Procédure et conditions d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

L’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) permet de se voir attribuer un numéro SIREN et de recevoir un extrait K-bis par le greffe du tribunal de commerce. Afin d’exercer légalement une activité professionnelle, l’immatriculation est obligatoire. L’immatriculation au RCS est une démarche obligatoire pour créer une entreprise, elle permet d’exercer légalement l’activité. Elle permet d’obtenir un numéro SIREN et un extrait K-Bis.

Qu’est-ce que le RCS et quelles sont ses conséquences ?

Le registre du commerce et des sociétés constitue une base de données des entreprises en France. En s’immatriculant, la structure obtient son numéro RCS, aussi appelé numéro SIREN. Ce numéro d’identification à 9 chiffres est unique et officiel pour chaque entreprise. Il figure sur tous ses documents officiels et commerciaux et reste valide jusqu’au moment de la radiation de l’entreprise du RCS (cessation d’activité).

L’immatriculation au RCS permet d’obtenir l’extrait Kbis, sorte de carte d’identité de l’entreprise. C’est aussi ce qui lui confère sa personnalité juridique et ce qui rend opposable aux tiers les éléments inscrits au RCS. Pour l’entreprise individuelle, une présomption de l’existence du fonds de commerce de l'activité immatriculée ; pour la société, l’avènement de sa personnalité juridique en tant que personne morale.

Qui doit s’immatriculer au RCS ?

L’immatriculation au RCS est une démarche obligatoire pour qu’une entreprise puisse exercer légalement son activité. Cela concerne notamment : l’entreprise individuelle qui exerce une activité commerciale ; l’auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale ; les sociétés commerciales (SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC, SCS, SCA, etc.) ; les sociétés civiles dans certains cas ; les succursales de sociétés étrangères ; les associations qui émettent des obligations.

Ne sont pas concernés par l’immatriculation au RCS : les professions libérales et les agents commerciaux (immatriculés au RSAC, registre spécial des agents commerciaux). En revanche, si leur activité est exercée via une société, l’immatriculation au RCS devient obligatoire (exemple de la SCP d’avocats).

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Différence RCS / SIREN / SIRET / RNE

Le numéro RCS comprend 9 chiffres qui composent le numéro SIREN, permettant d’identifier l’entreprise. Le numéro SIRET se compose de 14 chiffres : les 9 premiers sont le numéro SIREN et les 5 derniers constituent le code NIC de l’établissement. Le SIRET est donc plus précis que le RCS, permettant de localiser géographiquement l’entreprise.

Depuis le 1er janvier 2023, toute entreprise est également inscrite d’office au Registre national des entreprises (RNE). Le RCS continue d’exister mais les entreprises qui y sont mentionnées sont inscrites d'office dans le RNE, sans démarche supplémentaire.

Étapes préalables avant l’immatriculation

Avant de réaliser les démarches d’immatriculation au RCS, il convient de réaliser plusieurs actions préalables :

• Choix de la forme juridique : chaque statut juridique a un fonctionnement et des régimes sociaux ou fiscaux différents.
• Choix du nom de la société : donner un nom à une société est obligatoire, on parle de dénomination sociale.
• Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société.
• Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte bancaire.
• Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société.
• Rédaction des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société.
• En cas d’apport en nature, il est nécessaire de nommer un commissaire aux apports pour évaluer le montant.
• Publication d’un avis de constitution dans un journal d’annonces légales : une fois les statuts adoptés, il faut publier la création de la société.

Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation de la société. Dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation". Il faut également rédiger une annexe aux statuts indiquant tous les actes passés avant la demande d’immatriculation. Gardez cependant à l'esprit que ces actes passés avant l'immatriculation n'engagent nullement l'entreprise puisqu'elle n'a pas encore de personnalité juridique.

La déclaration en ligne via le guichet unique

Afin de s’immatriculer au RCS, il convient de faire une déclaration en ligne sur le site de l’INPI auprès du Guichet unique. Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique remplace les anciens centres de formalités des entreprises (CFE). Toute la procédure se fait en ligne, simplifiant ainsi la création, la modification ou la cessation d'activité. Pour immatriculer une entreprise, il faut accomplir plusieurs démarches directement liées à la forme juridique choisie par l’entrepreneur.

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Constitution du dossier : pièces générales et spécifiques

Le contenu du dossier à transmettre dépend de la forme juridique de l’entreprise. Le greffe territorialement compétent pour recevoir le dossier dépend de l’adresse du siège social de la société ou de l’établissement principal de l’entreprise individuelle. Pour la plupart des structures, la demande s’effectue en complétant une déclaration de création (formulaire M0 pour les sociétés, P0 pour les entreprises individuelles).

Pièces généralement requises :

• Statuts de la société datés et signés (ou déclaration P0 pour EI).
• Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable.
• Attestation de parution de l’avis de constitution dans un journal d’annonces légales.
• Certificat du dépositaire des fonds ou attestation de dépôt des fonds (pour sociétés).
• Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation du dirigeant.
• Copie de la pièce d’identité du dirigeant.
• En cas d’activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre.

