INPI erreur paiement dupliqué et procédure de remboursement: guide détaillé

Depuis la mise en place du guichet unique de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) ce 1er janvier 2023, les utilisateurs font face à de nombreux dysfonctionnements de la plateforme. Il s’agit notamment du rejet par l’INPI des dossiers de création d’entreprise, ainsi que de l’impossibilité de réaliser certaines formalités (modifications statutaires et dissolutions d’entreprises notamment). Si ces éléments sont correctement vérifiés, il est alors possible que vous vous retrouviez face à un dysfonctionnement de l’INPI. Face à ces bugs de l’INPI, il est possible de contacter leurs services par le biais du formulaire disponible sur le site internet pour faire part de vos difficultés.

Trois semaines après la mise en ligne du guichet unique de l’INPI, de nombreux problèmes ont été constatés par les utilisateurs, qu’il s’agisse de particuliers ou de professionnels du droit. Les utilisateurs ont ainsi indiqué que les dissolutions d’entreprises et les modifications statutaires ne pouvaient être réalisées, ce qui entraîne un grand mécontentement. Besoin d’aide ? Vous êtes expert-comptable, avocat ou formaliste et vous souhaitez obtenir de l’aide dans la réalisation de vos démarches juridiques ? La mise en place de ce portail avait en effet pour but de faciliter les démarches en les regroupant sur une même plateforme. Cela simplifie les procédures et évite le changement d’interlocuteur en cours de démarche.

En créant l’e-portail de l’INPI, les pouvoirs publics ont souhaité faciliter les démarches liées aux entreprises en rassemblant l’ensemble des procédures sur une plateforme unique. Toutefois, certains professionnels du droit, habitués aux démarches, peuvent vous accompagner et vous soulager de ces démarches. Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est venu remplacer le CFE et la plateforme infogreffe pour ce qui concerne les formalités d’entreprise. Seule l’e-platerfome de l’INPI est désormais habilitée à recevoir ces demandes.

Comment se connecter et quoi vérifier

Comment se connecter au guichet unique de l’INPI ? Le guichet unique INPI est un portail sécurisé permettant de réaliser l’ensemble des démarches liées à la création, la modification ou la cessation d’entreprise, mais aussi toutes celles relatives aux titres de propriété industrielle. La plateforme permet en sus de suivre l’état d’avancement de vos démarches directement depuis votre compte. Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité.

Devant le désastre, une procédure d’urgence a été mise en place pour les premiers mois de 2023, prolongée en juin jusqu’à la fin de l’année. En fin d’année 2023, le gouvernement a même annoncé qu’une procédure était à l’étude pour faire face aux éventuelles pannes du Guichet Unique en 2024. Plus d’un an après le big bang du passage obligatoire par le GU, les difficultés sont toujours présentes, en grand nombre.

Des difficultés récurrentes et leurs impacts

Des formulaires complexes, avec des informations non demandées par le passé, dont certaines obligatoires, dont certaines n’apparaissant pas à la première tentative de remplissage mais après une première validation, des formulaires complexes (bis), avec des blocs qui une fois passés, sont agrandis (avec de nouveaux champs à remplir) par un clic dans un bloc situé... plus bas, en cas de refus d’un document, d’une nouvelle demande, aucune possibilité d’échange de messages pour demander ou apporter des précisions, des nœuds au cerveau avec la partie liée aux bénéficiaires effectifs (on part de 2 BE, l’un gérant l’autre pas, lesquels échangent leur mandat de gérant... et on se retrouve avec 2x2 BE donc 2 en trop, à supprimer, mais lesquels ?!), dans le même exemple, l’attestation de non condamnation et de filiation est demandée en fin de procédure pour... l’ancien gérant (cherchez l’erreur !), refus de pièces jointes au format PDF à cause du nom du fichier, rejet pour cause d’absence de rappel d’ordre du jour sur le PV des décisions ordinaires de l’associé unique, certification conforme d’un PV sur la dernière page au lieu de la première, impossibilité selon l’INPI de faire 2 modifications (décidées en une seule AGE), par exemple transfert de siège et ajout d’activité, en une seule fois, puis rejet par le Greffe en raison de la présence d’une seule AG, messages de rejets abscons (par exemple « Merci de bien vouloir renommer le document "copie de la décision conférant la qualité de représentant permanent" par "acte de nomination d’organe de gestion" »),

Formalité de transfert de siège ayant nécessité la mise à jour des bénéficiaires effectifs, bloquée par cette mise à jour malgré de nombreuses tentatives de correction (chacune tarifée 1,36€), mais transmise pour la partie siège au Greffe et à l’INSEE qui ont délivré un kBis à jour alors que les demandes de correction (2 par jour, par courriel) continuaient à tomber inlassablement, 40 jours de délai entre une demande d’assistance et la réponse permettant de débloquer le dossier (en 12/2023),

Formalité réglée pour 186,11€, avec un supplément de 1,36€ pour tentative de régularisation, suivie d’un rejet (sans aucune explication) et d’un remboursement royal de 5,90€ (suite à quoi on me demande des justificatifs de paiement et une « demande écrite » de remboursement...), la demande farfelue de dater la « fin de l’existence de la société » du jour qui suit la date à laquelle on fait la formalité. Pour une dissolution votée en AGE au 30 novembre et faite le 27 février, il faut donc indiquer le 29 février (le 28 est refusé !).

