Frais Comptables SARL : Définition et Obligations

La gestion comptable d'une Société à Responsabilité Limitée (SARL) implique la prise en compte de divers frais, allant des dépenses obligatoires liées aux formalités légales aux honoraires d'un expert-comptable. Cet article détaille les différents types de frais comptables, les obligations fiscales associées, et les modalités de remboursement des frais engagés par le gérant.

La comptabilité d'une SARL nécessite une gestion rigoureuse des frais et des obligations légales.

Les Obligations Comptables et Fiscales d'une SARL

Une SARL est soumise à de nombreuses obligations comptables et fiscales. Parmi celles-ci, on retrouve :

Tenue d'une comptabilité : Une SARL au régime réel normal doit obligatoirement tenir une comptabilité d'engagement, enregistrant les mouvements dès qu'ils sont engagés. Une SARL au régime réel simplifié peut bénéficier d'une comptabilité de trésorerie, notant les encaissements et décaissements.
Inventaire annuel : Effectuer un inventaire au moins une fois par an.
Conservation des documents : Garder les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans.
Établissement des comptes annuels : À la fin de chaque exercice, la SARL est dans l'obligation d'établir ses comptes annuels, comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Ces documents doivent être déposés soit en ligne sur le guichet unique, soit au greffe du tribunal de commerce, sur support papier.

Au moment de sa création, une SARL est automatiquement soumise au régime de l'impôt sur les sociétés (IS). Autrement dit, ses bénéfices seront taxés suivant les règles de l'IS.

Déclaration des Résultats

Toute société passible de l'IS doit souscrire une déclaration annuelle de résultat. Les documents à transmettre et les modalités de déclaration vont dépendre du régime d’imposition (réel normal ou réel simplifié) sous lequel la société est placée.

Régime Réel Simplifié

La société qui relève du régime réel simplifié doit transmettre les documents suivants :

Déclaration de résultat n° 2065
Liasse fiscale (tableaux n° 2033 A à 2033 G)
Comptes rendus et extraits des délibérations des associés intervenues au cours de l’exercice
État des bénéfices répartis aux associés ainsi que des sommes ou valeurs mises à leur disposition et présentant le caractère de revenus distribués
Liste des personnes détenant au moins 10 % du capital social, en précisant pour chacune d'entre elles le nombre de parts sociales et le taux de détention
Liste des filiales et participations, en précisant pour chacune d'entre elles le taux de détention et son numéro SIRET

La société doit obligatoirement réaliser sa déclaration par voie électronique, selon la procédure de son choix :

Soit en mode EDI-TDFC, il s'agit de la transmission des déclarations à partir des fichiers comptables, par l’intermédiaire d'un partenaire EDI (ex : expert-comptable, prestataire spécialisé).
Soit en mode EFI, c'est-à-dire à partir de son espace Professionnel accessible depuis impots.gouv.fr.

Régime Réel Normal

La société qui relève du régime réel normal doit transmettre les documents suivants :

Déclaration de résultat n° 2065
Liasse fiscale (tableaux n° 2050 à 2059)
Comptes rendus et extraits des délibérations des associés intervenues au cours de l’exercice
État des bénéfices répartis aux associés, ainsi que des sommes ou valeurs mises à leur disposition et présentant le caractère de revenus distribués
Liste des personnes détenant au moins 10 % du capital social, en précisant pour chacune d'entre elles le nombre de parts sociales et le taux de détention
Liste des filiales et participations, en précisant pour chacune d'entre elles le taux de détention et son numéro SIRET
Informations détaillées concernant les dérogations aux prescriptions comptables, les modifications affectant les méthodes d’évaluation et la présentation des comptes annuels, les produits à recevoir et charges à payer, les produits et charges figurant au bilan sous les postes « Comptes de régularisation ».

La société doit obligatoirement réaliser sa déclaration par voie électronique en mode EDI-TDFC. Il s'agit de la transmission électronique des déclarations à partir des fichiers comptables, par l’intermédiaire d'un partenaire EDI (ex : expert-comptable, prestataire spécialisé).

La déclaration de résultat doit être souscrite, en principe, dans les 3 mois de la clôture de l’exercice.

