Frais Déductibles pour Freelances en France : Guide Complet

Tout entrepreneur cherche à réduire sa base imposable en retirant un maximum de frais déductibles. Bonne nouvelle : une grande partie des charges liées à votre activité professionnelle (loyer, matériel, déplacements, repas, cotisations sociales…) peut être déductible du revenu imposable de votre entreprise ou société. Mais attention : la déduction dépend de votre statut (micro-entreprise, EI, société, portage salarial), de votre régime fiscal (BIC, BNC, micro-BIC ou micro-BNC), et du respect des règles de l’administration. Free-Work fait le point sur cette question fiscale délicate.

Quels Entrepreneurs Sont Concernés par la Déductibilité des Charges ?

Seuls les entrepreneurs constitués en société peuvent déduire leurs charges réelles de leur chiffre d’affaires. En France, seuls les travailleurs indépendants soumis au régime réel d’imposition peuvent déduire leurs charges et cotisations sociales avec leur montant exact. Cela concerne notamment :

Les entreprises individuelles (EI) classiques.
Les SAS ou SASU.
Les SARL ou EURL.

En revanche, les micro-entrepreneurs bénéficient d’un abattement forfaitaire (34 %, 50 % ou 71 % selon leur activité), censé couvrir l’ensemble de leurs frais. Ils ne peuvent donc pas déduire leurs dépenses une par une, même avec des justificatifs. Si vous êtes en micro-entreprise et que vous avez de nombreuses charges professionnelles, il peut être judicieux d’évoluer vers un autre statut juridique pour bénéficier de la réduction du revenu imposable ! L’équipe de Hiway peut vous accompagner dans la démarche.

Que vous soyez en BIC ou BNC, les charges professionnelles sont déductibles dès lors que vous êtes au régime réel d’imposition. En revanche, si vous relevez du micro-BIC ou micro-BNC, vous ne pouvez plus déduire vos charges professionnelles du revenu imposable.

Pour y avoir droit, les freelances doivent respecter certaines conditions :

Les dépenses doivent représenter un intérêt commercial pour votre entreprise (voir liste ci-dessous).
Toutes les charges doivent être justifiables par une facture ou un ticket de caisse qui mentionne le nom de l’entreprise (justificatifs à conserver pendant au moins 10 ans).

Auto-Entrepreneur : Quelles Charges Déductibles ?

Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) déclarent un chiffre d’affaires auquel l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour les charges. L’abattement est de :

50 % pour les prestations de services commerciales ou industrielles.

Les micro-entrepreneurs ne peuvent donc malheureusement pas déduire leurs charges au réel. En effet ce statut empêche la déduction des charges professionnelles du résultat. Par conséquent peu importe les frais engagés pour votre activité, ils ne seront pas déductibles pour leur valeur réelle.

Freelance : Quelles Charges Déductibles ?

Pour les autres indépendants qui ont créé une société pour exercer, par exemple une SARL (Société à Responsabilité Limitée) ou une SAS (Société par Actions Simplifiée), les frais peuvent être déduits pendant l’année fiscale en cours.

Voici une liste avec quelques exemples de frais déductibles en tant qu’indépendant :

Les frais généraux, c’est-à-dire les frais qui découlent de l’activité pratiquée (tels que fournitures, les repas, les frais de fonctionnement - électricité, gaz… - et les frais d’entretien des locaux).
Le personnel et la main d’œuvre (plombier, consultant, graphiste...).
Les loyers des bureaux utilisés par l’entreprise.
Le sponsoring, si les frais engagés n'excèdent pas les bénéfices attendus.
Les dépenses relatives à la partie de votre domicile dédiée à votre activité si vous travaillez de chez vous.
La voiture de fonction.
Les frais engagés pour les repas d’affaires, les réceptions de clients, les cadeaux faits dans l’intérêt de l’entreprise.
Les cotisations obligatoires de l’entreprise.
Les frais de représentation (tels qu’un uniforme par exemple) et les frais de déplacement (dans la limite de 80 kilomètres aller-retour)
Les rémunérations directes ou indirectes (salaires, indemnités, allocations…)
Les frais de formations liées à l’activité.
Les remboursements de frais investis dans l’entreprise (dettes contractées envers des investisseurs).