Documents spécifiques selon les formes :

• SAS / SASU : pièces concernant le dirigeant (personne physique ou morale), certificat du dépositaire des fonds, attestation de parution, justificatif d’activité réglementée si nécessaire.
• SARL / EURL : statuts, certificat du dépositaire des fonds, pièces d’identité du dirigeant, déclaration de non-condamnation.
• SA : statuts signés, procès-verbaux de désignation des organes (conseil d’administration ou directoire), pièces assimilées au cas des dirigeants et administrateurs.
• Sociétés civiles : statuts, justificatif de domiciliation, pièces d’identité et déclarations sur l’honneur des associés et dirigeants.

Étapes de traitement par le greffe

La demande d'immatriculation est d’abord examinée par le greffe du tribunal qui vérifie qu'elle ne comporte aucune erreur formelle. Si le dossier est complet et conforme, il sera validé pour finaliser l'immatriculation de votre entreprise. Le greffe procède à l'inscription dans le délai franc d'un jour ouvrable après réception de la demande. En pratique, le greffe traite généralement les dossiers d'immatriculation sous 1 à 5 jours ouvrés.

En cas d’erreur ou de pièces manquantes, le greffier dispose d’un délai de 15 jours pour vous informer que votre dossier a été rejeté et doit préciser les éléments manquants. Vous avez alors 15 jours pour régulariser. Si vous ne transmettez pas les informations demandées dans les deux semaines, votre demande initiale sera définitivement rejetée. Le greffier doit motiver un éventuel refus, ce qui permet de contester cette décision en justice.

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Publicité et suite de l’immatriculation

L’immatriculation au RCS fait l'objet d'un avis publié au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cet avis mentionne : votre SIREN, votre identité, le nom commercial, l’activité exercée, l’adresse de domiciliation et la date de début d’activité. Après l'inscription, vous recevrez un extrait Kbis et serez officiellement répertorié. L’extrait Kbis peut également être délivré à tout moment de la vie de l’entreprise. Il permet d’attester de l’existence de l’entreprise à un instant donné.

Les informations concernant votre entreprise sont ensuite transmises à l’INSEE, à l’INPI, à l’Urssaf, à la CPAM et au Service des Impôts des Entreprises (SIE) de votre secteur. Vous aurez ensuite officiellement la qualité de commerçant, ce qui vous permettra de poursuivre d'autres démarches comme l'ouverture d'un compte bancaire professionnel.

Coûts et délais

Actuellement, le coût de l'immatriculation d'une entreprise varie selon sa forme juridique et son activité. Le coût de l’immatriculation d’une entreprise reste gratuit pour les micro-entreprises et varie de 37 € TTC à 66 € TTC pour les entreprises commerciales selon les cas. En pratique, le coût comprend les émoluments du greffe, les frais de publication au BODACC et les frais appliqués par l’INPI. Le coût exact est disponible sur infogreffe.fr.

La demande d'immatriculation doit être réalisée sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, au plus tôt 1 mois avant le début d'activité ou au plus tard dans les 15 jours qui suivent la date de début d'activité. Une fois le dossier déposé sur le site, l'entreprise reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE) comportant la mention « En attente d'immatriculation ». Ce récépissé est valable jusqu'à la notification du guichet confirmant l'immatriculation, avec une durée maximale de validité d’un mois.

Cas particuliers et informations pratiques

Si une entreprise possède plusieurs établissements, chacun doit être immatriculé distinctement au RCS. Lorsqu’un nouvel établissement est immatriculé dans le ressort d’un greffe où l’entreprise est déjà enregistrée, il s’agit d’une inscription complémentaire au RCS. Certaines activités réglementées imposent des démarches préalables (diplômes, autorisations, agréments), qu’il faut joindre au dossier.

Pour immatriculer une micro-entreprise, les démarches sont simples et peuvent être réalisées sur le site de l’Urssaf ou sur le guichet unique (guichet-entreprises.fr). L’inscription au RCS est automatiquement effectuée lors de la déclaration de votre activité via le Guichet Unique qui assure la transmission des informations au greffe du tribunal de commerce pour l'enregistrement au RCS, sans démarche supplémentaire de la part du micro-entrepreneur.

Attention aux erreurs : une erreur ou un oubli peut entraîner le renvoi du dossier et retarder le début de l’activité. Il peut être judicieux de se faire accompagner par des experts pour éviter les omissions. Les entrepreneurs doivent impérativement indiquer leur immatriculation sur l’ensemble des documents commerciaux (factures, devis, documents publicitaires) en mentionnant « RCS » suivie de la ville du greffe, le SIREN et l’adresse de domiciliation.

Résumé des pièces à fournir (tableau récapitulatif)

Points de vigilance

• Vérifier la complétude du dossier pour éviter les délais supplémentaires.
• Respecter les exigences liées aux activités réglementées (diplômes, autorisations).
• Ne pas confondre SIREN, SIRET et RCS ; conserver l’extrait Kbis pour les relations commerciales et administratives.
• Indiquer l’immatriculation sur tous les documents commerciaux et s’assurer de la publicité BODACC.

Vous connaissez désormais l’essentiel sur l’immatriculation au RCS et la procédure à suivre pour déposer votre dossier. Pour ne pas vous tromper, nos experts peuvent vous accompagner dans vos démarches de création liées à votre statut auto-entrepreneur.

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