Attention Le non-respect de l’obligation de déclaration des résultats par voie électronique est sanctionné par une majoration de 0,2 % du montant des droits correspondant à la déclaration déposée suivant un autre procédé (ex : papier). Cette majoration ne peut pas être inférieure à 60 €.

Paiement de l'impôt sur les sociétés (IS)

Le montant de l'impôt sur les sociétés (IS) est calculé à partir des résultats du dernier exercice clos. Le taux d'imposition est de 25 % sur la totalité du résultat fiscal.

À noter Un taux réduit de 15 % s'applique aux petites et moyennes entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires hors taxes n’excédant pas 10 000 000 € et dont le capital est entièrement libéré et détenu pour au moins 75 % par des personnes physiques. Ce taux s'applique sur la part des bénéfices allant jusqu'à 42 500 €. Au delà, le taux d'imposition est de 25 %.

Le paiement de l'impôt sur les sociétés (IS) est réalisé en 5 fois, c'est-à-dire 4 acomptes trimestriels et 1 solde.

Le versement de chaque acompte se fait au moyen du relevé d'acompte n° 2571, transmis par voie électronique par l'intermédiaire du partenaire EDI ou en ligne sur l'espace Professionnel du site impots.gouv.fr.

Lire aussi: Banques et frais de notaire en France

Chaque paiement d'acompte est effectué à date fixe : 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre.

Le solde est égal à l’impôt dû sur les bénéfices annuels réalisés, diminué des acomptes déjà versés. Lorsqu’il y a lieu, les crédits d’impôts disponibles sont retranchés.

La société doit verser le solde au moyen du relevé de solde n° 2572 par voie électronique, au plus tard le 15 du 4e mois qui suit la clôture de l'exercice. Toutefois, si aucun exercice n’est clos en cours d’année ou si l'exercice est clos au 31 décembre, la société doit payer le solde au plus tard le 15 mai de l’année suivante.

À noter Lorsque le paiement de l'IS fait apparaître un excédent de versement, cet excédent est remboursé d'office à la société dans les 30 jours à compter du dépôt du relevé de solde.

Optimiser les charges de SARL et payer moins d'impôts

Les Frais de Création d'une SARL

Vous projetez de créer une SARL ? Sachez que vous aurez à payer un certain nombre de frais. Ils résultent, pour partie, de l’accomplissement des formalités légales, mais pas seulement. En effet, si vous choisissez de vous faire accompagner, il faudra prévoir un budget supplémentaire. Le coût varie selon la qualité de l’accompagnement : service en ligne automatisé ou intervention d’un expert-comptable/avocat.

Si vous choisissez de créer vous-même votre SARL, vous vous chargerez de l’accomplissement de toutes les formalités légales. Vous économiserez ainsi le coût d’un accompagnement mais vous aurez une charge de travail plus importante. Cela dit, vous ne pourrez éviter, au cours de votre parcours, certaines dépenses de création. On les appelle les frais administratifs obligatoires car ils résultent de l’accomplissement de formalités légales. Il en existe trois : la publication d’une annonce légale, la déclaration des bénéficiaires effectifs et le dépôt de la demande d’immatriculation.

Eventuellement, en fonction de l’établissement choisi pour déposer vos apports, vous pourrez avoir à rémunérer l’intermédiaire qui se chargera de bloquer votre capital social (banque en ligne ou notaire).

Si la création d’entreprise n’est pas votre tasse de thé, vous pouvez déléguer l’accomplissement de toutes les démarches et formalités à un professionnel. Les experts-comptables ainsi que les avocats sont compétents dans ce domaine. Ils peuvent tout à fait vous accompagner pour créer votre SARL. Attention toutefois, ce mode de création est nécessairement plus coûteux puisqu’il fait intervenir un professionnel diplômé qui vous apportera des conseils personnalisés et adaptés à votre situation. Votre interlocuteur pourra également répondre à certaines de vos questions (répartition du capital entre les associés, gérance majoritaire ou minoritaire…).

En moyenne, il faut prévoir un budget hors frais administratif d’environ 1500 - 2000 € pour créer une SARL avec un expert-comptable ou un avocat. Ce montant représente uniquement les honoraires réclamés par le professionnel.

Pour avoir une idée plus précise du coût global qu’occasionnera la création de votre SARL dans ces conditions, nous vous recommandons de prendre contact avec différents professionnels situés près de chez vous et de leur demander des devis.

