Guichet Unique INPI : Problèmes Techniques et Solutions

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet Unique des formalités des entreprises, développé par l’INPI, est devenu la plateforme obligatoire pour effectuer toutes les formalités liées à la création, à la modification ou à la cessation d’activité des entreprises. L’objectif annoncé était ambitieux : simplifier et centraliser les démarches administratives pour apporter un vrai gain de temps aux entrepreneurs.

L’idée de regrouper les formalités sur une seule et unique plateforme peut paraître très alléchante à première vue, d'autant plus que les CFE (centre de formalité des entreprises) - jusque-là gérés par les Greffes, l’URSSAF, les services fiscaux, etc. - ont été remplacés par ce portail dédié. Cette centralisation devait faciliter l’accès aux informations et permettre aux entrepreneurs d’effectuer leurs démarches en ligne en quelques clics. Le projet s’inscrivait donc pleinement dans la révolution numérique en marche au sein de l’administration.

Sur le papier, le dispositif promettait de réduire les temps de traitement, de clarifier les procédures, et surtout d’assurer un suivi en temps réel d’un côté comme de l’autre. La mise en place du Guichet unique aurait aussi dû permettre d’éviter les erreurs liées à la gestion fragmentée entre les différentes entités précédemment nommées.

Les limites du Guichet Unique

Malgré l’ambition légitime du gouvernement, de nombreux entrepreneurs et autres professionnels de l’entrepreneuriat (experts-comptables, juristes, etc.) ont rapidement déchanté après avoir rencontré plusieurs soucis récurrents.

Webinaire Médialex sur les impacts du passage au Guichet Unique de l'INPI en 2023

Difficultés Techniques

Pour commencer, les difficultés techniques sont légion. Entre les blocages réguliers à la connexion, notamment en raison d’une surcharge des serveurs, les erreurs systématiques lors du remplissage des formulaires, ou encore des rejets inexplicables de documents à cause de problèmes techniques divers et variés, naviguer sur le Guichet unique est loin d’être un long fleuve tranquille.

Complexité et Pertes de Temps

Le Guichet unique impose de nouvelles exigences, comme la signature électronique qualifiée ou l’utilisation de FranceConnect+ qui ajoutent une couche de difficultés pour les non-initiés. Il est également impossible de regrouper plusieurs modifications (par exemple, un transfert de siège social et un ajout d’activité) en une seule formalité. Les utilisateurs sont ainsi forcés de répéter des démarches coûteuses. Certaines modifications peuvent être bloquées par des procédures impossibles à corriger via la plateforme. À cela s’ajoutent des lacunes de communication et une assistance défaillante, avec notamment des temps de réponse très longs pour obtenir de l’aide (parfois jusqu’à plusieurs semaines). L’absence de coordination claire entre l’INPI, les Greffes et d’autres organismes comme l’INSEE peut significativement compliquer les cas de figure qui sortent des sentiers battus.

Conséquences pour les Entreprises

Tous ces dysfonctionnements ont d’ores et déjà eu de gros impacts sur le traitement des formalités des entreprises, sans parler des coûts supplémentaires (par exemple, une formalité régulièrement rejetée peut nécessiter plusieurs paiements avant d’être acceptée). Pour certaines sociétés, ces manquements ont entraîné des répercussions conséquentes, tels que :

Des retards dans le lancement d’une activité ou sa dissolution, avec notamment des conséquences sur les projets et le respect des délais légaux.
Une incapacité à fournir des justificatifs nécessaires, aussi bien pour les clients que pour les partenaires financiers ou les organismes de régulation.
Un risque d’amendes ou de sanctions financières pour le non-respect des délais, en particulier dans le cadre du dépôt des comptes annuels ou d’autres déclarations obligatoires.

Des témoignages nombreux circulent sur internet, révélant une perte de confiance croissante dans ce système, y compris chez des professionnels pourtant à l'aise avec les outils numériques. Les bugs affectent également des démarches sensibles comme le dépôt des comptes annuels, conduisant parfois les greffes à devoir solliciter les documents par courrier postal, faute d'un fonctionnement correct du téléservice.