Le Loyer du Bureau

Si vous avez votre bureau chez vous, vous avez le droit de déduire une partie de votre loyer et les autres charges locatives liées (électricité, chauffage, etc.). Si vous exercez votre activité de freelance depuis votre domicile, vous avez la possibilité de déduire une partie de vos frais professionnels liés à votre logement, comme :

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Le loyer.
L'électricité.
L'eau.
Le chauffage.
L'assurance habitation.
L'abonnement Internet.

Mais attention : la déduction se fait au prorata de l’espace utilisé pour votre activité pro ! La clé de répartition doit être justifiable, généralement en proportion de la surface du bureau. Si votre bureau occupe 10 % de la surface de votre logement et que vous déduisez 50 % du loyer, il y a peut-être un souci. C’est à votre juste appréciation.

Si vous êtes propriétaire de votre logement, votre société peut vous verser l’équivalent d’un loyer, correspondant à la surface que vous occupez pour votre activité professionnelle. Vous devez établir, pour ce faire, une convention d'occupation entre vous-même et votre entreprise.

Si vous travaillez à l’extérieur de votre domicile, par exemple dans un espace de coworking ou une pépinière d’entreprises, sachez que l’abonnement au coworking est entièrement déductible.

Les Frais de Repas

Le prix d’un repas pris au domicile ou d’un repas préparé par le freelance n’est pas déductible. Si vous travaillez chez vous, a priori vous disposez d’une cuisine pour déjeuner à midi. Vous ne vous facturez pas le repas (pas de justificatif). Donc vos frais de repas à la maison quotidiens ne sont pas déductibles.

Toutefois, si vous prenez un repas au restaurant avec un client, un fournisseur ou un partenaire, ou lors d’un déplacement professionnel, vous avez le droit de déduire de votre IR (Impôt sur le Revenu) les frais supplémentaires engagés dans une certaine limite équivalente à 20,20 € en 2023. Le montant maximal déductible par jour pour les repas est de 15 € en 2023.

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Il est tentant de faire passer une partie de vos frais de restaurant sur votre société. Les frais de repas d’affaires (clientèle, prospects, fournisseurs, etc.) sont déductibles ainsi que les frais liés à des déplacements professionnels (par exemple, voyage à l’étranger). Les frais de repas quotidiens remboursés par la société peuvent également être déduits sous certaines conditions. Il faut notamment que vous n’ayez pas la possibilité de prendre votre repas à votre domicile.

Conditions :

Il faut qu’il y ait une certaine distance entre le lieu d’exercice et le domicile.
Vous devez conserver tous les justificatifs des restaurants, avec la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Le nombre de repas suffit, sans le détail.
Pensez à noter le nom des personnes que vous avez éventuellement invitées sur le justificatif.

Quels sont les frais fixes pour le freelance ?

Les Frais de Voiture

Il est tout à fait possible de déduire du résultat fiscal les dépenses liées à l'achat ou à l'utilisation d'un véhicule (carburant, assurances, entretien courant, location du véhicule, etc.) pour les besoins de l'activité professionnelle du freelance. Il s'agit par exemple des frais de déplacements professionnels ou pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail dans la limite de 40 km.

Les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles ont la possibilité de se faire rembourser leurs frais kilométriques.

Ces derniers incluent :

Le carburant,
Les primes d’assurance,
L’entretien courant du véhicule (vidanges, pneumatiques, …)
La location, le crédit-bail ou les intérêts d’emprunt lorsque le dirigeant est propriétaire du véhicule.

Attention, toutefois les contraventions et amendes ne sont pas déductibles, même si l’infraction a eu lieu lors de déplacements professionnels.

Le Matériel et Fournitures

Une activité de freelance dans le secteur IT nécessite divers matériels, fournitures, logiciels, etc., qui peuvent être déduits de vos impôts. Tout ce qui sert directement à votre activité peut être déduit ou amorti, selon sa valeur : ordinateur, imprimante, disque dur, fournitures de bureau, mobilier ergonomique… Pensez, encore une fois, à bien conserver les factures d’achat !

ordinateur (portable ou tour de bureau),
périphériques (écrans, imprimantes, connectiques, etc.),
connexion Internet,
téléphone portable,
abonnement téléphonique,
logiciels professionnels (logiciel de gestion de projet, logiciel graphique, etc.),
bureau et siège de bureau,
fournitures de bureau (papeterie),etc.

