Le Guide Complet du Kbis Auto-Entrepreneur et des Démarches via le Guichet Unique

Le Kbis auto-entrepreneur est un document officiel essentiel pour prouver l'existence juridique de certaines micro-entreprises. En 2025, avec la digitalisation croissante des démarches, savoir quand et comment l'obtenir est crucial. Mais attention : tous les auto-entrepreneurs n'en ont pas besoin.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Le terme "Kbis" fait référence à l'extrait Kbis, document officiel attestant de l'immatriculation d'une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour les personnes physiques (comme les auto-entrepreneurs), on parle plutôt d'extrait K.

Qui est concerné par l'extrait K ?

Tous les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés. L'extrait K est obligatoire uniquement pour les activités commerciales. Les activités artisanales ou libérales ne sont pas soumises au RCS, mais seulement au Registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, l'entrepreneur reçoit un avis de situation INSEE et une preuve d'immatriculation au répertoire adéquat.

Le Guichet Unique : Votre Point d'Entrée Obligatoire

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création ou modification d'activité passent par le Guichet unique (guichet-entreprises.inpi.fr). Ce guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…).

Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

Le guichet unique de formalité des entreprises est un service géré par l'Institut national de la propriété industrielle, l'INPI. Ce guichet unique pour les entreprises vous permet de réaliser toutes vos formalités et démarches administratives en ligne afin de mener à bien la création et l'immatriculation de votre entreprise.

Hormis la création et l'immatriculation de votre entreprise, le guichet unique de formalités des entreprises doit permettre aussi de faire toutes les formalités relatives à un changement de situation dans votre entreprise (modification d'objet social, changement de dénomination sociale, transfert de votre siège social, etc.) mais également celles liées à la cessation de votre activité.

Peu importe la forme juridique de votre entreprise (SAS, SCI, SASU, entreprises individuelles, etc.), toutes seront concernées par l'obligation de passer par le guichet unique de formalités des entreprises.

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Comment obtenir votre extrait K ou Kbis via le Guichet Unique ?

A partir de janvier 2023, si vous souhaitez créer votre entreprise vous devrez donc obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises.

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Pour ce faire, vous devez préparer tous les documents nécessaires à votre demande d'immatriculation afin de les joindre à votre dossier de création d'entreprise. Selon la forme de société ou d'entreprise que vous voulez créer, les démarches à réaliser et les justificatifs à fournir (rédaction des statuts, annonce dans un JAL, etc.) ne sont pas tout à fait les mêmes.

Une fois tous vos documents prêts, vous pourrez faire votre demande d'immatriculation en ligne sur le guichet entreprise. Pour cela vous devez vous connecter à votre espace professionnel, ou créer un compte si vous n'en avez pas.

La plateforme vous demandera certaines informations comme le choix de votre forme juridique ou d'autres caractéristiques de votre entreprise et vous devrez joindre à la fin toutes les pièces justificatives nécessaires à la constitution de votre dossier exclusivement au format numérique.

Une fois toutes ces démarches réalisées et votre dossier bien complet transmis automatiquement par le guichet unique aux organismes dont vous dépendez, un numéro SIREN et SIRET vous sera attribué et vous recevrez votre extrait K-bis (ou extrait K pour les entreprises individuelles).

Le but de ce guichet unique n’est pas de remplacer les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises) mais de centraliser les demandes par une seule et même plateforme en ligne, ce qui simplifiera grandement toutes vos démarches administratives. Le guichet unique se charge de transmettre les informations à l’ensemble des organismes concernés par vos démarches. Toutefois, les organismes destinataires des formalités comme les Greffes du tribunal de commerce ou les services des impôts sont toujours chargés de valider vos dossiers.

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Ce guichet unique de formalités des entreprises s'inscrit dans la volonté du gouvernement de passer à la dématérialisation de toutes formalités des entreprises, qui s'accompagne également de l'obligation progressive de passer à la facture électronique à partir de 2024. Cela signifie également qu’il n’est plus possible de passer par la voie postale !

Étapes Clés pour l'Obtention :

Créer un compte sur monidenum.fr, vérifier son identité et accéder aux documents de sa structure.
S'inscrire via le Guichet unique (INPI). Si votre activité est commerciale, vous serez immatriculé au RCS.
L'extrait K est disponible sur monidenum.fr si vous êtes immatriculé au RCS.

Alternatives à l'extrait Kbis pour les activités non commerciales

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Délai et validité de l'extrait Kbis

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Le passage par le guichet unique à compter du 1er janvier 2023 est un bouleversement significatif dans le monde des formalités d’entreprises.

On constate que les délais pour obtenir la validation des formalités ainsi que l’extrait Kbis à jour sont plus longs par l’intermédiaire du guichet unique. Nous espérons que cette situation s’améliore.

Que prouve l'extrait K ou Kbis ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Comment créer votre entreprise et avoir votre extrait Kbis sur le guichet unique des entreprises ?

Comment immatriculer sa micro-entreprise ?

Pour immatriculer sa micro-entreprise, il faut se rendre sur le site du guichet unique. Cette plateforme est devenue l'unique guichet unique électronique et se substitue aux autres services. Elle permet de demander l'inscription d'une entreprise au Registre National des Entreprises (RNE). Découvrez étape par étape comment procéder à l'immatriculation de votre micro-entreprise.

