Comment remplir le formulaire M4 pour la radiation d’une SARL

La vie d’une entreprise n’est pas toujours un long fleuve tranquille. Lors de la fermeture d’une entreprise, il est nécessaire de procéder aux formalités de dissolution puis de liquidation. Lorsque les associés décident de dissoudre la société, ils doivent à cette occasion nommer un liquidateur qui dispose d’un délai de 3 ans pour procéder à la liquidation amiable.

Qu’est-ce que le formulaire M4 ?

Le formulaire M4, encore appelé imprimé M4 ou Cerfa 11685, est un document de déclaration de radiation d’une personne morale (EURL, SAS, SASU, SELARL, SARL, SNC, commandite…). Il se compose de 3 pages, dont la première doit obligatoirement être renseignée par le représentant légal de la société. Les autres pages se remplissent automatiquement. Il s’agit du fameux imprimé M4 intitulé « Déclaration de radiation d’une personne morale ». Ce cerfa porte le numéro 11685.

Quand remplir le formulaire M4 ?

Remplir le formulaire de radiation cerfa M4 est l’une des dernières étapes pour obtenir la radiation d’une société. En effet, ce document n’est rempli qu’une fois les opérations de liquidation achevées. Ainsi, il convient de prendre la décision de clôture de la société en convoquant une assemblée générale extraordinaire. Encore, il convient de nommer un liquidateur. En outre, chacune de ces étapes entraîne des formalités à accomplir auprès du CFE, ainsi que des mesures de publicité. Enfin, une fois les opérations de liquidation achevées, il appartiendra aux associés de donner quitus au liquidateur et d’approuver les comptes définitifs de liquidation. Ce n’est qu’après cela qu’il appartiendra d’accomplir les formalités pour obtenir la radiation de la société. Ces formalités doivent être accomplies dans les 30 jours suivant la cessation totale de l’activité de la société.

À qui incombe le remplissage ?

Il appartient au liquidateur de compléter le Cerfa 116185. Il peut s’agir du dirigeant de la société ou d’une tierce personne. Dans tous les cas, une pièce d’identité du signataire doit nécessairement être jointe au dossier de radiation. Normalement, il revient au dirigeant de la société de remplir ce formulaire. Toutefois, il est possible de déléguer cette formalité, notamment auprès du liquidateur de la société. Dans un tel cas, il faudra prévoir une délégation de pouvoir attestant du droit donné au liquidateur de remplir le document. Ce pouvoir devra être joint au dossier de radiation.

Structure du formulaire : remplissage point par point

Le formulaire M4 se décompose en plusieurs parties : un rappel d’identification de l’entreprise, une déclaration relative à la personne, une déclaration relative à la fermeture de l’établissement, une déclaration sociale et des renseignements complémentaires. Le formulaire M4 se compose de trois exemplaires, mais seul le premier est à renseigner.

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Prenier encadré (point 1) : rappel d’identification

• Il conviendra, dans cet encadré, de renseigner les informations permettant d’assurer l’identification de la société dont la radiation du RCS est demandée.
• Pour commencer, il faudra renseigner le numéro d’identification de la société. Il s’agit du numéro SIREN de la société, délivré par l’INSEE. Il correspond au 9 premiers chiffres de l’un des numéros SIRET de l’entreprise. Ce numéro peut être trouvé en se rendant sur le site d’infogreffe. En effet, il suffit d’y effectuer une recherche de la dénomination sociale et de l’adresse de la société.
• De plus, il conviendra d’indiquer auprès de quel greffe la société est immatriculée.
• Encore, il sera nécessaire de renseigner la dénomination sociale de la société dont la radiation est demandée.
• Enfin, il faudra indiquer l’adresse du siège social de la société.

