Frais Professionnels Déductibles pour un Micro-Entrepreneur en France
La manière dont vous gérez vos frais en tant que micro-entrepreneur peut avoir un impact significatif sur le succès de votre activité professionnelle. Un micro-entrepreneur peut avoir différents types de charges et de frais courants dans le cadre de son activité professionnelle. Une gestion de budget et de trésorerie rigoureuse permettra de garantir une vie sereine pour votre micro-entreprise ainsi que son développement.
Principes de Base des Frais Professionnels en Micro-Entreprise
Comme toutes les entreprises, un micro-entrepreneur peut avoir besoin d’effectuer des dépenses pour son activité professionnelle. Ces dépenses ont le caractère de frais professionnels dès lors qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.
Exemples de frais professionnels courants :
- Les frais de transport (train, carburant, péage…)
- Les repas
- La rémunération de sous-traitants
- L’achat de matières premières
- L’achat de matériel ou d’équipement
- L’énergie (gaz, électricité, eau)
- Le loyer
- Les assurances
- Les frais de communication (Internet, téléphone)
- Les dépenses de marketing…
Il est crucial de bien comprendre et de catégoriser vos frais.
La Non-Déductibilité des Frais Réels en Micro-Entreprise
Par rapport à une entreprise classique, la micro-entreprise possède une particularité : il n’est pas possible de déduire vos frais professionnels. Dans les autres entreprises, les charges sont déductibles de vos bénéfices : c’est ce qu’on appelle la déduction des frais « au réel ». C’est intéressant car cela permet de faire baisser la base imposable ! Mais en micro-entreprise, vous devez intégrer tous vos frais dans vos impôts.
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En effet, l’administration fiscale ne permet pas à un auto-entrepreneur de déduire ses charges réelles. Dans le régime de l’auto-entreprise, aucun frais professionnel n’est déductible du chiffre d’affaires, que ce soit pour les cotisations sociales ou pour le calcul de l’impôt. Par conséquent, toutes les dépenses professionnelles (emprunt, achats de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule, cotisations sociales, abonnement à une plateforme pour un Freelance dans l'informatique...) restent à la charge de l'auto-entrepreneur.
En micro entreprise et à l’inverse des sociétés, il est donc impossible de déduire ses frais au sens propre du terme. Cette règle concerne tous les frais professionnels : achats de marchandises, petits équipements, eau et électricité, sous-traitance, fournitures administratives, Internet et téléphone, assurance, loyers mobiliers et immobiliers, dotations aux amortissements, etc.
L'une des particularités de la micro-entreprise est que, contrairement à d'autres régimes, les frais professionnels ne sont pas déductibles. En effet, des frais tels que l'achat de matériel ou les frais kilométriques ne peuvent pas être déduits de votre chiffre d'affaires.
La plupart du temps, les micro-entrepreneurs ne sont pas accompagnés et peuvent effectuer leur gestion simplement en déclarant leur chiffre d'affaires à l’Etat.
La déduction des frais pour un auto entrepreneur
L’Abattement Forfaitaire pour Frais Professionnels
Pour compenser cette absence de déduction des frais, il est prévu un abattement forfaitaire pour les frais professionnels. Un abattement fiscal forfaitaire est cependant appliqué pour compenser la non-déductibilité des charges en micro-entreprise.
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Rappelons que l’impôt en micro-entreprise dépend du barème progressif de l’impôt sur le revenu. L’administration fiscale pratique un abattement forfaitaire censé représenter les dépenses professionnelles. Sur le plan fiscal, l’impôt se calcule sur la base d’un chiffre d’affaires, minoré d’un abattement. Ce dernier a vocation à tenir compte de l’ensemble des charges rencontrées par le micro-entrepreneur.
L’application d’un abattement au taux forfaitaire sur le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur est un véritable atout en termes de facilité de gestion. Ce travailleur indépendant, notamment, n’a pas à assurer le suivi et le calcul du remboursement de ses frais professionnels.
En pratique, l'administration fiscale pratique un abattement sur le chiffre d'affaires reporté sur la déclaration d'impôt sur le revenu. L'auto-entrepreneur a intérêt à ce que ses charges réelles soient inférieures à l'abattement pratiqué par l'administration.
L'abattement ne remplace pas la déduction réelle des frais.
Taux de l'Abattement Forfaitaire
Ce dernier est de :
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- 34 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices non commerciaux (BNC)
- 50 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
- 71 % du chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place et la fourniture de logement
L’abattement minimum est de 305 €. Le bénéfice imposable du micro-entrepreneur est donc calculé après déduction de cet abattement.
