Remboursement des Frais de Restaurant pour les Dirigeants d'Entreprise : Guide Complet

La gestion des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est souvent entachée d’une méprise courante : celle d’appliquer les mêmes règles que pour les salariés. Cette erreur répandue masque les subtilités et les obligations spécifiques qui encadrent les dépenses des dirigeants. Cet article vise à démêler les particularités du remboursement des frais pour les dirigeants, en soulignant les différences clés avec les pratiques courantes concernant les employés. Nous aborderons les types de frais remboursables, les nuances selon le statut juridique du dirigeant et les stratégies pour une gestion efficace et conforme des notes de frais.

Le Cadre Réglementaire des Remboursements de Frais

Le cadre réglementaire des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est à la fois spécifique et complexe. Pour les dirigeants de SARL (société à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), les frais remboursables doivent être strictement professionnels et justifiés par des preuves tangibles.

Il est important de noter que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne sont généralement pas remboursables, en particulier pour les SARL et EURL soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS). D’un point de vue fiscal, selon les articles 62, 39, 1-1°, et 111, c et d du Code Général des Impôts (CGI), les remboursements de frais de déplacements perçus par un gérant majoritaire de SARL sont considérés comme une rémunération imposable.

La jurisprudence a établi que les frais de déplacement non justifiés sont généralement considérés comme une partie de la rémunération du dirigeant plutôt que comme un revenu distribué, sauf si leur montant total, combiné à la rémunération, est considéré comme excessif.

Frais de Déplacement et Frais Kilométriques

Les frais kilométriques et d’hébergement constituent un élément central dans la gestion des dépenses professionnelles, notamment pour les dirigeants et les salariés qui doivent se déplacer fréquemment pour des raisons professionnelles. Les différences ne s’arrêtent pas là. Par exemple, les frais de déplacement professionnels sont traités différemment entre un gérant majoritaire et un gérant minoritaire.

L’utilisation d’un véhicule professionnel par les gérants d’entreprise, notamment dans le cadre d’une SARL ou d’une EURL assujettie à l’Impôt sur les Sociétés (IS), implique plusieurs types de dépenses qui peuvent être prises en charge par la société.

Types de Dépenses Liées au Véhicule Professionnel :

Réparation et Entretien Courant: Cela englobe les coûts liés à l’entretien régulier du véhicule, y compris les pneumatiques.

Toutefois, gardez à l’esprit que si le gérant utilise son propre véhicule (qui n’est pas inscrit à l’actif de la société, n’est pas sous crédit-bail, ou n’est pas loué par la société) pour des déplacements professionnels, la société ne peut pas déduire directement les frais liés à ce véhicule.

Il est également essentiel de distinguer le type de véhicule utilisé pour ces déplacements. En effet, la déductibilité des frais peut varier selon que le véhicule de la société soit un véhicule utilitaire ou un véhicule particulier. Cette distinction est généralement indiquée dans la case J.1. de la carte grise du véhicule.

En outre, si votre société détient, en crédit-bail ou en location pour une durée supérieure à trois mois, un véhicule particulier, il est important de se rappeler qu’elle sera assujettie à la taxe sur les véhicules de société (TVS).

Il n’existe pas de liste officielle exhaustive des frais remboursables pour les gérants de société. Cependant, on considère généralement que ces frais, lorsqu’ils sont remboursés « au réel », ne sont pas imposables. Il est conseillé de tenir une comptabilité détaillée et justifiée de ces dépenses. Chaque frais doit être documenté par des factures ou des reçus pour garantir la transparence et la conformité fiscale.

Frais de Repas : Conditions de Déductibilité

Les frais de repas constituent une dépense récurrente pour les gérants d’entreprise, surtout lorsqu’il est impossible de déjeuner à domicile en raison de contraintes professionnelles. L’activité du gérant d’entreprise l’amène à effectuer des déplacements, et à déjeuner régulièrement au restaurant, seul, ou accompagné de clients. Pour certaines entreprises ces dépenses ne sont pas négligeables. Quelles sont les conséquences fiscales de ces frais de repas ?

Les frais de repas engagés par le gérant lors d’invitations de clients, prospects ou partenaires dans le cadre du développement d’activité sont généralement déductibles. Pour bénéficier de cette déduction, il est essentiel de fournir des justificatifs détaillés pour chaque repas, incluant l’identité des invités et les sociétés qu’ils représentent (à mentionner sur la facture). Si les dépenses, y compris les frais liés aux invitations à des événements ou spectacles, excèdent 6 100 € par an, elles doivent être inscrites dans le “Relevé des frais généraux”.

La déduction des frais de repas personnels du gérant est plus restrictive. Ces frais ne sont déductibles que si le gérant ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner en raison de contraintes liées aux horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ou à la distance entre le domicile et le lieu de travail. Cette distance ne doit pas être jugée “anormalement élevée” et ne doit pas résulter d’un choix délibéré du gérant.

