Comment Commander un Kbis par Courrier : Démarches et Informations Essentielles

Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d’identité » de la société. Il vous servira à prouver l’existence légale de la structure que vous avez créé et l’inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l’obligation légale de vous inscrire au RCS, peu importe que vous exerciez en tant que personne physique ou morale.

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?

Pour pouvoir attester de l’existence juridique et légale d’une société, l’extrait KBIS constitue le seul document officiel admissible notamment lorsqu’il s’agit d’opposer cette existence aux tiers tels que les futurs clients, les collaborateurs, les fournisseurs… En effet, cet extrait ne peut être obtenu que suite à l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés, une obligation imposée par la loi à toute entité se livrant à des activités commerciales. Le K-bis peut être considéré comme la carte d’identité d’une société commerciale.

La demande de Kbis vous servira en outre à pouvoir réaliser certaines démarches essentielles pour la vie de votre entreprise et à développer votre activité.

Qu'est-ce que le Kbis ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial.
Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial.

Il est à noter que les micro-entrepreneurs et les professionnels libéraux ne se voient pas remettre un Kbis ou extrait K pour l’exercice de leur activité.

Que signifie le sigle KBIS ?

Le sigle « KBIS » représente la référence ou la nomenclature administrative de l’extrait de document dont il porte le nom. Depuis longtemps, la lettre « K » a désigné le document administratif enregistré par le tribunal de commerce pour une entreprise commerciale. On a donc repris cette pratique et ajouté à la lettre K le terme « bis » qui désigne le numéro des rues ce qui permet au final d’obtenir le terme « KBIS ».

Qu’entend-on par extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est un document extrait du registre de commerce. Il est délivré par les bureaux d’enregistrement et atteste de l’existence d’une compagnie et des éléments qui constituent son état civil. L’extrait KBIS permet également de s’assurer que l’entreprise est valablement inscrite au registre du commerce et des sociétés. Ce document est considéré comme la seule pièce officielle qui atteste de l’identité réelle et de l’adresse effective de la personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par conséquent, chaque entreprise doit le détenir pour attester de son existence. Le KBIS sert également à vérifier l’activité de l’entreprise, sa structure de direction ainsi que l’existence ou non de poursuites ou autres éléments liés à l’activité commerciale de l’entreprise.

Quelles sont les informations présentes sur le KBIS ?

L’extrait de Kbis rassemble les informations qu’une entreprise doit déclarer à l’administration, mais aussi au public le cas échéant. Toutes les informations qui s’y trouvent sont ainsi de naturel légale, légitime et peuvent être considérées comme ayant fait l’objet de vérifications minutieuses. Il mentionne alors les informations telles que la date d’immatriculation et le greffe dont relève la société, la date de certification, le numéro SIREN et le(s) numéro(s) SIRET, le code APE et l’objet social expliqué, la raison sociale, le sigle, l’adresse du siège et celle des différents établissements composant l’entreprise, le statut juridique de la société… Ce document reprend également les caractéristiques relatives à l’administration de l’entreprise telles que l’identité des dirigeants, l’identité des commissaires aux comptes et les décisions relatives aux procédures collectives et celles en cours au niveau du tribunal du commerce. Dans certains cas, l’extrait du registre du commerce peut contenir des annotations et des commentaires, rédigés par le responsable de la tenue du registre.

Quelle est l’utilité de l’extrait RCS ?

Le Kbis est parfois exigé dans la réalisation de certaines démarches. Par exemple, il sera demandé pour ouvrir un compte bancaire au nom de la société ou pour acheter des matériels ou des marchandises au nom de la société. L’extrait KBIS présenté dans ces situations doit alors être daté de moins de 3 mois. Il est important de savoir que le KBIS peut aussi être demandé par n’importe quel individu affilié ou non à la société concernée, auprès du greffe du tribunal de commerce, soit sur place, soit par courrier ou encore via internet.

Lire aussi: Extrait Kbis en Anglais

A quoi sert un KBIS ?

