Traitement comptable d'une facture non comptabilisée (FNP)
Une facture non parvenue (FNP) désigne une charge liée à un bien ou un service que vous avez déjà reçu, mais pour lequel le fournisseur n’a pas encore envoyé la facture avant la clôture de votre exercice comptable. Les factures non parvenues jouent un rôle crucial en comptabilité, car elles représentent des dépenses prévues et inévitables pour l'entreprise et permettent de respecter le principe de séparation des exercices.
Définition et objectifs de la comptabilisation des FNP
On parle de facture non parvenue lorsqu’un fournisseur a livré un bien ou fourni une prestation de service à un client, mais que ce dernier n’a pas reçu la facture à la date de clôture de son exercice comptable. La comptabilisation des FNP permet de neutraliser (ou de régulariser) l’effet du décalage entre la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service et la réception de la facture. Il s’agit d’un principe comptable qui s’appelle la séparation des exercices.
Les factures non parvenues sont des charges à payer comptabilisées dans le poste dettes fournisseurs et comptes rattachés du bilan. Cette qualification explique l'utilisation d'un compte de tiers différent qui doit apparaître dans le bilan comptable, parmi les dettes fournisseurs. Au compte de résultat, elles viennent augmenter les charges de l'exercice.
Cas pratiques et exemples
Illustrons cette définition avec un cas concret : votre entreprise, dont l'exercice comptable se termine à date du 31 décembre, commande pour 2 000 € de marchandises le 1er décembre. Toutefois, le fournisseur n'émet et n'envoie la facture qu'à partir du 1er janvier suivant. En tant que dirigeant, vous devez faire apparaître le montant TTC de l'opération dans la comptabilité de l'exercice en cours, et ce même si le document sera envoyé dans le prochain exercice.
Prenons un autre exemple chiffré : une entreprise clôture ses comptes fin décembre. Trois jours avant la clôture, elle réceptionne des marchandises pour un montant de 20 000 € hors taxes, valeur portée sur le bon de commande. La facture n'a été établie par le fournisseur qu'après le 1er janvier, sur l'exercice N+1, pour un montant TTC de 24 000 €.
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| Numéro de compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 60 (charges) | 20 000 € | |
| 44586 (TVA à régulariser) | 4 000 € | |
| 4081 (Fournisseurs - FNP) | 24 000 € |
Écritures de comptabilisation d’une FNP
Pour comptabiliser la facture non parvenue, vous devez : débiter le compte de charges (classe 6) du montant de l’achat hors taxes (HT) du bien ou de la prestation de service associés à la facture non parvenue, débiter le compte 44586 « taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues » du montant de la TVA à régulariser, créditer le compte 408 « fournisseurs - factures non parvenues » du montant du bien ou de la prestation de service toutes taxes comprises (TTC).
L'écriture est constatée ainsi : il faut créditer le compte 408, débiter le compte de charges concerné et débiter également le compte 44586 TVA sur FNP. La FNP ou facture non parvenue est comptabilisée au crédit du compte 4081 pour les fournisseurs ordinaires, du compte 4084 pour les fournisseurs d'immobilisations et du compte 4088 pour les intérêts courus.
Exemple synthétique
Vous recevez des marchandises d’un montant de 1 000 € HT le 29 décembre. Aucune facture n’est émise par le fournisseur avec la livraison. Pour comptabiliser votre facture non parvenue, vous devez :
- débiter le compte de charges (classe 6) de 1 000 € (montant HT),
- débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » de 196 €,
- créditer le compte 4081 « fournisseurs - factures non parvenues » de 1 196 € (montant TTC).
Extourne à l’ouverture de l’exercice suivant
Les écritures de FNP sont en principe extournées à l'ouverture de l'exercice suivant, soit manuellement, soit à l'aide des fonctions d'extourne automatique des logiciels. La facture reçue est ensuite comptabilisée normalement. À l’ouverture de l'exercice comptable suivant, il est essentiel de passer les écritures de la FNP dans le sens inverse afin de les extourner. La contre-passation se fait en débitant le compte 408 du montant TTC, en créditant le compte de charges du montant de l’achat HT, et en créditant le compte 44586 du montant de la TVA.
Pour revenir à notre exemple, vous serez tenus de débiter le compte 4081 de 1 196 €, de créditer le compte de charges de 1 000 € et de créditer le compte 44586 de 196 € le 1er janvier (la date d'ouverture de l'exercice comptable).