Procédure de Secours et Alternatives

Face au tollé provoqué par toutes ces critiques justifiées, le gouvernement avait mis en place des procédures d’urgence dès 2023, soutenues par des promesses d’améliorations courant 2024. En cas de difficulté grave de fonctionnement du service informatique de l'INPI, une procédure dérogatoire permet de réaliser la formalité sur le site d’Infogreffe.

La mise en place du guichet unique et la fin des centres de formalités des entreprises (CFE) s’accompagne de la mise en place du registre national des entreprises (RNE). Ce nouveau registre a fait l’objet d’un décret n° 2023-955 du 17 octobre 2023 relatif au Registre national des entreprises et à certaines formalités qui leur sont applicables. En cas de formalité réalisée en cours de procédure de secours sur le site Infogreffe, vous n’aurez pas accès à ces démarches de complétion et ou correction. Par contre, vous aurez à les réaliser ultérieurement.

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Déclenchement de la Procédure de Secours

C’est l’INPI - Institut National de la Propriété Industrielle - qui dispose du pouvoir de déclencher la procédure de secours. Les utilisateurs peuvent faire remonter l’information en formulant un signalement.

Trois conditions cumulatives permettent le déclenchement de la procédure de secours du guichet unique :

Le service est indisponible ou il subit un blocage répétitif, empêchant toute déclaration et le dépôt d’un dossier.
Il n’existe pas de solution alternative permettant d’effectuer la formalité via le guichet unique.
Le guichet unique ne peut résoudre le problème rencontré dans les 15 jours suivant le signalement.

L’INPI dispose d’un délai de 96 heures à compter du signalement pour déclencher la procédure de secours. En premier lieu, les entreprises doivent utiliser le site guichet-entreprises.fr. Ce dernier remplace alors temporairement le guichet unique. Il transmet toutes les informations et documents aux organismes concernés.

En cas de difficultés rencontrées par le site guichet-entreprises, les utilisateurs peuvent remplir les formulaires proposés sous format PDF ou utiliser une autre plateforme gérée par un organisme qui assure la continuité du service :

De la chambre de commerce et d’industrie pour les commerçants et les sociétés commerciales.
De la chambre de métiers et de l’artisanat pour les artisans.
Du greffe du tribunal de commerce pour les sociétés civiles et les sociétés d’exercice libéral.
De la chambre d’agriculture pour les activités agricoles.
De l’URSSAF pour les professions libérales réglementées.
Ou de la direction générale des finances publiques (loueurs en meublé non-professionnel…).

Lorsqu’une entreprise émet un signalement et que l’INPI met en œuvre la procédure de secours, le délai légal d’accomplissement de la formalité bénéficie d’une suspension.

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L’arrêté précise explicitement que les autorités chargées de la validation des inscriptions et les organismes destinataires des formalités doivent retenir comme date de dépôt celle figurant sur le récépissé, et non celle de l’accusé de réception électronique habituel.

Tableau récapitulatif des problèmes et solutions du Guichet Unique INPI

Problème	Conséquence	Solution/Alternative
Blocages et erreurs techniques	Retards, coûts supplémentaires, impossibilité de réaliser les formalités	Procédure de secours via Infogreffe ou guichet-entreprises.fr
Complexité des démarches	Perte de temps, difficultés pour les non-initiés	Se faire accompagner par un expert-comptable ou un juriste
Manque de coordination entre les organismes	Difficultés pour les cas complexes	Formuler un signalement auprès de l'INPI
Assistance défaillante	Temps de réponse longs	Conserver toutes les preuves écrites des échanges

En tant qu’entrepreneur ou auto-entrepreneur, il est conseillé de prendre des précautions pour se prémunir de tout problème en attendant une amélioration du Guichet unique. Prévoyez toujours une marge de temps importante pour réaliser vos démarches et conservez toutes les preuves écrites de vos échanges avec les interlocuteurs concernés.

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