Le contenu d’un KBIS s’apprécie le mieux à travers son utilité. Ainsi, il faut savoir que ce document officiel atteste de l’accomplissement de l’obligation légale d’immatriculation des sociétés commerciales. Pour justifier de la réalisation de cette formalité, le greffe du tribunal du commerce dont l’entreprise dépend va alors délivrer l’extrait KBIS. L’extrait KBIS constitue aussi un bon moyen de vérifier si une entreprise se trouve dans une situation favorable pour ses futurs collaborateurs ou clients, c’est-à-dire que sa santé financière ne laisse rien craindre. De ce fait, il retrace aussi les différentes décisions que le tribunal du commerce serait amené à prononcer à son encontre. C’est le cas notamment des procédures collectives consistant par exemple au redressement de l’entreprise.

Que trouve-t-on dans le KBIS ?

En plus de la reprise des décisions prises par le tribunal du commerce sur l’entreprise, l’extrait KBIS contient aussi des informations pertinentes telles que l’adresse du greffe auprès duquel l’entreprise est immatriculée. A cela s’ajoutent la raison sociale de l’entreprise, son sigle, mais aussi son enseigne. Il ne faut pas non plus oublier le numéro SIREN, le code NAF, la forme juridique de la société et le montant de son capital social. C’est également sur l’extrait KBIS que l’on découvre l’adresse du siège social de la société, de son établissement principal et ses établissements secondaires s’il y a lieu. On ne fera pas non plus l’impasse sur la durée de la société, sa date de constitution, son activité détaillée, le nom de domaine de son site internet. L’extrait KBIS a enfin vocation à renseigner sur l’identité, la date et le lieu de naissance, la fonction et la nationalité du dirigeant principal de la société.

Comment obtenir un Kbis ?

Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l’entreprise. Le Kbis est envoyé automatiquement au créateur de l’entreprise une fois que l’immatriculation est réalisée, mais par la suite, si vous souhaitez obtenir des copies supplémentaires, vous devrez en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Le prix du Kbis varie en fonction du type de la demande.

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche. Depuis le 1er janvier 2020, la demande de l'extrait Kbis est payante. Par ailleurs, la demande d'extrait Kbis pour les entreprises dont le siège social est établi en Alsace et en Moselle doit se faire à la chambre commerciale du tribunal d'instance ou de grande instance.

Lire aussi: Tout savoir sur la commande de Kbis

Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple. Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe. Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante. Vous pouvez également utiliser l’Annuaire des entreprises.

La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise.

Il est également possible de demander un extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr. Pour ce faire, il faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN.

Comment obtenir un Kbis en ligne gratuitement ?

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

Où trouver mon Kbis sur l'Urssaf ?

L’Urssaf ne délivre pas d’extrait Kbis, car ce document est réservé aux entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous êtes micro-entrepreneur ou travailleur indépendant, vous pouvez obtenir un extrait d’inscription au Répertoire National des Entreprises (RNE) via le site de l’Urssaf. Ce document fait office de justificatif officiel pour votre activité.

Comment faire une demande d’extrait Kbis par courrier ?

Pour obtenir un extrait Kbis, il est possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend sa société. Le retrait du document, signé par le greffier, se fera alors au guichet, moyennant la somme de 2,69 euros (tarifs 2024).

Pour ce faire, il faut renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Le tarif, en 2024, est de 3,37 euros. Pour ce faire, une inscription préalable sur le site sera requise, suivie par une validation de l’identité de la société.

Pour demander un Kbis à jour, il est également possible d’opter pour un envoi périodique par courrier de ses propres extraits. Lorsqu’il s’agit de récupérer un Kbis, certaines entreprises françaises sont sujettes à exception.

Kbis temporaire

Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité. Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS. Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise.

Validité du Kbis

Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives.

Comment avoir un kbis à jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

Où trouver un kbis en moins de 3 mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande. Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Est-il possible de souscrire un envoi périodique d'extrait Kbis pour toutes les entreprises ?