Rituels et scénarios courants

Alors que la fin de l’existence c’est soit la date de dissolution, soit la clôture de la liquidation, mais qu’aucune n’a de lien avec la date à laquelle on fait la formalité. en cas de régularisation de la formalité, rejet des corrections parce que ce même 29 février n’est plus bon (effectivement, un mois s’est écoulé avant que le Greffe n’examine le dossier), qu’il faut le corriger (alors qu’il ne correspond à rien)…

« GU au téléphone me dit pas possible de faire en 1 formalité transfert de siège et ajout d activité, j en fait donc 2. blocage GU car formalité de transfert pas faite sur la 1ere formalité. »

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« Je n’arrive pas à valider une cessation d’activité car on m’indique que la date n’est pas valable. Le PV d’AG de cessation est daté du 30/11/23 mais on est obligé d’indiquer la date du lendemain du jour de la formalité sinon on est bloqué. »

Impact sur les professionnels et sur les entreprises

Des témoignages décrivent des coûts cachés, des retards et une surcharge de travail pour les cabinets. Certains évoquent des tentatives répétées de dépôt, des ajustements de dates et des échanges avec greffes et INPI qui prennent du temps et génèrent des frais.

Remboursement des frais et frais de rejet

Lorsqu’une formalité est rejetée par l’INPI, les sommes payées lors du dépôt ne sont pas perdues. L’INPI procède à un remboursement automatique des frais de formalité, que le rejet provienne d’une erreur de saisie, d’un bug du Guichet unique ou d’un problème de transmission vers le registre destinataire. Des retenues ponctuelles se présentent lorsque l’organisme destinataire facture des coûts liés au traitement de la formalité, ce qui réduit la somme recréditée. Le détail peut inclure des frais de rejet compétent et, sur votre relevé, impose un suivi bancaire attentif pour vérifier que chaque formalité rejetée par l’INPI a généré un retour de fonds.

« Guichet unique des formalités d’entreprises : point de situation au 28 février 2025 »

Comment solliciter de l’aide et quand faire appel à un professionnel

Quand solliciter un professionnel ou le médiateur des entreprises? Un premier rejet se traite par une vérification attentive des pièces, des dates et de la description d’activité déposée. Quand les remarques de l’INPI ou du greffe se répètent malgré vos corrections, l’appui d’un spécialiste devient précieux, notamment pour décoder les notifications techniques. Une assistance d’expert en droit des sociétés ou en formalités d’entreprise permet d’identifier les points sensibles, d’ajuster les formulaires et de sécuriser les justificatifs remis au Guichet unique. Ce soutien limite les allers-retours, surtout lors d’une création ou d’un transfert de siège. Si un blocage persistant retarde l’immatriculation, des embauches ou l’accès à un financement, un professionnel apporte une issue concrète. Lorsque l’accompagnement privé ne suffit plus à clarifier les échanges avec l’INPI ou le greffe, une voie gratuite demeure. Le médiateur des entreprises, saisi en ligne, facilite le dialogue et recherche accord.

Étapes pour re-déposer sereinement votre formalité

Retournez sur le portail e-procédures, menu « Entreprises », puis « Suivre l’avancement d’une formalité d’entreprise » afin de lire précisément le motif de rejet.
Bâtissez une chronologie des actions à accomplir: pièces manquantes à récupérer, code APE à ajuster, description d’activité à réécrire, nouvelle adresse à valider.
Rassemblez après chaque document, contrôlez les identités, choisissez l’organisme compétent, puis effectuez un nouveau dépôt corrigé en vérifiant la signature électronique, via certificat qualifié ou FranceConnect+ pour les modifications et cessations.
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités transitent par le Guichet unique, qui a traité près de 5,16 millions de dossiers en dix mois 2025, avec un taux de rejet voisin de 20 %.
Pour éviter les rejets répétés, contrôlez chaque champ sensible, puis archivez accusés, reçus et remboursements.

Bonnes pratiques pour limiter les rejets

Vérifier l’identité complète des dirigeants et associés et la cohérence des adresses et codes INSEE.
Rédiger une description précise de l’activité et choisir un code APE adapté et conforme à l’objet social déclaré.
Contrôler l’adresse déclarée sur INSEE et vérifier le code commune INSEE pour éviter les blocages techniques.
Utiliser la signature électronique qualifiée ou FranceConnect+ et coordonner les signatures quand plusieurs signataires représentent la société.
Examiner minutieusement les pièces jointes (fichiers PDF nommés correctement, absence de pages manquantes, etc.).

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