Les frais de création d'une SARL peuvent varier considérablement en fonction de l'accompagnement choisi.

Les Frais d'Établissement

Les frais d’établissement sont souvent incontournables lorsque l’on crée une entreprise. En effet, ils regroupent tous les frais supportés par les entrepreneurs individuels en cas de création ou d’évolution de l’entreprise, comme une fusion, une transformation, etc.

Les frais d’établissement correspondent à toutes les charges nécessaires à la création ou au développement d’une société. La liste des frais d’établissement est difficile à établir exhaustivement, car ils peuvent concerner de très nombreux éléments.

Les frais de constitution concernent les dépenses liées à la création en elle-même de la société. Ces frais de constitution peuvent varier d’une entreprise à l’autre, car il existe différents statuts juridiques pour les entreprises.

Parfois, les entrepreneurs individuels ont besoin de lancer une campagne de publicité avant la création de l’entreprise. Il est important de noter que ces frais de publicité et de prospection ne doivent pas être destinés au lancement d’un produit. Si tel était le cas, ils ne pourraient pas être comptabilisés en tant que frais d’établissement.

Cette dernière catégorie de frais d’établissement regroupe les frais engagés lors de la modification de l’entreprise. En effet, au cours d’une fusion, d’une scission ou d’une augmentation de capital, des frais sont engagés par l’entrepreneur.

Les frais d’établissement interviennent donc souvent au démarrage de l’activité professionnelle et parfois même avant la création de la société. C’est donc le créateur ou l’associé chargé des formalités qui doit les avancer. Il existe une solution pour que ces avances soient remboursées ultérieurement.

Bien que les frais d’établissement aient été réalisés avant la création de la société, il est possible de les enregistrer en comptabilité. Les frais d’établissement peuvent être enregistrés de deux manières différentes en comptabilité. À la fin de la période d’amortissement, l’entreprise compense les comptes de bilan.

Un spécialiste de l’expertise comptable est un professionnel qui offre un accompagnement sur mesure aux entrepreneurs. Logiquement, les experts-comptables conseillent à leurs clients l’amortissement des frais d’établissement lorsque ceux-ci sont assez élevés.

En effet, une société ne peut pas verser des dividendes lorsqu’il existe des frais de constitution présents à l’actif du bilan et donc pas totalement amortis. En résumé, les experts-comptables disposent de différentes solutions pour optimiser la gestion des frais d’établissement.

Remboursement des Frais du Gérant de SARL

Le remboursement de frais du gérant de SARL est encadré par la loi et particulièrement contrôlé par l’administration fiscale. Il concerne certaines dépenses professionnelles généralement avancées pour le compte de l’entreprise. Souvent, il se trouve à l’origine des redressements fiscaux. L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement de frais du dirigeant de SARL. En règle générale, tous les remboursements s’effectuent à l’euro près. Précisons aussi que les frais professionnels sont souvent déductibles fiscalement.

Les dépenses liées à la création de l’entreprise font partie des frais remboursables au gérant de SARL et à ses associés. Au sujet des cadeaux d’affaires, ils sont remboursés dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale, mais ne sont pas déductibles du résultat de manière systématique.

Dans le premier cas, les dépenses sont remboursées s’il est prouvé qu’elles ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Si le montant est supérieur à 6 100 euros annuels, les dépenses doivent apparaître dans le Relevé annuel des frais généraux. Dans l’autre cas, les frais ne seront généralement pas remboursables, sauf si le gérant d’entreprise est en déplacement à l’étranger.

Soulignons aussi que dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité. Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante.

Aussi, il est toujours préférable de consulter un expert-comptable avant de se faire rembourser directement par l’entreprise. Dans le cas où la SARL souscrirait un prêt, le gérant de la société peut même obtenir le remboursement d’une caution bancaire qu’il a avancée dans le cadre de la démarche, dès que la situation le permettra. En plus de devoir être effectué dans l’intérêt de l’exploitation et du fonctionnement de la SARL, il faut que l’engagement soit souscrit dans le cadre normal de la fonction de gérant. Le versement de la caution ne doit pas être lié à un détournement d’actes ou d’un abus de biens sociaux.