Deuxième encadré : déclaration relative à la personne (points 2, 2‑bis et 3)

• Le point deux permet de renseigner la date de cessation totale de l’activité de la société. Ainsi, il sera nécessaire de renseigner la date à laquelle la dissolution est effective d’un point de vue fonctionnel.
• Le point 2‑bis : il sera nécessaire de préciser la date de clôture des opérations de dissolution. En outre, il conviendra de renseigner la raison entraînant la radiation de la société. Le formulaire cerfa 11685, dit formulaire M4, prévoit quatre hypothèses de radiation, ainsi qu’une option « autre ».
• Si la radiation intervient suite à la clôture d’une procédure de liquidation, il convient de cocher la case « clôture de liquidation ». De même, en cas de dissolution d’une société suite à un transfert universel de patrimoine il convient d’indiquer que la radiation intervient après « réalisation du transfert de patrimoine » en cochant la case correspondante. Il est possible de cocher les cases « fusion » ou « scission » quand ces opérations entraînent la radiation de la société du RCS. Enfin, le cerfa M4 comprend une case « autre ».
• Le point 3 : la personne remplissant le formulaire devra indiquer si la société comporte encore des salariés au moment de la radiation. Cette information s’exprime au travers du choix entre une case « oui » et une case « non ».

Troisième encadré (point 4) : déclaration relative à la fermeture d’établissement(s)

Ce cadre s’adresse aux sociétés dont le siège social ne constitue pas l’unique local. En effet, la radiation d’une société peut entraîner la fermeture de nombre de ses établissements. À cette fin, le formulaire de radiation M4 propose de renseigner l’adresse des établissements fermés. Encore, il sera nécessaire de renseigner la raison de la fermeture.

• Le formulaire cerfa M4 prévoit deux hypothèses de fermeture d’un établissement : la suppression de l’établissement (l’existence de l’établissement prend fin concurremment à la radiation de la société) ou la vente de l’établissement. Il reste possible de cocher une case « autre » si la raison diffère.
• Cependant, le formulaire cerfa M4 ne permet de déclarer la fermeture que de deux établissements. Dans le cas où la société compte plus de deux établissements, un nouveau formulaire doit être complété ou il suffit de compléter le formulaire M’ (cerfa 11681) pour les fermetures supplémentaires.
• Le cadre 4 ne concerne que les établissements autres que le siège social. Si la société ne dispose que d’un siège social, elle n’a pas à le remplir.

Quatrième encadré (point 5) : déclaration sociale - régime TNS

Le formulaire cerfa M4 prévoit un encadré à destination des personnes affiliées au régime des travailleurs non salariés (TNS). Cet encadré s’adresse notamment au gérant majoritaire d’une SARL. Il conviendra de renseigner le nom de naissance de la personne affiliée au régime des TNS, ainsi que son nom d’usage si ceux‑ci venaient à être différents. Encore, la personne devra renseigner son prénom, ainsi que sa date et son lieu de naissance. Enfin, la personne affiliée au régime des TNS devra indiquer son numéro de sécurité sociale. Les informations fournies dans cet encadré seront transmises aux différents organismes de sécurité sociale par le CFE auprès duquel le formulaire sera déposé.

Cinquième encadré : renseignements complémentaires (points 6, 7 et 8)

• Point 6 : champ libre permettant à la personne complétant le document de formuler des observations (par exemple, indiquer la raison sous‑tendant le remplissage du formulaire).
• Point 7 : il renseigne sur l’adresse à laquelle le greffe va répondre à la demande de radiation du RCS de l’entreprise. Il conviendra d’indiquer une adresse où pourra être expédiée la correspondance. En outre, il est nécessaire de renseigner un numéro de téléphone ainsi qu’une adresse courriel.
• Point 8 : signature du document. La personne ayant rempli le document devra y apposer sa signature. Il devra également y indiquer ses nom et prénom (ou sa dénomination sociale dans le cas d’une société), ainsi que son adresse. En outre, il lui appartiendra de cocher la case correspondant à son identité parmi : représentant légal, mandataire, une autre personne. Dans l’hypothèse où le document est complété par un mandataire, il conviendra de produire le pouvoir lui délégant la possibilité de remplir le formulaire cerfa M4. Enfin, il conviendra d’indiquer la date et le lieu auxquels le formulaire de radiation a été complété, ainsi que le nombre d’intercalaires M’ jointes à celui‑ci.