L’abattement micro-entreprise est proportionnel. Le taux dépend de la nature de l’activité exercée par la micro-entreprise. Il est de 71 % pour les activités de ventes de marchandises, de denrées à consommer sur place et de fourniture de logements. Pour les prestations de services de nature commerciale et artisanale, il s’élève à 50 %. Enfin, il se monte à 34 % pour les activités libérales et prestations de services non-commerciales.
Vous n’avez rien à déclarer de spécial à l’administration au moment de votre déclaration de chiffre d’affaires en micro-entreprise ou de votre déclaration d’impôts.
En micro-entreprise, il est aussi inutile d’établir des notes de frais (c’est-à-dire un document récapitulant la dépense engagée et son justificatif en vue d’obtenir un remboursement).
Avantages de la déduction forfaitaire par rapport aux frais réels
La déduction forfaitaire présente plusieurs avantages par rapport à la déduction des frais réels, en particulier pour les auto-entrepreneurs :
- Simplicité administrative: Appliquée automatiquement, elle n'exige pas de justificatifs et simplifie la déclaration fiscale.
- Pas de justificatifs nécessaires: La déduction forfaitaire évite d’avoir à conserver des factures et justificatifs pendant plusieurs années, contrairement aux frais réels où chaque dépense doit être prouvée.
- Montant minimum garanti: L'abattement forfaitaire garantit un montant minimal de déduction, même si les frais réels sont inférieurs.
- Facilité d’évaluation: Le calcul est basé sur un pourcentage fixe du chiffre d'affaires, ce qui le rend rapide et simple à évaluer, contrairement aux frais réels qui nécessitent un suivi détaillé.
- Flexibilité dans le choix: L'auto-entrepreneur peut choisir chaque année entre la déduction forfaitaire et les frais réels, selon l'option la plus avantageuse en fonction de sa situation.
Récupérer la TVA en Micro-Entreprise
Autre élément à avoir en tête : la micro-entreprise est soumise par défaut au régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA mais aussi que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats. Ce n’est pas toujours une bonne nouvelle, notamment si vous effectuez beaucoup d’achats de matériel pour votre micro-entreprise.
Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.).
Sachez cependant que vous êtes redevable de la TVA dès lors que votre activité dépasse certains plafonds de chiffre d’affaires. Vous pouvez également demander à être assujetti à la TVA volontairement (même si votre chiffre d’affaires se situe en dessous des plafonds de TVA en micro-entreprise).
Un auto-entrepreneur qui se situe en dessous de ces seuils peut cependant opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.
Les Frais de Débours : Une Possibilité de Remboursement
Les débours constituent une possibilité pour se faire rembourser certains frais professionnels. Les débours sont des frais avancés par le micro-entrepreneur pour le compte de ses clients. Il s’agit de frais nécessaires à l’exécution d’une prestation. Les dépenses sont facturées au nom du client mais payées par le micro-entrepreneur. Ce dernier peut alors en obtenir le remboursement.
Plutôt que d'intégrer les frais qu'ils engagent dans leur prix de vente, les auto-entrepreneurs peuvent appliquer le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts). L'avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122). Il ne paie donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu dessus.
Les frais de débours permettent de compenser les frais de certains achats de manière légale. En effet, il s'agit de dépenses que le micro entrepreneur avance pour le compte de son client, qui les remboursera par la suite en émettant une facture.
Ces dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.
Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…).
Les frais de débours peuvent être liés à l'achat de matières premières ou encore aux frais de port par exemple.
Exemples de frais de débours :
- Les achats de marchandises, de matériels ou de matières premières
- Les frais de port
- Les frais de déplacement (hors indemnités kilométriques)
Exemples concrets :
- Maxime fait de la maintenance informatique. Il doit se déplacer dans les bureaux de son client pour intervenir. Pour cela, il prend le train entre Paris et Amiens, sa ville de résidence. Ce billet de train est un débours remboursable par le client.
- Magali est carreleuse. Elle achète pour le compte de ses clients du carrelage à poser. Cet achat constitue un frais de débours.
Conditions pour Utiliser les Débours
Pour avoir le caractère de débours, les frais doivent :
- Être engagés dans le cadre d’une prestation pour un client.
- Être remboursés au centime près. Il n’est pas possible de faire de marge sur les achats effectués pour le compte du client.
Si les débours remplissent ces conditions, ils n’entrent pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires (article 267 du code général des impôts). Ils permettent de ne pas payer des cotisations sociales et des impôts en plus.
L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord écrit du client, intitulé " mandat de débours ", qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué.
Procédure à suivre pour se faire rembourser des débours :
- Le micro-entrepreneur fait signer au client un mandat de débours. Vous aurez ainsi un accord écrit pour vous couvrir en cas de litige. Ce mandat doit inclure le budget alloué par votre client à vos dépenses.
