Modification d'Adresse d'Entreprise : Guide Complet des Formalités sur le Guichet Unique de l'INPI

Le Guichet unique de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) est la plateforme en ligne centralisée pour toutes les formalités des entreprises en France. Depuis janvier 2023, il est obligatoire de passer par ce site pour déclarer la création, la modification ou la cessation d'activité de votre entreprise. Cet article vous guide à travers les étapes et les formalités nécessaires pour modifier l'adresse de votre entreprise via le Guichet unique.

Qu'est-ce que le Guichet Unique de l'INPI ?

L’institut national de la propriété industrielle (INPI) est un établissement public administratif, sous la tutelle du ministère de l’Économie, de l’industrie et du numérique. L’utilisation du Guichet unique de l’INPI en ligne est obligatoire pour réaliser les démarches administratives de votre microentreprise. Le chef d’entreprise peut réaliser les formalités en ligne, mais également un salarié délégataire ou un mandataire. Ensuite, les organismes compétents traitent les informations (INSEE, services sociaux, greffes des tribunaux de commerce, chambres consulaires…).

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Qui doit utiliser le Guichet Unique ?

• Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
• Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
• Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France

Importance de l'Adresse du Siège Social

Le siège social d'une entreprise est l'adresse de son domicile. En d'autres termes, il s'agit de l'adresse administrative et juridique de l'entreprise permettant de déterminer la loi applicable et la juridiction en cas de litige.

L’adresse principale où vous travaillez (ou une adresse de domiciliation) est considérée comme votre siège social du point de vue de l’administration fiscale. Vous devez donc déclarer votre déménagement à l’INPI et changer votre adresse de siège social.

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

Fixation de l’adresse de l’entreprise : comment se fait-elle ?

Le domicile d’une entreprise fait partie intégrante de son identité. Il s’agit de son adresse officielle où se font ses diverses opérations administratives. On appelle également cette adresse, le siège social de la société. Cette adresse doit ainsi figurer dans les statuts de l’entreprise. Elle doit également être présente et mentionnée dans toutes les lettres et les documents qu’elle envoie de manière officielle. De ce fait, si la société est victime d’une radiation d’office, c’est à cette adresse que le greffe du tribunal envoie sa notification. Notez qu’une société ne peut avoir qu’une seule adresse donc, un seul siège social. C’est celui qui sera mentionné dans l’extrait kbis qu’on lui remettra après la procédure d’immatriculation. Cette adresse est celle où se situe la direction de la société et où les différentes assemblées générales entre les associés vont se tenir.

Concernant la fixation de cette adresse, elle peut se faire :

• Au domicile du chef de l’entreprise
• À l’adresse d’une société de domiciliation
• Au domicile personnel de l’un des associés
• À l’adresse d’un incubateur ou pépinière d’entreprise
• Dans un local que la société loue
• Dans un local qui est la propriété de la société

Il n’est également pas rare que des entrepreneurs choisissent de n’attribuer qu’une simple boite aux lettres comme adresse du siège social de leur entreprise. En effet, il est possible que cette adresse soit différente de celle où la société exerce effectivement ses activités. Ce cas se constate chez les sociétés qui possèdent plusieurs établissements au sein de son groupe.

Comment choisir l’adresse officielle de sa société ?

Pour le choix de l’adresse de son siège social, il faut prendre en compte quelques éléments :

• La nationalité de l’entreprise
• Les règlementations applicables dans la ville ou le département où elle souhaite s’implanter
• Le tribunal compétent et où elle va présenter ses requêtes en cas de soucis
• Le CFE en charge de la société ou centre de formalité des entreprises

À noter que changer d’adresse peut avoir des impacts sur la fiscalité de l’entreprise. En effet, pour une modification d’adresse d’une commune à l’autre, le montant des contributions peut être différent. Cela concerne entre autres les impôts locaux qui suivent :

Lire aussi: Disponibilité nom entreprise France

• La CVAE ou contribution sur la valeur ajoutée
• La CFE ou cotisation foncière des entreprises

Pourquoi Changer l'Adresse d'une Entreprise ?