Etape 1 : renseigner l'identité de l'entreprise

Une fois connecté sur le site du Guichet unique, dans le tableau de bord vous devez "déclarer une formalité d'entreprise", puis cliquez sur "création d'entreprise". C'est à partir de là que les étapes suivantes débutent.

L’étape de l’immatriculation constitue l’une des plus importantes et elle est obligatoire et doit être effectuée au moment de la déclaration de début d’activité. Elle est essentielle en ce qu’elle lui confère une existence juridique : elle permet d’identifier, recenser et informer les tiers de son existence. C’est enfin par l’immatriculation que le micro-entrepreneur est autorisé à exercer son activité formellement son activité professionnelle et à bénéficier de la protection sociale attachée. Cette étape se concrétise par la délivrance d’un extrait Kbis et d’un numéro SIRET.

C'est sur le premier écran que vous décidez de vous déclarer sous le statut de la micro-entreprise.

Si vous avez déjà exercé une activité non salariée, vous devez répondre "oui" à la seconde question.

Une fois la forme validée, il faut renseigner les informations sur l’entrepreneur lui-même :

Si vous exercez votre activité de manière non sédentaire, c’est-à-dire que vous exercez votre activité de façon itinérante dans différents lieux sur l’espace public, vous devez cocher la case suivante : S’ouvre la case "qualité de non sédentarité" où vous devez choisir entre :

ambulant ressortissant UE hors France (si vous êtes un ressortissant de l'UE) ;
ambulant non sédentaire (dans les autres cas).

Les écrans suivants permettent de renseigner les informations sociales pour procéder à votre affiliation à un régime d’assurance maladie. En tant que micro-entrepreneur, vous serez sous le régime micro-social. Vous devez à ce stade choisir la périodicité de vos déclarations "mensuelles" ou "trimestrielles" :

L'adresse personnelle :

Et enfin les informations concernant votre régime d’assurance maladie actuel (à compléter selon vos informations personnelles) avec votre numéro de sécurité sociale :

Activité antérieure : vous devez cocher "oui" si vous avez déjà eu une activité non salariée précédemment.

Création micro-entreprise guichet unique

Vous devez répondre "oui" à la question sur l’Acre si une demande auprès de l'Urssaf a déjà été effectuée. Dans le cas contraire, la demande d'Acre doit être adressée à l'Urssaf concomitamment à la déclaration de création/de reprise d'entreprise sur le Guichet unique. Le formulaire de demande d’Acre doit être envoyé accompagné du justificatif de création d’activité.

Dans le champ organisme d’assurance vous devez renseigner votre organisme d’assurance actuel. Les organismes proposés sont les suivants :

Régime général
Agricole
Non salarié non agricole
Enim
Autre

L’Urssaf préconise d’indiquer "régime général" si vous ne connaissez pas votre organisme d’assurance ou en cas de doute.

Exercice d’une activité simultanée : vous devez cocher "oui" si vous exercez une autre activité en plus de votre activité indépendante.

Vous devez ensuite renseigner les informations concernant l’adresse de l’entreprise, c'est-à-dire là où vous exercerez votre activité. Vous pouvez exercer à votre domicile, dans un local professionnel ou encore dans une société de domiciliation. A la question "l’entrepreneur souhaite-t-il fixer l’adresse de son entreprise à son domicile personnel ?", en répondant "oui" une mise en garde s’ouvre pour vous indiquer que la communication de l’adresse de l’entreprise au registre national des entreprise (RNE) est obligatoire et qu’à ce titre elle sera rendue publique et pourra être diffusée.

Vous devez ensuite répondre à la question concernant l'existence d'un éventuel contrat d’appui :

En répondant "oui" au contrat d’appui, vous devez renseigner les informations concernant ce contrat :

Date de début et date de fin du contrat ;
Entreprise contractante (Siren et dénomination) ;
Adresse de l’entreprise contractante.

Vous devez rajouter à cette étape les personnes ayant le pouvoir d’engager l’entreprise, autres que le chef d’entreprise. Si vous êtes seul, vous pouvez passer à l’étape suivante. S’il existe des personnes autres que le chef d’entreprise ayant le pouvoir d’engager l’entreprise ou des indivisaires, vous devez remplir les renseignements suivants :

Dans le rôle du mandataire, vous avez le choix entre :

Indivisaire ;
Personne ayant le pouvoir d’engager l’établissement.

Pour rappel depuis le 15 mai 2022, avec le nouveau statut de l'entrepreneur individuel, il y a une séparation automatique des patrimoines personnel et professionnel de l'entrepreneur. Attention, en cochant "oui" vous renoncez à l’insaisissabilité de votre résidence principale. Vous ne devez cocher "oui" que si votre résidence principale est devenue saisissable suite à une déclaration de renoncement de l’insaisissabilité de droit. Si ce n’est pas le cas, cochez "non".

L'étape suivante concerne les déclarations d'insaisissabilité des biens fonciers ne servant pas à l'activité professionnelle. Si vous n’avez aucune déclaration d’insaisissabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. Mais si vous avez effectué une déclaration d’insaisissabilité de votre résidence secondaire par exemple, vous devez la déclarer ici :

Etape 2 : les informations concernant l’établissement

Les informations qui doivent être complétées ensuite sont relatives à l’établissement lui-même. Il s’agit cette fois de compléter l’adresse professionnelle de l’entreprise (pour rappel cette adresse peut être différente de l’adresse du domicile de l’entrepreneur). Indiquez également la présence ou non de salariés dans l’entreprise.

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