Frais de Repas : Conditions de Déductibilité

Pour bénéficier de la déductibilité dans les sociétés soumises à l’Impôt sur le Revenu, les frais de repas doivent remplir plusieurs conditions. La déductibilité des charges est limitée. L’administration considère une fraction du prix du repas comme une dépense personnelle, et la dépense ne peut excéder un certain plafond. Les frais de repas ont (heureusement !) le caractère de dépenses professionnelles en cas de déplacement professionnel. Le fisc autorise leur déduction dès lors qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’exploitation.

Pour les factures de repas inférieures à 150 €, l’administration tolère que le client rajoute l’identification du client (nom, société…). Nous le constatons, la déductibilité des frais de repas du gérant est plus complexe qu’il n’y paraît. La déduction n’est pas systématique et peut se limiter dans son montant.

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Les frais de repas et les déjeuners d’affaires sont déductibles de votre résultat. La part correspondant au coût d’un repas pris au domicile ne peut être déduite. Si la déduction des frais de repas du gérant est tout à fait autorisée, on s’aperçoit que la pratique est plus complexe.

La prise en charge par la société de repas pris par le Président d’une SASU en dehors d’un déplacement professionnel (repas pris sur le lieu de travail ou à proximité), constitue un avantage en nature en sa faveur. Ils peuvent donc être pris en charge intégralement par la société et leur déduction est admise dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’ils sont dûment justifiés par des factures, et qu’ils sont dans un rapport normal avec l’activité.

A noter par ailleurs que la TVA sur les dépenses de restaurant est déductible en totalité, sans qu’il soit tenu compte de la qualité du bénéficiaire, ni de l’appartenance ou non de celui-ci à l’entreprise. Par ailleurs, cette taxe n’est déductible que dans la mesure où elle est ressortie sur une facture établie par le restaurateur. Enfin, au regard de l’URSSAF, il convient de ne pas trop abuser des repas d’affaires. Jusqu’à 1 repas par semaine ou 5 repas par mois, ça va.

Pour les professionnels libéraux assujettis à la TVA, le traitement n’est pas le même pour les deux types de repas :

Pour les frais de repas hors domicile, la TVA n’est pas récupérable. Si vous êtes client Indy, vous devez donc laisser 0% de TVA sur ces transactions. Certaines AGA tolèrent la récupération de la TVA sur ces frais mais nous vous le déconseillons. C’est vous qui en paierez les frais en cas de contrôle.
A l’inverse, pour les frais de restaurants et de repas d’affaires, la TVA est bien récupérable.

En conclusion, pour vos congrès, déplacements professionnels, invitation d’un partenaire ou de vos collaborateurs, vous déduisez l’intégralité de la note du restaurant en « frais de restaurants et repas d’affaires ». Hormis ces situations particulières, vous déduisez donc vos repas hors domicile à condition d’être éloigné de votre domicile au travail et dans la limite du plancher et du plafond prévu.

Gestion Efficace des Notes de Frais

La gestion des notes de frais, bien qu’essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, peut s’avérer complexe. Pour les dirigeants d’entreprise, il est crucial d’adopter une approche méthodique et conforme aux normes fiscales et comptables.

Définir une politique de remboursement explicite est la première étape vers une gestion transparente des frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, les limites de dépenses, les procédures de soumission des notes de frais, et les délais de remboursement.

La tenue d’une documentation détaillée pour chaque dépense est primordiale. Cela implique la conservation de tous les reçus et justificatifs, l’annotation des contextes des dépenses (à indiquer sur la facture), et la mise en place d’un système de classement efficace.

La gestion des notes de frais peut-être grandement facilitée grâce à des applications digitales. Par exemple, Tiime est une solution digitale, adaptée aux entrepreneurs, TPE et indépendants, qui révolutionne la manière dont les frais sont gérés et remboursés. Grâce à une interface intuitive, Tiime simplifie la création des notes de frais en automatisant leur alimentation à partir des documents pertinents.

Il est essentiel que tous les employés, y compris les dirigeants, soient formés sur les procédures de gestion des notes de frais et les implications fiscales associées. Les lois fiscales et les besoins de l’entreprise évoluent. Il est donc important de réviser périodiquement la politique de remboursement des frais et de l’ajuster en conséquence.

Enfin, une consultation régulière avec des experts-comptables ou des conseillers fiscaux est recommandée pour assurer la conformité des pratiques de remboursement avec les législations en vigueur.

Le Rôle de l'Expert-Comptable

L’expert-comptable joue un rôle clé dans la gestion des frais des dirigeants d’entreprise, offrant une sécurité et une conformité indispensables dans ce domaine souvent complexe. L’expert-comptable assure que toutes les pratiques de remboursement des frais sont en conformité avec les lois fiscales et comptables en vigueur.

Au-delà de la conformité, l’expert-comptable conseille sur les stratégies d’optimisation fiscale en lien avec les frais professionnels. L’expert-comptable peut également réaliser des audits réguliers des pratiques de remboursement des frais pour identifier toute non-conformité ou opportunité d’amélioration. En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable est un allié précieux.

En résumé, l’expert-comptable est un partenaire essentiel pour les entreprises dans la gestion des frais.