Plusieurs raisons peuvent pousser une société à modifier l’adresse de son siège social. Parmi les raisons les plus fréquentes, voici quelques-unes qui les poussent à cette modification :

• Développement des activités de l’entreprise et changement pour un local plus spacieux
• Avoir plus de visibilité en profitant de l’emplacement d’un local spécifique
• Fin du bail commercial
• Déménagement du chef d’entreprise ou de l’associé où se trouvait le domicile de l’entreprise
• Fin de la période de 5 ans durant laquelle un dirigeant peut domicilier l’adresse de l’entreprise, selon les termes d’une copropriété ou en fonction du contrat de location des lieux
• Optimisation de la gestion des charges fixes et déménagement dans un local moins onéreux
• Accès à des aides spécifiques d’une collectivité territoriale en s’implantant dans une localité géographique donnée

Les Étapes Clés pour Modifier l'Adresse sur le Guichet Unique

Voici les principales étapes à suivre pour modifier l'adresse de votre entreprise :

1. Valider la modification d’adresse par vote : La décision du changement d’adresse d’une entreprise ne se fait pas par prise de tête. Elle doit être murement réfléchie et engage tous les associés de l’entreprise. En effet, cette décision ouvre la voie sur la retouche du contenu des statuts de la société ainsi que de celui de l’extrait kbis. En d’autres termes, le changement d’adresse est un processus de modification statutaire.
2. Changer le contenu des statuts de l’entreprise : On doit obligatoirement mentionner l’adresse du siège social dans les statuts de la société. Et cela, quelle que soit sa forme juridique. De ce fait, en cas de changement d’adresse, il est logiquement nécessaire de modifier le contenu des statuts. Cela implique la convocation d’une assemblée générale étant donné que chaque associé doit signer les statuts modifiés pour qu’ils soient valides.
3. La diffusion d’une annonce légale concernant la nouvelle situation de l’entreprise : Dès lors que les statuts sont modifiés, on doit mettre à la connaissance des tiers le changement d’adresse de la société. Cette démarche s’effectue obligatoirement dans un journal d’annonce légale du département où est située l’entreprise. Si la société change de département, l’annonce est à faire à la fois au département de départ et au département de destination. Ainsi, vous ne recevrez pas une mais deux attestations de parution (une pour chacune des annonces publiées).
4. Déclarer la situation sur le site de l’INPI : L’étape finale consiste à enregistrer la modification d’adresse auprès des services administratifs, et des registres nationaux concernant les entreprises.

Spécificités selon la forme juridique

Cependant, en fonction de la forme juridique de l’entreprise, les modalités de changement d’adresse peuvent être différentes :

• Entreprise individuelle: déclaration du changement d’adresse sur le guichet unique de l’INPI. Aucun justificatif n’est demandé dans ce cas, ni diffusion d’une annonce légale.
• SARL: si le changement d’adresse se fait dans le même département, les gérants peuvent prendre la décision du changement d'adresse. Cependant, une ratification de l’Assemblée générale est nécessaire. Si le changement d’adresse concerne un autre département, la décision est prise par les associés possédant plus de 50 % du capital social.
• SAS : Les conditions de changement d’adresse sont stipulées dans les statuts de la société. Dans ce cas, il est possible que la décision soit prise par les associés, le président de la SAS, le comité de direction, etc.
• SCI: Deux situations peuvent se présenter, si les statuts ne mentionnent aucune disposition, la décision revient unanimement aux associés. Si les statuts font mention du changement, on se réfèrera sur les conditions statutaires avancées.

Comment Déclarer la Modification sur le Site de l'INPI ?

