Modèle de calcul IK frais kilométriques SASU — feuille Excel complète et guide pratique
Vous calculez à chaque fois le montant de vos indemnités kilométriques à la main en additionnant tous les trajets que vous avez fait de mémoire? Nous vous proposons ici un fichier très simple de suivi des trajets sur Excel. Le suivi des déplacements et des frais kilométriques est essentiel pour les salariés en déplacement. Mais il est aussi important pours les créateurs et les chefs d’entreprise (gérants de SARL, présidents de SAS notamment) afin de pouvoir se rembourser les frais sans payer d’impôt ou de cotisation sociale sur ces montants.
Pourquoi tenir un tableau frais kilométriques Excel ?
On ne le dira jamais assez, tenir un tableau de frais kilométriques 2026 Excel conforme au barème officiel de remboursement publié chaque année par l’administration fiscale, est essentiel en entreprise. Sur le plan fiscal et comptable, ce tableau frais kilométriques 2026 Excel garantit la conformité légale. Le remboursement des frais kilométriques concernent uniquement les déplacements professionnels accomplis avec un véhicule personnel. Rappelons que les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite des plafonds officiels.
À quoi sert un tableau de calcul kilométrique ?
Un tableau de calcul kilométrique est bien plus qu’un simple outil Excel. Il vous aide à suivre vos déplacements professionnels, à calculer précisément vos frais kilométriques et à préparer votre déclaration de revenus. Il vous suffit d’indiquer vos trajets, la puissance de votre véhicule et le kilométrage parcouru. Le calcul des indemnités kilométriques (IK) couvre bien plus que la consommation de carburant.
Avantages
- Un bon calcul des indemnités kilométriques, c’est donc à la fois un gain de temps, d’argent et une meilleure gestion administrative.
- Les modèles Excel, comme celui proposé par Qonto, sont toutefois plus simples à utiliser. Ils sont pré-remplis et les formules de calcul sont intégrées pour gagner du temps.
- Pour vous simplifier encore plus la vie, faites vos factures avec Zervant. Le logiciel vous permet de créer, éditer et envoyer vos devis et factures en ligne en toute simplicité.
Contenu et structure du modèle Excel recommandé
Le document comporte un premier onglet dans lequel vous pourrez saisir vos données, les caractéristiques de votre véhicule (sa puissance), ainsi que l’estimation de kilomètres à parcourir sur l’année. À la fin de l’année, consultez le dernier onglet : « calcul de la régularisation ». En effet, en fonction de vos kilomètres réellement parcourus, et par rapport à votre estimation de départ, il peut y avoir un écart.
Dans le fichier actuel, une formule reprend automatiquement le relevé à l’arrivée du trajet précédent. Dans ce cas, il faudra effectuer un relevé à chaque trajet et l’inscrire au journal. Si vous souhaitez écarter les trajets personnels, il faudra alors inscrire à la main le relevé de départ (car dans le fichier actuel, une formule reprend automatiquement le relevé à l’arrivée du trajet précédent). Vous pouvez également simplement rentrer la distance parcourue en kilomètres dans la dernière colonne.
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Informations indispensables à inclure
- L'identité du salarié ;
- la date des différents déplacements professionnels et leur motif ;
- le nombre de kilomètres ;
- la puissance du véhicule ;
- le point de départ et d'arrivée ;
- les justificatifs pour chaque dépense engagée.
Comment calculer les indemnités kilométriques (méthode)
Pour réaliser un calcul d’indemnité kilométrique juste et conforme, il suffit de multiplier la distance parcourue par le coefficient correspondant à votre véhicule dans le barème fiscal. Le montant d'une indemnité kilométrique se calcule à partir du barème mis à jour régulièrement par l'administration fiscale (URSSAF) et se base sur la distance parcourue et la puissance du véhicule utilisé.
Le barème kilométrique dépend à la fois de la puissance du véhicule (de 3 à 7 CV ou plus) et du nombre de kilomètres effectués sur l’année. Chaque année, l’administration publie un nouveau barème tenant compte de l’évolution du prix des carburants et du coût de l’entretien. Les barèmes kilométriques applicables en 2026 sont identiques à ceux appliqués en 2025. Après plusieurs années de gel, le barème de l'indemnité kilométrique a été ré-évalué en 2022 et en 2023. Il reste inchangé pour 2024 et 2025.
Exemple de calcul
Pour obtenir le montant du dédommagement à verser, il suffit de multiplier la distance parcourue par le coefficient indiqué dans ce tableau. Par exemple, un trajet de 500 kilomètres réalisé avec une voiture de 4 CV donne droit à une indemnité de 500 x 0,575 = 287,50 €. Bon à savoir : Le versement est majoré de 20 % lorsqu’un véhicule électrique est utilisé.
