Comment Facturer les Frais de Déplacement en tant qu'Auto-Entrepreneur ?

Pour exercer ton activité, te rendre sur ton lieu de travail ou rencontrer des clients, tu as souvent besoin d’utiliser ta voiture. Les indemnités kilométriques sont un sujet important pour les auto-entrepreneurs, car elles permettent de couvrir les frais liés aux déplacements professionnels. Cependant, ces frais ne sont pas déductibles directement du chiffre d'affaires dans le cadre du régime micro-entrepreneur. On vous explique comment gérer ces frais de manière efficace et intégrer ces indemnités dans vos tarifs sans affecter négativement votre activité.

Les Frais Kilométriques et Leur Gestion en Auto-Entreprise

En tant que micro-entreprise, tu ne peux pas déduire tes charges puisque selon ton régime, tu as droit à un abattement fiscal ou bien une réduction de ton taux d’imposition. En tant qu'auto-entrepreneur, votre régime fiscal présente une particularité importante : vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie selon votre activité. Cette spécificité signifie que vous ne pouvez pas déduire directement vos frais kilométriques comme le ferait une entreprise classique.

L'un des points essentiels à comprendre pour un auto-entrepreneur est que les frais kilométriques ne peuvent pas être déduits directement du chiffre d'affaires. Contrairement à d'autres statuts d'entreprises où ces frais peuvent être considérés comme des charges déductibles, dans le cas des auto-entrepreneurs, ils restent à la charge de l'individu, sauf s'ils sont intégrés dans la tarification des prestations proposées.

En clair, l’État te dit : « On réduit tes impôts en comptant 10 % de ton salaire net pour tes déplacements. Par contre, cela s’applique aux salarié(e)s, pas aux personnes en micro-entreprise.

Comment Intégrer les Indemnités Kilométriques dans Vos Tarifs ?

Bien que vous ne puissiez pas déduire directement ces frais, vous pouvez les inclure dans vos tarifs pour vous assurer qu'ils sont couverts. Cela peut se faire de plusieurs façons :

Forfait de déplacement : déterminez un montant fixe en fonction des distances parcourues (par exemple, 10 € pour moins de 10 km, 25 € entre 10 et 50 km, etc.).
Ajustement du tarif horaire : si vous calculez un tarif horaire, vous pouvez y ajouter un supplément pour couvrir vos frais de déplacement.
Supplément kilométrique : ajoutez un montant fixe par kilomètre parcouru en vous basant sur le barème kilométrique officiel.
Forfait par déplacement : fixez un montant unique par déplacement, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus.

Qu’est ce que les frais de débours pour les auto entrepreneurs ?

Le Barème Kilométrique : Comment l'utiliser ?

Le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale vous permet de calculer vos frais de déplacement à titre indicatif. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Si vous utilisez un véhicule électrique, vous bénéficiez d’une majoration de 20% de ce montant.

Il est important de rajouter environ 22% à ce montant pour compenser les cotisations sociales, et ainsi ajuster vos tarifs pour couvrir efficacement vos frais de déplacement.

Alors, si tu te poses la question de savoir comment connaître le barème des frais kilométriques, ne t’inquiète pas c’est très simple. Tout d’abord, tu devrais savoir que le barème kilométrique est fixé chaque année par l’administration fiscale. Tu peux le retrouver sur leur site internet ou encore sur des sites spécialisés en comptabilité. Sa date de sortie est très souvent quelques semaines avant le lancement de la déclaration d’impôt.

Il y a tout de même un problème, notamment pour les remboursements de frais. Ce barème est valable pour l’année N-1. Or tu as utilisé sur l’année N-1, le barème de N-2. Et ainsi de suite. Et chaque année, il y a une revalorisation du barème (inflation, carburant qui augmente, etc.). Par exemple en 2023, la revalorisation du barème a été de 5,4%.

Pour calculer les frais kilométriques, il faudra utiliser la puissance administrative de la voiture. Cette puissance est estimée en Cheval Fiscal (CV) et va de 3 CV à 7 CV. Selon la puissance de la voiture, il est estimé qu’elle consommera plus ou moins de carburant où bien que les pièces d’usures seront plus ou moins couteuses à changer.

