Frais professionnels déductibles en SASU : guide pratique

La déductibilité des charges constitue effectivement l’une des raisons qui encouragent les entrepreneurs à opter pour la création d’une SASU. Les frais déductibles pour la Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) ont un impact non négligeable sur ses charges fiscales et donc sur la gestion de la SASU. Avant de s’interroger sur les frais déductibles, il faut avoir une vision claire des charges supportées par la SASU.

Principes fondamentaux de la déductibilité

Pour qu’une dépense soit déductible du résultat de votre entreprise, elle doit impérativement remplir trois conditions cumulatives. 1. C’est le principe fondamental : la dépense doit être nécessaire ou utile au développement de l’activité de la SASU. 2. Aucune déduction n’est possible sans preuve. Chaque dépense doit être justifiée par une pièce comptable en bonne et due forme, généralement une facture. 3. La dépense doit être réelle et son montant ne doit pas être exagéré par rapport aux usages de la profession ou à la taille de l’entreprise.

Ces trois conditions sont résumées aussi ainsi : la dépense est nécessaire à l’activité professionnelle ; son montant est raisonnable et proportionné à certaines limites ; la dépense est justifiée avec une facture et/ou note de frais. Une fois remboursés par l’entreprise, les frais sont considérés comme des charges sur le plan comptable. La SASU peut déduire ces charges de son résultat imposable afin de faire baisser ses impôts.

Catégories de charges d’une SASU

Les charges d’une société par actions simplifiée unipersonnelle se décomposent sous 3 formes : les charges sociales ; les charges fiscales ; les charges d’exploitation. Les charges sociales correspondent principalement aux cotisations prélevées sur la rémunération du président de la SASU et des salariés. Les charges fiscales dépendent du régime d’imposition retenu. Une SASU soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) est imposée au taux normal de 25 % sur son bénéfice. Les charges d’exploitation, enfin, regroupent les dépenses engagées pour le bon déroulement de l’activité de la SASU (achats, fournitures, sous-traitance).

Les rémunérations versées aux salariés et au président de SASU, ainsi que les cotisations sociales correspondantes, constituent des charges déductibles du résultat de la SASU. Il en va de même pour les honoraires réglés à des prestataires extérieurs, expert-comptable, avocat, agence de communication ou consultant. Les dépenses engagées avant la création de la SASU peuvent être reprises par la société après son immatriculation, sous certaines conditions.

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Frais de déplacement : règles et calculs

Les frais de déplacement sont déductibles dans la mesure où leur paiement sera nécessaire pour la bonne marche des activités. Si vous utilisez votre propre véhicule en tant que président·e de SASU, vous avez le droit à une indemnité financière. Vous avez le choix entre la déduction des dépenses réelles et l’utilisation du barème kilométrique mis en place par l’administration. La déduction des frais concerne les frais de déplacement professionnels mais peut également s’appliquer au trajet domicile-lieu de travail.

⚠️ L’administration fiscale limite la déduction des frais sur le trajet domicile-lieu de travail à un maximum de 40 kilomètres (soit 80 km aller-retour). Lorsque le domicile du président de la SASU se trouve à plus d’une quarantaine de kilomètres de son entreprise, il ne pourra déduire que les dépenses engagées pour l’aller ou pour le retour. Le recours au véhicule personnel implique d’évaluer le coût de son utilisation pour déduction en se référant au barème kilométrique défini par l’administration fiscale.

L’exemple concret : si vous avez roulé 4 500 kilomètres avec votre véhicule de fonction, vous pourrez déduire des frais de 2 862 € en appliquant le barème correspondant.

Repas et frais de restauration

Les frais de repas font également partie des frais déductibles de la SASU, sous certaines conditions. Les frais des repas quotidiens sont déductibles si le bénéficiaire peut prouver qu’il ne peut pas rejoindre son domicile pour déjeuner et conserver un justificatif, comme une note de restaurant. La dépense déductible correspond alors à la différence entre le prix réel du repas et la valeur d’un repas pris à domicile, fixée à 5,45 € pour les revenus 2025 et réévaluée chaque année.