Bon à savoir : vous pouvez déduire la totalité de vos frais d’abonnement Internet ou de téléphone, même si vous travaillez chez vous.

Toutes ces dépenses doivent, bien entendu, servir l’intérêt de votre entreprise pour être déduites. Vous devez pouvoir le prouver auprès de l’administration fiscale. Les dépenses privées ou personnelles ne sont pas acceptées.

Tableau Récapitulatif des Abattements Forfaitaires pour Micro-Entrepreneurs

Ce tableau résume les abattements forfaitaires applicables aux micro-entrepreneurs, en fonction de leur activité :

Type d'Activité	Abattement Forfaitaire
Achat-revente	71% du chiffre d’affaires
Prestations de services commerciales ou industrielles (BIC)	50% du chiffre d’affaires
Professions libérales (BNC)	34% du chiffre d’affaires

Charges Déductibles Controversées

Certains frais déductibles de l’entreprise du freelance sont quelque peu sujets à controverse, et restent possibles, mais sous certaines conditions, et avec des limitations bien définies.

Les loyers : Il est tentant de faire passer une partie de votre loyer et charges afférentes sur votre société si, comme de nombreux freelances, vous travaillez à votre domicile. Cela est possible pour autant que vous fassiez une distinction claire entre la partie professionnelle et la partie privée et que votre clé de répartition pour les charges et autres dépenses soit justifiable. Soyez prêt à expliquer votre méthode de calcul à l’administration qui ne manquera pas de la questionner en cas de contrôle.
Les frais de restaurant : Les frais de repas d’affaires (clientèle, prospects, fournisseurs, etc.) sont déductibles ainsi que les frais liés à des déplacements professionnels (par exemple, voyage à l’étranger). Les frais de repas quotidiens remboursés par la société peuvent également être déduits sous certaines conditions. Il faut notamment que vous n’ayez pas la possibilité de prendre votre repas à votre domicile.
Les frais de voiture : Certaines limitations existent pour les véhicules de tourisme. Ainsi, les amortissements ne seront déductibles qu’à concurrence d’une valeur d’acquisition de 18.300 € (9.900 € si le taux d’émission de dioxyde de carbone est supérieur à 200 grammes/km).

Comment Déduire des Notes de Frais en Tant que Freelance ou Indépendant ?

Pour faire déduire des frais de votre entreprise, que vous soyez ou non travailleur indépendant, vous devrez obligatoirement garder une trace de ces dépenses. D’une année à l’autre, vos factures et notes de frais vous seront nécessaires, et vous permettront, lors de votre déclaration de revenus, de déduire la somme des frais sur votre bénéfice brut. En cas de contrôle fiscal, ces justificatifs pourront aussi vous être demandés, et vous éviter un éventuel redressement.

Par ailleurs, pour que cette déduction soit applicable, les frais doivent avoir été payés au cours de l’année où vous prévoyez de les déduire.

Conditions Générales pour la Déductibilité des Charges

Les comptes annuels servent de point de départ pour calculer la base imposable de votre société. Sauf dérogation expresse, les charges mentionnées dans votre comptabilité seront déductibles si les conditions suivantes sont respectées :

Les charges ont un caractère réel, ce qui signifie qu’elles ne doivent être ni excessives, ni fictives. Vous devez dès lors disposer des pièces justificatives adéquates (facture, note de frais…). L’administration est cependant tenue de faire preuve de tolérance, par exemple concernant les frais de représentation ou de voyage qui ne sont pas jugés excessifs .
Les charges doivent avoir été encourues dans l’intérêt de l’exploitation ou se rattacher à la gestion normale de l’entreprise. Il y a là une marge d’appréciation par exemple si la dépense bénéficie à la fois à l’entreprise et à un tiers. La jurisprudence est abondante sur le sujet.
Les frais déductibles doivent être comptabilisés dans l’exercice au cours duquel ils ont été effectivement engagés (principe d’annualité de l’impôt) et correspondre à une diminution de l’actif net de l’entreprise.

Quelle que soit la nature des frais déductibles, le respect de ces conditions est indispensable pour les faire passer dans votre société. Pas question donc de déduire un abonnement à une revue automobile si vous êtes architecte ou restaurateur.

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