La souscription à un envoi périodique d'extrait Kbis pour les sociétés, GIE et sociétés civiles et les commerçants immatriculés au RCS est possible. Par contre, vous ne pouvez pas demander l'envoi régulier d'extrait Kbis des entreprises radiées, non reprises en informatique et en procédure de liquidation judiciaire. Dans le cas où vous avez demandé l'envoi régulier de l'extrait Kbis d'une société, les envois seront automatiquement interrompus si celle-ci fait l'objet d'une radiation ou d'une liquidation judiciaire. La souscription à un envoi périodique de l'extrait Kbis des sociétés ayant déposé leurs statuts mais non immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés est également impossible.

Comment obtenir un extrait Kbis de radiation ?

L'obtention d'un extrait Kbis de radiation se fait exclusivement auprès du greffier du Tribunal du commerce. Les démarches sont les mêmes que celles d'une demande d'extrait Kbis classique sauf que le Kbis de radiation s'obtient strictement après la fermeture officielle de l'auto-entreprise. La demande d'extrait Kbis de radiation peut se faire en ligne sur le site d'Infogreffe ou bien directement auprès du guichet du greffe du Tribunal du commerce. Cependant, il est à noter que ce document doit strictement être délivré et signé par un greffier pour être valable. Aussi, sa validité ne dure que pendant 3 mois. Dans le cas contraire, le document n'aura aucune valeur.

Aide et Assistance

Vous avez besoin d’aide pour faire votre demande de Kbis ou d’extrait K ?

🔎 Zoom : N’hésitez pas à faire appel à LegalPlace pour vos démarches de création d’entreprise. Nos professionnels vous accompagnent de la rédaction des statuts jusqu’à l’immatriculation de votre société. Il vous suffit de remplir un court questionnaire en ligne et de nous transmettre les pièces justificatives demandées.

Alternatives à la Fourniture d'un Extrait K ou Kbis

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Considéré comme la carte d'identité juridique d'une société, l'extrait Kbis est un document indispensable pour attester votre immatriculation RCS. Il vous permet également de prouver votre sérieux auprès de vos partenaires et investisseurs. Vous pouvez obtenir votre extrait Kbis par de nombreuses façons. Comment faire une demande d’extrait Kbis par courrier ? Et pourquoi ? Le Kbis est un document officiel certifié et délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il permet à toute entreprise exerçant une activité commerciale d’attester de sa légalité, dès sa création. Il est aussi requis dans le cadre de formalités administratives ou de démarches commerciales. L’extrait Kbis peut être obtenu de différentes manières, dont par courrier. Depuis 2019, il est également possible d’accéder à ce document en ligne. Le K-bis est l’équivalent de la carte d’identité pour une entreprise. Il constitue la preuve de sa légalité et de son inscription au Registre national des entreprises (RNE). L’extrait de K-bis concerne les personnes morales, toute société commerciale (SAS, SASU, SARL…), ainsi que les personnes physiques (entreprises individuelles, micro-entreprises, EIRL). En tant que dirigeant d’entreprise, l’extrait de Kbis est requis lors de nombreuses situations. Pour créer une société à caractère commercial, il faut constituer un dossier de création afin d’immatriculer l’entreprise au Registre national des entreprises et d’obtenir le premier extrait Kbis. La non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé et expose la compagnie à des sanctions. La question se pose alors : demander un Kbis est-il payant ? La réponse est oui. Il est également possible de demander un extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr. Pour ce faire, il faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Pour demander un Kbis à jour, il est également possible d’opter pour un envoi périodique par courrier de ses propres extraits. Lorsqu’il s’agit de récupérer un Kbis, certaines entreprises françaises sont sujettes à exception. Autre moyen efficace pour se procurer un extrait Kbis : faire appel à des sites internet spécialisés.

A noter : Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.

Bon à savoir : Seuls les dirigeants d’une entreprise ou leurs représentants mandatés ont le droit de demander un extrait Kbis complet. Si vous n’êtes pas le dirigeant de l’entreprise ou que vous êtes dirigeant et que vous souhaitez faire la demande sur le site d’Infogreffe, celle-ci est payante.

Bon à savoir : En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie.

Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit.

Les micro-entrepreneurs et professions libérales sont inscrits au Répertoire National des Entreprises (RNE) et ne disposent pas de Kbis.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Bon à savoir : En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie. Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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