Il existe deux types de frais de restauration : les repas quotidiens pris dans l’entreprise ; les repas professionnels ou repas d’affaires. Les frais pour les repas professionnels correspondent à l’invitation d’un·e client·e ou à des repas pris lors de déplacements professionnels ou d’une formation et sont entièrement déductibles à condition de produire les notes de frais et justificatifs et de montrer en quoi ils sont nécessaires à l’activité.

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Exemple : vous mangez une pizza pour 30 €. Vous pouvez déduire 15,90 € et il reste donc à votre charge : 14,10 €.

Domiciliation au domicile du président : charges mixtes

Dans le cas où la SASU serait domiciliée chez son président, le principal concerné peut déduire un quote-part de son loyer et des dépenses d’entretien et de chauffage du résultat imposable de l’entreprise. Le calcul de la déduction se fait en fonction d’une quote-part relative à la superficie effectivement dédiée à l’activité au sein du logement. Par exemple, si l’espace professionnel représente 10 m² sur un logement de 80 m², la quote-part est de 12,5 % et s’applique aux charges d’énergie, au loyer, etc.

Matériel, immobilisations et amortissements

Le matériel acheté pour l’activité de la SASU, comme un ordinateur, du mobilier ou de l’outillage, est déductible. Lorsque son montant unitaire ne dépasse pas 500 € HT, il est passé directement en charge sur l’exercice. Au‑delà, le bien est inscrit à l’actif puis déduit progressivement, sur plusieurs années, par le mécanisme de l’amortissement. En principe les dépenses donnant lieu à une immobilisation ne sont pas passées directement en charge, elles sont déduites progressivement par l’amortissement.

TVA : récupération et exclusions

La TVA déductible constitue un levier important d’optimisation pour une SASU. Elle peut récupérer la TVA sur les biens et services utilisés exclusivement pour les besoins de son activité. Les dépenses doivent être justifiées par une facture au nom de l’entreprise comportant le montant de la TVA et servir l’objet social de la SASU. Exemples de dépenses ouvrant droit à récupération : achats de matériel informatique, mobilier ou fournitures de bureau ; abonnements logiciels ou services en ligne ; frais professionnels engagés par les dirigeants pour le compte de la société.

Dépenses exclues et plafonds

Certaines dépenses ne peuvent jamais être déduites du résultat de la SASU, même lorsqu’elles sont réglées par la société. À l’inverse, l’impôt sur les sociétés, les amendes et les dépenses personnelles restent exclus. Les dépenses somptuaires, les loisirs personnels, les vacances ou encore les frais liés à l’entretien personnel (coiffure, vêtements non professionnels) ne sont généralement pas déductibles. Certaines dépenses remplissant les critères de déductibilité ne peuvent tout de même pas être déduites en raison de leur montant : l’administration fiscale a prévu certains plafonds pour certains frais, comme les cadeaux d’affaires ou les dépenses de parrainage.

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Par exemple, les cadeaux d’affaires restent déductibles tant qu’ils demeurent raisonnables. Le chiffre d’affaires réalisé au cours de l’exercice est pris en considération pour apprécier le caractère excessif des dépenses.

Notes de frais : formalisme et bonnes pratiques

Une note de frais représente un document permettant d’attester qu’un professionnel a réalisé une dépense dans le cadre de son activité. Il n’y a pas de formalisme imposé pour rédiger une note de frais. Cependant, certaines mentions sont vivement conseillées : la nature de la dépense ; le montant exact HT ou TTC ; la date ; le motif. La seule note de frais ne suffit pas pour déduire en toute légalité : il faut également apporter un justificatif (facture, ticket de caisse) mentionnant le montant HT, le montant TTC et la TVA éventuelle.

Ces justificatifs doivent être conservés pendant dix ans. Depuis 2017, la loi autorise la conservation des justificatifs sous forme numérique, à condition que la numérisation soit réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique de l’original et sécurisée.