Il convient de savoir qu’ils comptent parmi les dépenses les plus courantes engagées par le gérant d’entreprise. En règle générale, ils sont remboursés dès lors qu’ils correspondent à un déplacement professionnel. Les billets d’avion et de métro comptent parmi les frais de transport qui sont pris en charge. Cependant, les frais de déplacement doivent être déclarés dans le relevé des frais généraux s’ils dépassent 15 000 euros annuels.

Il est obligatoire de les conserver pour pouvoir obtenir le remboursement des frais du gérant de SARL. Il convient de noter que le ticket de caisse ne peut pas remplacer la facture.

Quelles dépenses peuvent être listées dans la note de frais ?

Déplacement (bus, avions, etc.).

Quelles sont les dépenses qui sont strictement non déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ?

Les contraventions routières.

Qui peut établir une note de frais ?

En règle générale, c’est le salarié ou le gérant d’entreprise qui se charge de faire la note de frais. Généralement présenté sous forme de tableau, le document doit être détaillé, et signé par l’employeur ainsi que la personne qui le rédige. Il indique les diverses dépenses engagées à titre personnel, mais pour le compte de la société. Il est établi dans l’objectif principal d’en obtenir le remboursement.

Les Charges d'une SARL

Les charges d’une SARL sont l’ensemble des dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise. Elles peuvent être obligatoires ou facultatives selon la société. Une SARL est une Société à Responsabilité Limitée qui exerce une activité agricole, artisanale ou commerciale.

Charges d’exploitation : Elles rassemblent les frais nécessaires à la réalisation des activités professionnelles au sein de la SARL. Elles concernent surtout l’achat de marchandises ou les prestations engagées pour l’exploitation de l’entreprise.
Charges sociales : Elles rassemblent le montant que l’entreprise doit verser pour assurer la couverture sociale des salariés. Les charges sociales pour la rémunération du gérant sont définies par un régime particulier.
Charges fiscales : Elles sont l’ensemble des impôts dus par la société selon la loi. Une SARL est soumise à l’IS en tant que personne morale.

Afin de faciliter le calcul des charges sociales (patronales et salariales) dans une SARL, il faut connaître l’assiette de cotisations pour l’application d’un taux. Le calcul des charges fiscales dépend du régime fiscal de l’entreprise. Pour les PME, le taux de réduction est maintenu à 15 % jusqu’à 38 120 €.

Si un gérant majoritaire ne perçoit pas de salaire, il peut prétendre aux charges sociales qui lui sont dues, ce qui n’est pas le cas pour un gérant minoritaire ou égalitaire. La SARL doit payer des cotisations sociales minimales même si le gérant majoritaire n’est pas rémunéré.

Le Coût d'un Expert-Comptable pour une SARL

Si avoir recours à un·e expert·e-comptable n’est pas une obligation, cela peut vous aider à mieux gérer les finances de votre SARL (société à responsabilité limitée). Ce professionnel se chargera de tenir la comptabilité de votre entreprise, de présenter vos comptes annuels ou encore d’effectuer l’audit de vos comptes. Grâce à lui, vous vous libérez du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier, mais à quel prix ? Quel est le coût d'une expertise comptable pour une SARL ?

Les cabinets comptables fixent leurs prix librement, car aucune grille tarifaire n’est imposée par l’Ordre des Experts-Comptables.

Pour des tâches basiques, par exemple tenir la comptabilité et élaborer les comptes annuels de la SARL, vous pouvez compter en moyenne par an :

950 € HT en passant par un comptable en ligne ;
1700 € HT en sollicitant un cabinet de proximité.

Pour d’autres prestations, les tarifs moyens sont de :

25 € HT pour établir un bulletin de paie ;
30 € HT pour préparer et déposer la déclaration de TVA mensuelle ;
90 € HT de l’heure pour rédiger les contrats ;
de 100 à 250 € HT de l’heure pour obtenir des conseils personnalisés.

Avant de choisir le prestataire à qui vous allez confier votre comptabilité, il est essentiel de demander plusieurs devis. Vous pourrez les comparer et choisir l’expert·e-comptable qui propose le tarif le plus concurrentiel. Les honoraires peuvent varier selon différents critères.

Le coût de l’expertise comptable pour la SARL dépendra de l’étendue de la mission confiée.

balises: #Sarl