Pièces à joindre au dossier de radiation

Cet imprimé s’ajoute à d’autres justificatifs pour former le dossier de demande de radiation. Plusieurs pièces justificatives accompagnent l’imprimé M4 pour compléter le dossier de dissolution. Entre autres :

• un exemplaire du procès‑verbal attestant l’approbation des comptes de liquidation ;
• un exemplaire des comptes de liquidation ;
• une attestation de publication de l’acte de clôture dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) ;
• la pièce d’identité du signataire et, le cas échéant, la délégation de pouvoir si le formulaire est rempli par un mandataire.

Dépôt du dossier et suite de la procédure

Une fois le formulaire cerfa M4 complété, il convient de le joindre au dossier de dissolution qui sera adressé au CFE compétent. La société qui demande sa radiation du registre du commerce et des sociétés (RCS) doit constituer un dossier et le déposer sur le site du guichet unique. Au niveau du remplissage du formulaire M4, il peut s’effectuer directement sur le site du guichet unique, à l’écran. Seule la première page doit être complétée. Les informations se reportent automatiquement sur les autres feuillets de l’imprimé.

Le greffe du tribunal de commerce reçoit le dossier de radiation de l’entreprise. Il en apprécie la validité et procède à la radiation lorsque c’est possible. Lorsque la demande est favorable, le greffier passe à la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Le greffe lui délivre alors un extrait Kbis de radiation. La radiation donnera lieu à l’insertion d’un avis de radiation au BODACC. La société n’existera plus à partir du moment de l’effectivité de sa radiation ; elle perdra sa personnalité morale.

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Points de vigilance et bonnes pratiques

• Vérifier le numéro SIREN (9 chiffres) sur l’extrait Kbis ou via Infogreffe avant de compléter le cadre 1.
• Ne remplir le M4 qu’après avoir approuvé les comptes définitifs de liquidation et donné quitus au liquidateur.
• Joindre la preuve de publication dans un JAL pour éviter un rejet du dossier ; la publication d’une annonce légale par les intermédiaires classiques représente une certaine somme pour une entreprise en train de fermer et donc rarement en bonne santé.
• Respecter le délai : ces formalités doivent être accomplies dans les 30 jours suivant la cessation totale de l’activité de la société.
• Si la société compte plus de deux établissements à fermer, prévoir des formulaires supplémentaires (M’ cerfa 11681).
• En cas de remplissage par un mandataire, joindre le pouvoir de représentation.
• Penser à indiquer une adresse de correspondance fiable dans le cadre 7 (réception de l’attestation de dépôt et du Kbis de radiation).

Cas fréquents de motif de radiation

• Clôture de liquidation : radiations suite à la clôture d’une liquidation amiable ou judiciaire.
• Réalisation du transfert de patrimoine : en cas de transfert universel du patrimoine.
• Fusion ou scission : lorsque l’opération entraîne la disparition de la société au RCS.
• Autre : motif non prévu par les cases standards.

Contactez un professionnel si nécessaire

Pour qu’une société cesse d’exister légalement, elle doit demander sa radiation des registres légaux. Il est souvent conseillé de contacter un comptable ou un avocat pour s’assurer de la bonne clôture des comptes, du paiement des créanciers et de la mise en conformité fiscale avant de déposer le dossier. Le greffe du tribunal de commerce reçoit la demande de radiation et statue sur son sort. Lorsque le dossier est complet, il procède à la radiation et délivre l’extrait Kbis de radiation.

Attention : Depuis le début de l’année 2023, un guichet unique a été instauré pour rassembler toutes les formalités de création, de modification et de cessation d’activités au même endroit. Auparavant, il était nécessaire de soumettre les dossiers correspondants à différents Centres de formalités des entreprises (CFE), en fonction de la nature de l’activité.

La plupart du temps, le formulaire M4 est utilisé pour déclarer la radiation d’une société pour cause de clôture de liquidation. Elle fait suite à une liquidation amiable ou à une liquidation judiciaire. Préalablement à celle‑ci, un organe a dû décider de dissoudre la société. Dans le cas d’une liquidation amiable, un liquidateur a vendu les actifs et remboursé les passifs. Quoiqu’il en soit, la radiation n’est effective que lorsque le greffe a traité favorablement le dossier et procédé à l’inscription de la radiation au RCS et au BODACC.

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