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Bon à savoir : si tu utilises un véhicule électrique, les frais kilométriques sont majorés de 20%.

Pour résumé, le barème des frais kilométriques est utilisé pour estimer les frais de déplacement pour des trajets professionnels effectués avec son véhicule personnel. Il est utilisé par les salariés et les particuliers qui déclarent leur impôt sur le revenu aux frais réels.

Tableau : Barème Kilométrique (Exemple)

Puissance du véhicule	Jusqu'à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 CV	x km * 0,526	(x km * 0,316) + 1 051	x km * 0,370
4 CV	x km * 0,660	(x km * 0,370) + 1 451	x km * 0,396
5 CV	x km * 0,660	(x km * 0,370) + 1 451	x km * 0,396

Note: Ce tableau est un exemple simplifié. Les valeurs exactes sont mises à jour annuellement par l'administration fiscale.

Avantages d'Inclure les Indemnités Kilométriques dans Vos Tarifs

Une meilleure gestion de vos coûts
Inclure les indemnités kilométriques dans vos tarifs vous permet de compenser les frais liés à l'utilisation de votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels (carburant, entretien, assurance, etc.). De plus, cela vous permet d'anticiper vos revenus et dépenses plus facilement.
Simplification administrative
En intégrant ces frais dans vos tarifs, vous évitez la gestion des justificatifs et des notes de frais, ce qui simplifie considérablement vos démarches administratives. Vous n'avez plus à vous soucier de la collecte de documents ou de la tenue de comptes détaillés pour chaque déplacement professionnel.

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Transparence avec vos clients
Les clients auront une vision claire du coût total de votre prestation, y compris les frais de déplacement. Cette transparence peut renforcer la relation de confiance avec vos clients et éviter toute incompréhension liée à des frais supplémentaires.
Flexibilité tarifaire
L'inclusion des frais kilométriques dans vos tarifs vous permet également d'ajuster vos prix en fonction de la distance parcourue, rendant vos prestations plus flexibles. Vous pouvez choisir de facturer un forfait par déplacement ou un supplément kilométrique selon la situation.
Gestion administrative et optimisation de la trésorerie
Bien que vous ne puissiez pas déduire directement les indemnités kilométriques, les intégrer dans vos tarifs permet de simplifier la gestion de votre activité.
- Réduction de la paperasserie : vous n'avez pas besoin de conserver des justificatifs détaillés de vos déplacements, ce qui vous permet de gagner du temps.
- Amélioration de la planification financière : en prenant en compte ces frais dans vos tarifs, vous pouvez mieux gérer votre trésorerie et ajuster vos dépenses et revenus en fonction de vos déplacements.

Les Frais de Débours : Une Alternative

Une autre alternative consiste à utiliser le système des frais de débours. Cette méthode permet de refacturer à l'identique les dépenses engagées pour le compte du client, comme les billets de train ou les frais d'hébergement.

Les frais de débours correspondent à tous les frais engagés pour le compte d’un client. Les factures doivent alors être au nom du client.

Tu dois obtenir un accord écrit de la part de ton client pour engager des frais à son nom. Le budget alloué doit alors être précisé.

Toute facture que tu vas obtenir doit être libellée au nom du client.

Demander le remboursement à la fin de ta prestation des frais de débours auprès de ton client. C’est important, de se faire rembourser le montant exact, tu n’as pas le droit de réaliser une marge sur les frais de débours.

En ce qui concerne les frais kilométriques, tu ne pourras pas les utiliser puisqu’il n’y a pas de factures pour justifier la dépense auprès de la comptabilité.

Limites et Précautions à Prendre

L'inclusion des indemnités kilométriques dans vos tarifs augmente votre chiffre d'affaires, ce qui peut entraîner une hausse de vos cotisations sociales et de votre imposition. Cela peut aussi vous rapprocher des plafonds de chiffre d'affaires du régime de la micro-entreprise, ce qui peut avoir des conséquences sur votre statut.

Cette méthode peut rendre vos prestations plus chères que celles de vos concurrents qui ne facturent pas ces frais ou qui les incluent différemment. Il est donc essentiel de trouver un équilibre pour ne pas perdre de clients en raison de tarifs trop élevés.

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