Formulaire Kbis Auto-Entrepreneur : Tout ce que Vous Devez Savoir

Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Régulièrement, de nombreux organismes publics ou privés vous réclament un Kbis.

Alors, comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ? Découvrez toutes les options qui s’offrent à vous pour effectuer une demande de Kbis en ligne.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels.

Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée. Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.

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Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Qui doit avoir un KBIS ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET). Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :

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• 2,69 euros pour un retrait sur place.
• 4,03 euros pour un envoi par courrier.
• 3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.

Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.

Alternatives au KBIS

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

• Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
• Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

Comment commander un extrait KBIS en ligne ?

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés. La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante : Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

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Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

1. Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
2. Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
3. Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Comment obtenir un extrait Kbis par internet ?

Les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis depuis 2019. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande. Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

De plus, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

C’est pourquoi il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite. Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Il est disponible sur monidenum.fr si vous êtes immatriculé au RCS.

KBIS et Auto-Entrepreneur

Vous êtes auto-entrepreneur (également appelé micro-entrepreneur) et on vous demande un extrait Kbis ? À quoi sert un Kbis ? L’extrait Kbis aussi appelé l'extrait k est un document qui atteste de l'immatriculation de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est disponible en ligne et gratuitement. Ce document peut être requis pour certaines démarches, telles que l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou l'achat de matériel auprès d'un fournisseur.

L'extrait K est le même document que l'extrait Kbis. Il ne s'adresse toutefois pas à la même personne. En effet, l'extrait Kbis est à destination des personnes morales (Sociétés commerciales : SARL, SAS, etc). Un extrait Kbis dispose d'une validité de trois mois. L'extrait Kbis permet de prouver l'existence légale de votre activité. L'extrait Kbis est essentiel pour ouvrir un compte bancaire et y déposer le capital social de votre société. Il permet de réaliser plusieurs démarches administratives dont l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié à l'activité professionnelle.

Sans immatriculation de l'auto-entrepreneur, il n'est pas possible d'obtenir un extrait K. Il est donc impératif d'effectuer une déclaration d'activité via le site du Guichet unique. L' auto-entrepreneur n'est pas le seul à être habilité pour réaliser une demande d'extrait K. Ce dernier est une donnée accessible au public. Pour obtenir un extrait K, il convient de se rendre sur le site dédié de l'Etat. Il convient de remplir les informations relatives à votre entreprise ou votre auto-entreprise pour disposer de votre document. L'auto-entrepreneur peut se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir un extrait valable. Une micro-entreprise ne dispose pas d'extrait Kbis. Les informations relatives à votre micro-entreprise doivent être tenues à jour en permanence. La demande d'inscription modificative s'effectue auprès du Guichet unique.

Extrait K ou Kbis : quelles différences ?

L’extrait Kbis ou l'extrait K est la carte d’identité d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document officiel atteste de l’existence légale de l’entreprise et regroupe des informations actualisées la concernant. L'extrait Kbis et l’extrait K sont la même chose.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'inscription au Registre National des Entreprises (RNE)

Pour exister juridiquement, toute entreprise doit s’immatriculer, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société. Depuis le 1er janvier 2023 avec le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, la procédure a été mise à jour. Cette immatriculation se fait auprès du RNE que votre activité soit commerciale, artisanale, agricole ou libérale. Elle vous donne droit à un extrait d’inscription qui correspond à la carte d’identité de votre micro-entreprise.

La création de ce registre entraîne la disparition du Répertoire des Métiers (RM) et du Registre des Actifs Agricoles (RAA). En revanche, le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) continuent d’exister. Si vous exercez dans l’un de ces deux domaines, vous devez alors vous inscrire au RNE et auprès de l’un de ces deux registres.

Avec la mise en place du Registre National des Entreprises (RNE) et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins important.

Quand reçoit-on automatiquement son extrait Kbis ?

Lors de votre immatriculation en micro-entreprise, vous recevez automatiquement votre extrait Kbis lors de l’immatriculation de votre micro-entreprise si vous réalisez une activité commerciale.

La déclaration d’activité de l’auto-entrepreneur se fait en ligne via le site du guichet unique de l’INPI. Vous devez remplir un formulaire de création d’entreprise et soumettre les pièces justificatives demandées. En tant qu’auto-entrepreneur exerçant une activité commerciale, vous devez fournir :

• Une copie de votre pièce d’identité valide ;
• Un justificatif de domicile daté de moins de 3 mois ;
• Une attestation sur l'honneur de non-condamnation.

Une fois ces étapes complétées, votre dossier est automatiquement transmis au greffe du tribunal de commerce de votre département pour l’immatriculation de votre entreprise. Après validation de votre demande, vous recevez une notification confirmant l'immatriculation de votre micro-entreprise au RNE et au RCS. Par la suite, vous recevrez votre extrait Kbis auto-entrepreneur.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

• Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
• Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Contenu d'un extrait Kbis

Les extraits Kbis sont des documents officiels qui contiennent toutes les informations permettant d’identifier une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés.

En tant qu’auto-entrepreneur, si vous recevez un extrait Kbis, il contiendra notamment :

• La date de création de votre auto-entreprise
• La dénomination de votre auto-entreprise
• Vos informations d’identité (nom, date de naissance, commune de naissance, nationalité)
• Votre immatriculation au RCS
• Le type d’activité commerciale exercée (code NAF)
• Votre numéro SIREN
• L’adresse de domiciliation
• La référence de votre autorisation à exercer si votre activité est réglementée : la certification ou le diplôme correspondant

Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

• Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
• La raison sociale.
• La forme juridique.
• Le nom commercial.
• L'adresse du siège.
• L'activité détaillée.
• Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
• La date de constitution de la société et sa durée de vie.
• La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
• L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
• La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

• Son nom et prénom.
• Sa date de naissance.
• Sa nationalité.
• Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Sanctions en l'absence de KBIS

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Tableau récapitulatif des registres d'immatriculation

Voici un tableau récapitulatif pour vous aider à y voir plus clair dans cette démarche :

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