Utilisation pratique et bonnes pratiques
Il vous faudra donc commencer à remplir le document en début d’année, même si le barème n’est pas encore connu. Si vous utilisez plusieurs véhicules, séparez vos calculs par type de voiture afin d’obtenir un résultat fiable. Vérifiez également que vos déplacements professionnels sont bien couverts par votre assurance. La note de frais kilométriques est un document qui permet aux salariés d’obtenir une indemnité pour couvrir leurs frais de déplacement lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est possible lorsque les frais avancés sont : dans l’intérêt de l’entreprise ; raisonnables et proportionnés ; justifiés par une facture. Pour compenser les dépenses engagées pour l’utilisation du véhicule, l’entreprise peut verser une indemnité aux employés ou à son dirigeant. Elle repose sur l’évaluation de plusieurs éléments, comme : les frais de carburant ; les frais d'assurance annuelle ; les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ; les frais liés à son usure générale.
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Fréquence et organisation
En fonction de son organisation, l’entreprise peut demander à ses salariés de produire des notes de frais de manière quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. La gestion des notes de frais kilométrique peut être compliquée à gérer lorsque vous avez beaucoup de salarié. Vous avez un grand nombre de notes de frais kilométriques à traiter ? Le remboursement des dépenses professionnelles et le traitement comptable des notes de frais sont des tâches fastidieuses et chronophages.
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Solutions logicielles et modèles prêts à l’emploi
Coover met à votre disposition un modèle de note de frais kilométriques par notre équipe comptable. Il est gratuit et disponible en format Excel. Coover met à votre disposition un tableau de frais kilométriques Excel avec les chiffres du barème 2025. Ce modèle note de frais indemnité kilométrique est gratuit et validé par l'administration fiscale. Il existe de nombreux logiciels vous permettant de gérer tout type de notes de frais.
Si les logiciels de note de frais ne sont pas gratuits, ils représentent tout de même un bon investissement, car ils permettent d'important gain de temps et d'éviter de faire des erreurs. En effet, ils automatisent la gestion de notes de frais : le salarié ajoute sa note de frais sur son espace personnel et son manager la valide. Pour gagner un temps précieux, utilisez plutôt Qonto pour calculer les indemnités kilométriques. Avec cet outil, vos salariés peuvent créer leurs notes de frais en parfaite conformité réglementaire. De votre côté, vous traitez les demandes de remboursement de vos employés plus rapidement. Il vous suffit de valider les notes de frais soumises pour que le remboursement ait lieu instantanément.
Comparaison rapide : modèle Excel vs logiciel
| Critère | Modèle Excel | Logiciel (Qonto, Zervant...) |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Payant (ROI en gain de temps) |
| Automatisation | Formules pré-remplies, saisie manuelle | Automatisation, validation et envoi |
| Conformité | Conforme si bien rempli | Conforme, réduit les erreurs |
Notes pratiques pour les dirigeants de SASU
Le calcul indemnité kilométrique est un sujet incontournable pour les salariés, indépendants et chefs d’entreprise qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce mécanisme, aussi appelé défraiement kilométrique ou calcul IK, permet de compenser les dépenses liées à vos déplacements professionnels : carburant, usure du véhicule, assurance et entretien. Nous nous plaçons ici dans le premier cas. Les salariés doivent déclarer à leur employeur leurs trajets avec l'aide d'un modèle ou exemple de note de frais kilométrique.
La note de frais kilométriques est donc un justificatif que le salarié doit transmettre à son employeur afin de se faire rembourser des charges engagées lors de l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Il doit également transmettre les reçus qui permettront de prouver que des dépenses ont été engagées. Certaines informations doivent figurer sur une note de frais kilométrique afin que celle-ci puisse être traitée et que l'employé puisse être remboursé.
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Que faire en cas d’erreur ou d’oubli ?
Vous avez fourni un modèle de note de frais kilométriques à vos salariés, mais ces derniers ne le remplissent pas correctement ? L’utilisation d’un modèle permet d’éviter les erreurs. Utilisé par les collaborateurs de l’entreprise, il facilite les échanges et simplifie la création des notes de frais et leur saisie comptable. L’outil proposé par Qonto est plus avantageux qu’un modèle de note de frais kilométriques, notamment pour limiter le risque d’oublis ou d’erreurs de saisie.
Si des écarts apparaissent entre l’estimation et le réel, consultez le dernier onglet de votre fichier Excel : « calcul de la régularisation ». En pratique, il vous faudra justifier chaque déplacement par une note de frais et des pièces justificatives pour que le remboursement soit validé et exonéré de charges dans la limite des plafonds officiels.
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