SASU : Frais Professionnels Remboursables

Engagés dans l’intérêt de l’entreprise, certains frais professionnels du président de SAS ou de SASU peuvent être remboursés. Certains dirigeants utilisent la défiscalisation des frais pour optimiser leurs revenus. Les frais professionnels du président de SAS ou de SASU correspondent aux dépenses engagées pour la réalisation d’une mission essentielle au bon déroulement des activités de la société.

Avant de demander le remboursement de ces frais professionnels, le président sera amené à les supporter à titre personnel ou à les payer avec le compte de l’entreprise en conservant les justificatifs. Les SASU ou les SARL sont autorisées à déduire les frais professionnels du résultat. En effet, ceux-ci étant comptabilisés comme des charges. La SASU est une forme juridique intéressante. En ce sens, qu’elle permet d’être imposé sur les bénéfices réellement dégagés.

Pour qu’une dépense soit qualifiée de frais professionnel, il doit être réel et engagé pour l’intérêt de l’entreprise.

Les Frais Remboursables en SASU :

Frais de repas
Frais de déplacement (véhicule personnel)
Frais de formation
Frais de réception
Cadeaux aux clients ou prospects
Frais divers

Un Président peut choisir d’héberger son siège social à son domicile à condition qu’il soit le représentant légal de la société.

Si le président de SASU utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, il peut se faire rembourser. En effet, les frais professionnels du président de SAS ou de SASU sont en principe remboursés en cas d’utilisation du véhicule personnel. Il convient de fournir le montant réel et justifié. Ce dernier comprend notamment les frais de péage et de stationnement, les frais de réparation et d’entretien courant et les frais de carburant. Afin de simplifier le calcul de ce montant, le remboursement prend la forme d’une allocation forfait. Il s’agit des indemnités kilométriques. Elles vont être calculées à partir du nombre exact de kilomètres parcourus.Pour le remboursement de ces frais professionnels, le président de SASU devra justifier ses déplacements.

Les frais de formation peuvent être entièrement remboursés à condition qu’elles soient dispensées par un organisme agréé. Il est possible pour toutes les entreprises de bénéficier du crédit d’impôt pour la formation de leurs dirigeants.

Pour être remboursables, les frais de réception doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Dans le cadre d’une relation commerciale, des cadeaux peuvent être offerts aux clients ou aux prospects. Ceux-ci peuvent être remboursés lorsqu’ils sont offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise. Pour autant, ces cadeaux ne doivent pas être d’une valeur excessive.

S’agissant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), elle n’est déductible que sur les cadeaux conçus spécialement pour la publicité de l’entreprise et dont la valeur unitaire n’excède pas la somme de 73 euros TTC.

Pour que les frais professionnels soient remboursés, le président de SAS ou de SASU devra produire les notes de frais, ainsi que les pièces justificatives. Il conviendra d’annoter des observations sur les personnes concernées par les dépenses, le motif de la dépense et le nom de l’enseigne. De plus, il faudra préciser les sommes à débourser (si le prix est HT, TTC et avec ou sans TVA). Les notes de frais ne constituent pas en elles-mêmes des pièces justificatives.

Le fais de déduire les frais professionnels du président de SAS ou de SASU permet une réduction de l’assiette imposable. En ce sens, qu’il permet d’alléger la fiscalité de l’entreprise. Par ailleurs, il convient de préciser que les micro-entreprises ne bénéficient pas de cette avantage. Raison qui les pousse souvent à opter pour la création d’une SASU.

TOP 10 😏 NOTES de FRAIS en SOCIÉTÉ (Eurl, Sasu, Sas, Sarl,...)

Créer une SASU permet que l’imposition soit calculée sur la base des bénéfices réels dégagés par l’activité. Également, l’entreprise récupère la TVA qu’elle a payé ; contrairement aux particuliers. De plus, le fait de facturer des frais professionnels va permettre de ne pas à avoir de cotisations sociales à titre personnel et au président de SASU de se faire rembourser par l’entreprise les frais engagés par la société. Cela représente évidemment un moyen d’augmenter son revenu à moindre frais. Optimiser la pression fiscale sur l’entreprise permet aussi de réduire la pression fiscale.

Comment Déduire vos Frais de Repas et Restaurants avec Indy ?

Il est très simple de gérer ses frais de repas et de restaurants avec Indy ! Le logiciel automatise les calculs et vous donne exactement ce que vous pouvez déduire. Encore mieux, il remplit lui-même la bonne case dans votre déclaration 2035 😉

Pour les frais de repas, vous devez catégoriser vos transactions en “Frais de repas hors domicile”. Indy calcule de lui-même la part déductible sur chaque paiement et classe la part non déductible en frais personnels. Vous n’avez aucun calcul à faire !

Pour les frais de restaurants, vous devez catégoriser vos transactions en “Restaurant et repas d’affaires”. Cette catégorie permet de différencier ces repas de vos repas courants et permet ainsi une plus grande déductibilité.

Une gestion efficace et conforme des frais de direction n’est pas seulement une question de conformité fiscale ; elle reflète également l’intégrité et la responsabilité de l’entreprise.

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