Pour terminer la démarche de modification du siège social de la société, vous devez procéder à la déclaration de cette modification en ligne. Cela se fait directement sur le guichet unique en ligne de l’INPI. Pour ce faire, voici comment procéder :

1. Se connecter au guichet unique de l’INPI : Vous devez commencer par vous connecter sur la plateforme des procédures de l’INPI. Une fois sur l’espace personnel, allez sous la rubrique pour le dépôt de formalités afin de modifier l’entreprise. Ce qui vous amènera sur les démarches à faire sur le guichet unique.
2. Insérer le numéro Siren : Une fois sur cette page, insérez le numéro Siren de votre société et cliquez sur le nom de l’entreprise concernée (votre entreprise). Vous pourrez alors accéder au formulaire de modification de l’entreprise.
3. Remplir le formulaire de modification : Dans ce formulaire, plusieurs champs sont à remplir pour renseigner votre identité en tant qu’entrepreneur :
   • Votre identité en tant qu’entrepreneur
   • Domicile de l’entrepreneur : dans ce champ, plusieurs options s’offrent à vous. Vous aurez à choisir l’option idéale.
   • Votre contact en tant qu’entrepreneur (courriel et numéro de téléphone)
4. Renseigner les informations sur votre entreprise : En entrant dans l’étape suivante, vous allez renseigner les informations sur votre entreprise :
   • L’identité de votre société
   • La domiciliation de son siège social. Optez pour le bon choix de domiciliation de la société.
5. Remplir les autres champs : Il y aura d’autres champs à remplir dans les pages suivantes, comme :
   • La composition de l’entreprise
   • Son insaisissabilité
6. Informations sur l'établissement : Pour la page et les informations demandées sur l’établissement, vous devez :
   • Donner des informations générales et procéder au transfert de l’établissement.
   • Mentionner la date du transfert.
   • Choisir l’option « Fermé » pour le champ « destination de l’établissement ».
   • Mentionner le siège social du nouveau local et commencer la description.
   • Faire attention au siège social de l’établissement où vous allez mentionner l’ancienne adresse. La nouvelle adresse sera à mentionner dans les champs suivants.
   • Terminez cette étape en validant les informations.

Formalités Complémentaires et Précautions

Outre les étapes mentionnées ci-dessus, il est crucial de prendre en compte les éléments suivants :

Lire aussi: Guichet Unique INPI : Micro-entreprise

• Validité des informations : La formalité de modification doit intervenir dans un délai d’un mois après le changement de l’information indiquée lors de l’immatriculation (article R. 123-45 du code de commerce).
• Signature électronique : Pour signer les formalités de modification sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée fourni par un organisme de certification. Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant au Guichet unique via FranceConnect+.
• Suivi de la formalité : Depuis son tableau de bord accessible depuis la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil du Guichet unique, le déclarant peut accéder à l’ensemble de ses formalités déposées.
• Annonces Légales : Publier un avis de modification permet d’informer les tiers du déménagement de votre siège social.
• Mise à jour des documents : Ces coûts peuvent inclure la mise à jour des supports de communication : tous les documents de l’entreprise doivent faire figurer la nouvelle adresse. Cela comprend les cartes de visite, les sites web, l’en-tête des courriers officiels, etc.
• Notification aux partenaires : On l’a vu, informer tous les partenaires contractuels (clients, fournisseurs, bailleurs, etc.) du changement de siège social est crucial.

Informations à Communiquer Directement aux Administrations

Certaines informations fournies lors de la création, lorsqu’elles sont modifiées, n’ont pas à faire l’objet d’une formalité de modification, elles doivent être communiquées directement auprès des administrations en charge de ces sujets comme :

• La modification des options fiscales, à communiquer à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP).
• La modification des options sociales, à communiquer à l’Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA).
• La modification de l’effectif salarié, à communiquer à l’Urssaf ou la MSA.

Tableau Récapitulatif des Étapes et Formalités

En suivant ce guide détaillé, vous serez en mesure de réaliser la modification d'adresse de votre entreprise sur le Guichet Unique de l'INPI de manière efficace et conforme aux réglementations en vigueur.

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