai de paiement applicable) et les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé (ou la mention « Pas d'escompte pour paiement anticipé »).

Sanctions en cas de manquement

L'entreprise qui ne respecte pas l'une des règles suivantes s'expose à une amende administrative : délais de paiement prévus entre le fournisseur et l'acheteur, mention des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire dans les conditions générales de vente (CGV), taux des pénalités de retard et conditions d'exigibilité non conformes convenues entre les parties, modalités de calcul et d'évaluation des délais de paiement.

Les sanctions prévues par l'article L. 441-16 du Code de commerce sont : 75 000 € d'amende pour une personne physique et 375 000 € d'amende pour une personne morale. Pour une entreprise individuelle (EI) : 75 000 €. Ce montant est porté à 150 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la 1re sanction est devenue définitive. Pour une société : 2 millions €.

En cas de manquements de mentions obligatoires sur les factures : date de paiement, taux d'intérêt, indemnité forfaitaire, une amende de 75 000 euros est prévue par l'Article L 441-4. L'omission de ces mentions ne supprime pas le droit aux pénalités mais expose à des sanctions administratives.

Pratique pour les freelances : que faire en cas d'impayé ?

Tu es en droit de facturer des pénalités de retard à ton client dès le premier jour de retard de paiement. Cela signifie qu’il faut tout d’abord que tu t’assures que la facture est arrivée à échéance. Le délai classique est de 30 jours après la date d’émission de la facture, mais tout dépend de ce que tu as indiqué dans tes factures ou CGV.

Avant ce délai, tu ne peux rien réclamer ni exiger. Une fois le délai de paiement dépassé, tu dois tenter des relances et autres tentatives de résolution à l’amiable. Discutes-en au calme avec ton client pour tenter d’obtenir un règlement rapidement. On ne facture pas des pénalités de retard à un client que l'on n'a pas encore relancé... Tu peux également lui envoyer un courrier (lettre normale) pour y mettre un peu plus de forme.

Si ton client est définitivement en retard (et ne montre aucune envie de s’exécuter sous peu), tu as le droit de lui facturer des pénalités de retard sans aucune autre action de ta part. Tu crées une facture normale, et tu y insères deux lignes : l'intérêt de retard que tu viens de calculer, et l'indemnité forfaitaire. Cette facture n'est pas soumise à la TVA mais elle rentre dans ton chiffre d'affaires.

Si ton client reste silencieux après l'envoi de la facture des pénalités de retard, passe à l'envoi d'une mise en demeure. C'est une lettre recommandée dans laquelle tu demandes formellement à ton client de s'acquitter de sa dette. En cas d'échec, c'est maintenant au Tribunal que tu dois t'adresser, pour obtenir un titre exécutoire. Il existe pour cela plusieurs procédures judiciaires : l'injonction de payer (pour des litiges de faibles montants), le référé (pour aller vite), et l'assignation en paiement.

Conseils pratiques de taux et gestion

Le taux est "libre" mais ne doit en aucun cas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Le taux minimum légal est de 3 fois le taux d'intérêt légal de la BCE (environ 12,75 % en 2026). Il vaut mieux éviter d'utiliser le taux directeur de la BCE majoré de 10 points car celui-ci varie. Le taux minimum, 3 fois le taux d'intérêt légal, fortement revalorisé à mi-année en 2023, puis en baisse depuis 2025, s'établit à 7,86 %, ce qui est un peu faible et peu dissuasif. Nous vous conseillons de choisir un taux compris entre 7,86 %/an et 15%/an. 12% étant un bon choix avec l'avantage d'être simple à utiliser : 1% du montant de la facture par mois de retard de paiement.

Le professionnel a la liberté de choisir le taux qui lui convient, du moment qu'il est supérieur à 3 fois le taux de l'intérêt légal. En revanche, aucun taux maximum n'est prévu. Le taux de référence est égal au taux d'intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente. D'une manière générale, il vaut mieux éviter d'utiliser le taux directeur de la BCE majoré de 10 points. Celui-ci varie au gré de la politique monétaire de la BCE.

Outils et automatisation

Pour un calcul portant sur de nombreuses factures, téléchargez l'outil Excel qui permet de les calculer en quelques clics. Il suffit de renseigner le montant et la date d'échéance de chaque facture ainsi que le taux choisi. Avec Freebe, l’assistant personnel des freelances, tu peux suivre assidument ta facturation. Depuis ton dashboard, tu peux voir d’un seul coup d’œil les clients qui te doivent de l’argent, et particulièrement ceux qui sont en retard. Tu peux leur envoyer une relance en deux clics. Plus besoin de suivre tout cela péniblement sur Excel. En outre, chacune des factures éditées avec Freebe est conforme à la loi. Avec Freebe, les histoires d’impayés deviennent bien plus aisées à gérer… voire à éviter !

FAQ synthétique

• Les pénalités de retard sont-elles exigibles même sans mise en demeure ? Oui, entre professionnels.
• Peut-on fixer librement le taux de pénalité dans les CGV ? Le taux est librement fixé par les parties, à condition de respecter un plancher : il ne peut pas être inférieur au taux d'intérêt légal multiplié par trois.
• L'indemnité forfaitaire de 40 € s'applique-t-elle par facture ou par client ? Elle s'applique par facture impayée.
• Que risque une entreprise qui omet les mentions de pénalités sur ses factures ? Une amende pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

Tableau récapitulatif : points clés pour le freelance

Avant de connaître son premier impayé, on pense souvent que cela n’arrive qu’aux autres. Ce raisonnement est problématique : une fois le premier incident de paiement survenu, on se trouve bien dépourvu ! En éditant tes devis, factures et CGV, il est impératif que tu fasses mention des pénalités, indemnités et intérêts de retard. Ces mentions te permettront d’obtenir un dédommagement si ton client ne te paie pas. Exigez ensuite le règlement de vos factures plus le montant d'intérêts de retard en intégrant ce montant dans vos documents de relance.

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