Feuille de Présence Assemblée Générale SARL : Modèle et Informations Essentielles
La feuille de présence établie lors d’une assemblée générale (AG) de société n’est pas un document inutile ou anodin. Bien au contraire, elle présente une réelle importance.
Pour rappel, une assemblée générale désigne la réunion des associés, des actionnaires et des dirigeants afin qu’ils se prononcent sur un ordre du jour. Elle doit se réunir au minimum 1 fois par an, parfois plus selon le type de société. A minima, elle permet d’approuver les comptes de l’entité et d’affecter les résultats. Mais d’autres décisions peuvent y être prises.
Alors, à quoi sert la feuille de présence d’une assemblée générale ? Découvrez nos réponses et un modèle personnalisable pour vous inspirer.
Qu'est-ce que la Feuille de Présence d’une AG ?
La feuille de présence est un document d’entreprise écrit important, établi lors d’une assemblée générale d’une société. Elle prend généralement la forme d’un tableau qui liste les personnes présentes ou représentées à cette réunion.
À noter : D’autres feuilles permettant de justifier de la présence ou de l’absence de membres peuvent être prévues. C’est par exemple le cas de celle établie par le syndic lors d’une AG de copropriété, ou celle établie si les statuts ou le règlement intérieur d’une association le prévoient lors de son AG.
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Quel est le Rôle d’une Feuille de Présence d’Assemblée Générale ?
La feuille de présence a plusieurs fonctions :
- Elle permet de savoir qui est présent à l’AG et avec quel mode de participation : présent, représenté, vote par correspondance, vote en ligne.
- Elle annexe les pouvoirs donnés à chaque mandataire, en cas d’absence de l’actionnaire.
- Elle sert de preuve en cas de contestation des conditions de vote : elle atteste que les droits de chaque actionnaire présent ou représenté ont été respectés, car il pouvait parfaitement participer aux discussions et aux votes.
- Autrement dit, elle permet de contrôler qu’un quorum et une majorité ont été atteints.
La Feuille de Présence d’AG est-elle Obligatoire ?
À chaque assemblée générale de l’entreprise est tenue une feuille de présence. C’est une obligation légale, mais qui ne vaut que pour les sociétés anonymes (SA) (article L225-114 du Code de commerce). À défaut d’exister en SA, les délibérations de l'assemblée peuvent être annulées. Seuls les associés ou les actionnaires sont autorisés en justice à contester la régularité des feuilles de présence.
Pour les autres types de sociétés, elle est facultative, mais reste conseillée :
- SARL
- SAS
- SASU
- SNC
Bon à savoir : Les statuts de la société peuvent également rendre obligatoire la tenue d’une feuille de présence lors des AG de celle-ci.
Comment se Présente une Feuille de Présence ?
Le droit des sociétés fixe des mentions obligatoires pour la feuille de présence d’AG en SA. Les mentions imposées sont prises par décret et listées à l’article R225-95 du Code de commerce.
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Les Mentions Obligatoires en SA
Le document doit contenir :
- Les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance.
- Le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ceux-ci.
- Les nom, prénom, domicile de chaque mandataire.
- Le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits.
- La signature de chaque personne présente (actionnaire et mandataire).
Les Annexes
Peuvent être annexés à la feuille de présence, sous format électronique ou numérisé, la procuration ou le formulaire de vote par correspondance portant :
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire mandant ou votant par correspondance.
- Le nombre d'actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions.
Dans ce cas, mention doit être faite sur la feuille du nombre de pouvoirs et de formulaires de vote par correspondance annexés à cette feuille ainsi que le nombre des actions et des droits de vote correspondant aux procurations et aux formulaires.
Les Conditions de Forme
Elle peut être manuscrite. La loi permet l’existence d’une feuille de présence digitale et sa signature électronique. Elle est un gage supplémentaire de sécurité, en cas de perte de l’écrit.
Bon à savoir : Toutes les formes de sociétés peuvent tenir des assemblées générales dématérialisées. Le procès-verbal de l’assemblée générale doit alors préciser que celle-ci s’est tenue par visioconférence. Il peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun de ses membres (article R225-106 du Code de commerce).
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Conseil Feuille de présence
Qui Signe la Feuille de Présence ?
En SA, cette feuille de présence doit être signée par le dirigeant, les associés, les actionnaires et les mandataires présents.
Pour les autres structures juridiques, les signataires peuvent être librement déterminés.
Qui Certifie la Feuille de Présence à l’Assemblée Générale ?
La feuille de présence, émargée par les actionnaires présents et les mandataires, est certifiée exacte par le bureau de l'assemblée.
Généralement, la mention suivante est apposée : Le Président déclare que la feuille de présence est exacte et atteste que X actionnaires sont présents ou représentés.
Comment Consulter une Feuille de Présence Établie ?
La feuille de présence, les pouvoirs et les formulaires de vote à distance sont consultables sous format papier, ou, le cas échéant, numérisé ou électronique.
Qui Doit Être Présent à une AG ?
Les présents requis à une AG dépendent de la forme de la société. Les associés reçoivent obligatoirement une convocation. En règle générale, toute personne peut se faire représenter.
D’autres personnes peuvent également être présentes :
- Les gérants non associés
- Les détenteurs d’obligations
- Le commissaire aux comptes
- Le commissaire de justice désigné pour constater la délibération ou assister un associé le cas échéant
- Un avocat
- Le ou les représentants du CSE
Combien de Temps l’Entreprise Doit-elle Conserver ses Feuilles de Présence d’AG ?
Les feuilles de présence des 3 derniers exercices doivent être conservées (article L225-117 du Code de commerce). En effet, tout actionnaire a le droit, à tout moment, d’en réclamer la communication pendant 3 ans.
Feuille de Présence Assemblée Générale SAS : Quelles Spécificités ?
La convocation à une assemblée générale n'est pas obligatoire pour les SAS mais elle est indispensable dès lors qu'il y a plusieurs associés. Les décisions prises lors de l'assemblée générale sont formalisées dans un PV d'assemblée générale. Ce document liera les participants de l'assemblée générale présents physiquement ou qui auront délégué leurs pouvoirs (voir ici notre modèle de pouvoir). La feuille de présence agit comme un moyen de preuve et permet donc de formaliser qui était présent à la réunion d'assemblée générale.
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