- Lors de l’achat, le micro-entrepreneur doit demander au fournisseur/grossiste une facture établie au nom du client avec SIRET, dénomination sociale, etc. (indépendamment de la facture en micro-entreprise pour la prestation réalisée).
- À la fin de la mission, le micro-entrepreneur transmet tous les justificatifs au client. Le client doit alors rembourser exactement les frais engagés.
Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs (facture, ticket de caisse, récépissé de paiement). En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de problème avec votre client, ces derniers serviront de preuve.
Il faut notamment que la facture soit libellé à l’ordre du client directement, et non à celui du micro-entrepreneur. Ensuite, la refacturation des frais doit s’effectuer pour le montant exact de la facture (au centime d’euro près). Enfin, elle doit figurer sur une ligne séparée de la facture du micro-entrepreneur.
Ce qui ne peut pas être considéré comme débours
Toutes les dépenses ne peuvent pas être qualifiées de débours. Par exemple, les dépenses de fonctionnement de l’entreprise ne sont PAS des débours.
Attention à ne pas faire passer pour des frais de débours des charges qui n'en sont pas en réalité.
Les Frais Kilométriques en Micro-Entreprise
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées en utilisant son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Ils sont basés sur un barème kilométrique qui évolue chaque année. Ce barème tient compte du coût d’utilisation (assurance, frais d’entretien, essence, usure…) mais aussi du type de véhicule (voiture, deux-roues…) et de sa puissance fiscale.
Les frais de déplacement ne sont pas des charges professionnelles déductibles pour un auto-entrepreneur. Il n’est pas possible de les inclure dans les frais de débours. Par conséquent, les frais kilométriques restent à la charge de l’auto-entrepreneur, sauf s’ils les incluent dans ses tarifs de manière forfaitaire.
❌ Les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours : les débours ne concernent que les frais de déplacement.
Exemple :
- Les frais de déplacement sont un billet de train, un billet d’avion, une nuit d’hôtel…
- Les frais kilométriques sont le carburant, les péages.
Refacturation des Frais Kilométriques
Le micro-entrepreneur peut inclure dans le prix de sa prestation ses frais kilométriques. De cette manière, il pourra couvrir l’ensemble de ses frais de déplacement. C’est ce qu’on appelle la refacturation.
⚠️ Cette méthode a ses limites car elle augmente artificiellement le chiffre d’affaires encaissé.
Autres Frais Couramment Oubliés
En raison de la simplicité du régime fiscal de l'auto-entrepreneur, certains frais sont fréquemment négligés, ce qui peut avoir un impact sur la rentabilité de l’activité. Voici les principaux frais souvent oubliés :
- Les frais de débours: Ceux-ci incluent les achats de marchandises ou matériel spécifiques à la prestation, les frais de transport (billets, carburant), et les frais de port pour l'envoi de produits au client.
- Les frais de communication: Les abonnements professionnels liés à la téléphonie ou à l’internet sont souvent oubliés.
- Les frais bancaires: Les frais de gestion associés à un compte bancaire professionnel sont souvent négligés, même s’ils impactent directement la rentabilité de l'activité.
- Les frais d'adhésion et d'abonnement: Les coûts liés à des adhésions à des plateformes professionnelles ou des abonnements logiciels sont parfois sous-estimés.
- Les frais liés aux événements professionnels: Les coûts associés à la participation à des événements comme les salons professionnels ou des foires commerciales sont souvent oubliés.
- Les investissements en matériel: L’achat de matériel professionnel est aussi parfois négligé.
Conseils de Gestion des Frais pour Micro-Entrepreneurs
- Définir un budget prévisionnel : afin d’anticiper l’ensemble de vos frais de fonctionnement et vos cotisations sociales.
- Assurer une trésorerie suffisante : pour faire face aux imprévus et investir dans votre croissance.
- Mettre en place un système de gestion comptable : idéalement à l’aide d’outils numériques adaptés.
- Organiser les factures et conserver tous les justificatifs : afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.
Conclusion
En tant qu'auto-entrepreneur, la gestion des frais professionnels et la compréhension des règles fiscales qui y sont liées sont essentielles pour optimiser votre situation financière. Bien que le statut d'auto-entrepreneur offre une grande simplicité administrative, il est important de connaître les différents types de frais qui peuvent être pris en compte dans votre déclaration fiscale. Cela inclut les frais de débours, l'abattement forfaitaire, ainsi que les frais liés à votre activité. En respectant les conditions et en conservant les justificatifs nécessaires, vous pourrez éviter des risques fiscaux tout en optimisant vos dépenses.
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