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COMPTABILISATION DES ECRITURES D'INVENTAIRES : CCA, PCA, FAE, FNP
Comptes 408 : distinctions et utilisations
Le plan comptable prévoit trois comptes différents pour les factures non parvenues. Le compte 4081 concerne les fournisseurs d'exploitation et le compte 4084 concerne les fournisseurs d'immobilisations. Le compte 4088 Fournisseurs - intérêts courus est particulier : il permet d'enregistrer les pénalités de retard de paiement qui sont exigibles sans qu'un rappel du fournisseur soit nécessaire. Ce compte peut permettre de comptabiliser les pénalités de retard non encore réclamées par les fournisseurs ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40 €.
Leur solde est toujours créditeur, jamais débiteur. Un solde débiteur peut parfois bloquer le calcul de la liasse fiscale. Le montant théorique des indemnités de retard comptabilisées en compte 4088 est évalué fournisseur par fournisseur et non globalement.
Cas particuliers : facture manquante, duplicata, attestation
La loi sur les factures, plus exactement l’article 54 du Code général des Impôts, oblige les entreprises à conserver toutes leurs factures d’achats et de ventes pendant une durée minimale de 10 ans. Cependant, il arrive que les documents s’égarent ou ne soient jamais récupérés. Si votre fournisseur vous avait transmis une facture que vous avez égarée, vous pouvez le contacter pour en demander un duplicata. Ce document doit porter la mention « duplicata de facture » ou « copie délivrée à la demande de l’acheteur » et « certifié conforme à l’original ».
Si vous ne pouvez pas obtenir de duplicata, vous pouvez rédiger une attestation sur l’honneur. Vous devrez mentionner votre identité, vos coordonnées, le montant et la raison de la dépense et, éventuellement, un relevé de compte bancaire faisant uniquement apparaître la dépense. Le règlement de la facture perdue figure obligatoirement sur le relevé de compte. Saisissez le montant de l’achat TTC directement en charges (sans tenir compte de la TVA). Réintégrez ensuite cette charge au résultat.
Risques fiscaux et délais
Si vous ne régularisez pas une facture non parvenue, vous vous exposez à un risque de redressement fiscal. Le délai de prescription pour une FNP est fixé à 5 ans à compter de la date de livraison ou de réalisation de la prestation : vous êtes dans l’obligation de comptabiliser la FNP dans vos dettes tant que vous n’avez pas reçu la facture en question. Fournissez la preuve de la livraison avec des documents tels qu’un bon de livraison ou un bon de réception pour les prestations de services. Tant que la facture ne vous est pas parvenue, vous devez continuer à comptabiliser cette FNP dans vos dettes.
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Considérez la FNP comme prescrite si elle dépasse 5 ans et que vous n’avez toujours pas reçu la facture. Ne la comptabilisez plus.
Factures non payées et FNP : différences et traitements connexes
La comptabilisation d’une facture non payée concerne une créance certaine émise au client. La facture impayée est imposable même si vous n’avez pas encore reçu le paiement. Provisionner le risque client permet d’anticiper la charge d’une absence de paiement sous forme d’une dépréciation de créance. La provision de créance est déductible sous certaines conditions et doit être justifiée par des éléments probants.
À la différence d’une FNP, qui rattache une charge à l’exercice en l’absence de facture, la facture non payée est une créance émise mais non réglée; les traitements comptables (créances douteuses, créances irrécouvrables, reprises de provision) sont spécifiques et exigent des justificatifs et parfois des procédures (huissier, constats).
Bonnes pratiques et prévention
- Suivre régulièrement les factures en attente et centraliser les factures fournisseurs pour réduire le nombre de FNP.
- Évaluer le montant de la FNP à partir du bon de commande ou d'une facture équivalente du même fournisseur.
- Intégrer des outils et automatisations pour accélérer la saisie des écritures d’inventaire et utiliser les fonctions d'extourne automatique des logiciels comptables.
- Demander et conserver preuves de livraison ou de réalisation de prestations (bons de livraison, bons de réception).
La comptabilisation des factures non parvenues (FNP) a pour finalité d'assurer que chaque charge est rattachée au bon exercice comptable afin d'établir un bilan et un compte de résultat fiables. Une FNP doit faire l’objet d’une écriture de régularisation ; puis, on crédite un compte 408 intitulé « Fournisseurs - Factures non parvenues » du montant TTC.
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