Sanctions et contrôles

L’administration fiscale contrôle régulièrement la cohérence entre les dépenses engagées et l’activité de la SASU ainsi que la présence de justificatifs conformes. Si certaines dépenses sont jugées non professionnelles ou insuffisamment justifiées, la TVA indûment déduite peut être réintégrée dans le résultat imposable, avec un rappel de TVA, une majoration de 10 à 40 % selon la gravité des manquements et des intérêts de retard. En cas de fraude (ex. factures fictives, dépenses personnelles déguisées), les sanctions peuvent aller jusqu’à 80 % de majoration.

Pour limiter les risques de redressement et gagner du temps, adoptez quelques réflexes simples : centralisez vos justificatifs avec une solution digitale ; distinguez les dépenses pro et perso ; ajoutez une mention claire à chaque dépense ; conservez vos justificatifs au format numérique pendant 10 ans ; formez-vous et vos collaborateurs.

Méthodes de déduction et choix du président

Le président de SASU dispose de deux méthodes pour déduire ses frais professionnels : la déduction forfaitaire de 10 % des revenus, dans la limite d’un plafond défini par l’administration fiscale ; la déduction des frais réels, impliquant le calcul et la déclaration des montants réellement engagés. Si le président ne demande pas la déduction de ses frais réels, l’administration applique automatiquement une déduction forfaitaire de 10 % sur sa rémunération. En choisissant la déduction des charges au réel, le président de SASU devra reporter dans sa déclaration les frais professionnels déductibles en SASU.

La méthode retenue pour rembourser les dépenses professionnelles a un enjeu particulièrement important puisqu’elle impactera les relations avec les collaborateurs et la trésorerie. La déduction forfaitaire de 10 % concerne l’imposition de la rémunération du président à l’impôt sur le revenu, et non les charges déduites par la société à l’IS.

Intérêt du remboursement de frais versus salaire ou dividendes

Pour un président de SASU, le remboursement des frais professionnels est une solution particulièrement avantageuse par rapport à une rémunération classique (salaire ou dividendes). En effet, les notes de frais ne constituent pas un revenu imposable : elles remboursent simplement des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Cela signifie qu’elles ne sont soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. À l’inverse, un salaire versé au dirigeant supporte environ 80 % de charges sociales et l'impôt sur le revenu ; des dividendes sont soumis à 17,2 % de prélèvements sociaux et à l'impôt sur le revenu.

Bonnes pratiques comptables

Lorsque le président de la SASU avance des frais avec ses fonds personnels, il doit se faire rembourser par la société. Ce processus passe par la rédaction d’une note de frais. Chaque dépense doit obligatoirement faire l’objet d’une note de frais accompagnée de pièces justificatives probantes. Dans le cas contraire, l’URSSAF est susceptible de faire un contrôle fiscal pour procéder au redressement de la SASU. Pour ne rien laisser au hasard, il vaut mieux solliciter un expert-comptable qui pourra se pencher sur ses comptes.

Récapitulatif des frais déductibles en SASU

• Frais de déplacement : barème kilométrique ou frais réels, péage, parking, transport.
• Frais de restauration : repas d’affaires intégralement déductibles, repas pris hors domicile sous conditions.
• Frais de domiciliation : quote‑part du loyer, énergie, internet, assurance selon surface dédiée.
• Matériel et amortissements : biens <500 € HT passés en charge, au-delà amortissement.
• Honoraires et prestations externes : expert-comptable, avocat, consultants.
• Frais de formation, publicité, contentieux, cadeaux d’affaires raisonnables.
• TVA récupérable selon nature et usage professionnel.

La SASU permet d’émettre des notes de frais, ce qui représente un réel avantage fiscal. Cependant, toutes les dépenses professionnelles ne peuvent faire l’objet d’une note de frais. Ces frais doivent être justifiés et proportionnés à l’exercice de l’activité professionnelle pour être acceptés par l’administration fiscale en cas de contrôle.

Pour sécuriser vos déductions : conservez tous les justificatifs, respectez les plafonds, appliquez des méthodes de calcul cohérentes et faites-vous accompagner par un expert-comptable si nécessaire.

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