Comment obtenir un extrait Kbis pour une association citoyenne pour l’environnement et la solidarité

Vous êtes responsable d'une association citoyenne pour l'environnement et la solidarité et vous vous demandez si vous devez obtenir un extrait Kbis, comment l'obtenir et quels documents peuvent le remplacer ? Cet article rassemble, phrase par phrase, les informations essentielles pour comprendre si votre association est concernée, quelles démarches entreprendre et quelles alternatives existent.

Qu'est‑ce que l'extrait Kbis et quel est son rôle ?

L’extrait Kbis est la carte d’identité de toute activité exercée par une personne physique ou morale, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il permet de prouver son existence. L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale et regroupe des informations essentielles sur celle‑ci, telles que : sa raison sociale, son numéro SIREN, son adresse, l’identité des dirigeants, l’activité exercée. En d’autres termes, c’est une preuve légale que l’entreprise est inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Les associations et le Kbis : principe général

En principe, l’obtention d’un extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale. Or, une association n’a pas vocation à exercer une activité commerciale à titre principal. Il ressort de cette définition que l’objectif principal d’une association n’est pas de faire des profits, mais de réaliser des activités à but non lucratif. On déduit donc qu’une association ne peut s’inscrire au registre de commerce et des sociétés. Par conséquent, elle ne peut normalement pas se faire délivrer un extrait Kbis association. De manière générale, une association loi 1901 n’a pas d’extrait Kbis. En effet, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association exerce une activité à but non lucratif.

Quelles associations doivent s’immatriculer au RCS et donc peuvent obtenir un Kbis ?

Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis. Seules les entreprises exerçant une activité commerciale sont inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et disposent ainsi d'un extrait Kbis. Pourtant, dans trois cas, une association est considérée comme ayant une activité commerciale et est, de ce fait, inscrite au RCS :

Les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables (article L213‑10 du Code monétaire et financier).
Les associations qui exercent, à titre habituel, des opérations de change manuel, régies par les articles L.524‑1 et suivants du Code monétaire et financier.
Les associations exerçant une mission de gérant‑mandataire d'un fonds de commerce (avis du comité de coordination des RCS n°2018‑010 du 18 juillet 2018).

La gérance‑mandataire consiste à gérer le fonds, moyennant le versement d'une commission proportionnelle aux résultats par le propriétaire (article L146‑1 du code du commerce). Les associations concernées sont celles qui réalisent des opérations de change manuel (échange immédiat de billets ou monnaies libellés en devises différentes). L’obligation d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est donc limitée aux associations exerçant des activités monétaires et financières.

Cas pratiques et exemples

Par exemple, si votre association exploite un commerce, loue des biens ou propose des prestations payantes, elle peut être tenue de s’immatriculer au RCS en tant qu’association commerçante. Bon à savoir : il est fréquent dans les clubs sportifs de créer une association loi 1901 puis de la transformer en société commerciale. Le club sportif conserve alors le terme “association”, alors même que l’activité est régie par une société. Une association peut s’associer à une société commerciale si ses activités lucratives deviennent trop importantes afin de ne pas être assimilée à un commerçant et rester exonérée d’impôts et de taxes.

Quelle est la « carte d’identité » habituelle d’une association ?

La véritable "carte d’identité" d’une association est délivrée par la préfecture, sous la forme du récépissé de déclaration, obtenu après l’enregistrement de l’association. Ce document contient notamment le numéro RNA (Répertoire National des Associations), un identifiant unique composé de la lettre W suivie de neuf chiffres. La parution au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE) lors de la création d’une association est une autre preuve légale de son existence, souvent suffisante pour répondre aux exigences administratives.

Par ailleurs, certaines associations peuvent également se voir attribuer un numéro SIRET et un code APE par l’INSEE. Ces identifiants sont nécessaires dans des cas précis, par exemple pour bénéficier de subventions publiques, embaucher un salarié, ou exercer une activité soumise à la TVA ou à l’impôt sur les sociétés (IS).

Comment obtenir un extrait Kbis pour une association immatriculée au RCS ?

La demande d’extrait Kbis peut s’effectuer en ligne sur le site Infogreffe. Ces démarches sont payantes. Pour effectuer la recherche en ligne du Kbis, il faut connaître le nom de l'organisme, son numéro SIREN, le SIRET de l’association ou le nom de son représentant légal. Pour l'obtenir, l'association doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Sur Infogreffe, il suffit de connaître le numéro SIREN/SIRET de l'association ou sa dénomination sociale.

Méthodes pour obtenir le Kbis

Via le service en ligne MonIdenum : Le service MonIdenum, géré par les greffes des tribunaux de commerce, permet aux dirigeants d'une association commerciale d'obtenir gratuitement un extrait Kbis. Il suffit de créer un compte, puis de se connecter avec un identifiant. En fournissant le nom du dirigeant, le numéro RNA ou la raison sociale de l’association, l'extrait Kbis pourra être téléchargé.
Sur le site Infogreffe : Vous pouvez également commander un extrait Kbis en renseignant le numéro RNA ou la dénomination de l’association. Ce document est disponible en version électronique ou papier, mais son obtention est payante.
Au greffe du tribunal de commerce : De manière générale, vous pouvez simplement vous rendre au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’association.
Par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce : la demande peut aussi être faite par courrier.

Il faut savoir que l’extrait Kbis ne vous sera pas envoyé automatiquement et qu’il vous faudra le demander. Une fois immatriculée, l’association recevra un numéro SIREN/SIRET et pourra demander son extrait Kbis, exactement comme une entreprise commerciale classique. Comme pour une société, le Kbis de l’association doit être régulièrement mis à jour en cas de modification (changement de dirigeant, nouvelle adresse, etc.).

Coûts et validité

Les démarches sont payantes, sauf pour le dirigeant qui utilise MonIdenum. Les tarifs varient selon le mode de transmission retenu : en ligne, le Kbis coûte environ 3,37 € par exemplaire demandé ; par courrier, la transmission coûte environ 3,85 € par exemplaire ; et sur place, l’exemplaire Kbis coûte environ 2,69 €. Le document est souvent exigé dans une version datée de moins de trois mois.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qui peut obtenir le Kbis et qui peut le consulter ?

L'extrait Kbis est un document public, accessible à tous. Cependant, le site gratuit Monidenum est réservé au dirigeant de l'association, qui peut uniquement obtenir le KBIS de sa propre structure. Toute personne peut obtenir l'extrait Kbis d’une association dès lors qu’elle en a un. La démarche étant payante, la demande va souvent transiter par l'association.

Obligations complémentaires en cas d'immatriculation

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces cas (immatriculation), ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi nᵒ 2016‑1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne.

Si votre association n’a pas de Kbis : quels documents fournir ?

Pour toutes les associations non soumises à l’obligation d’immatriculation au RCS, soit la grande majorité, la parution au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE) suffit à prouver leur existence. Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis. À défaut d’un extrait Kbis, l’INSEE peut délivrer un avis de situation SIRET, un document qui regroupe toutes les informations administratives nécessaires à ces démarches.

Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer. L’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Quand l’extrait Kbis peut‑il vous être demandé ?

L’association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas : en cas d'ouverture d'un compte fournisseur, en cas de demande de subvention, en cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association, en cas de souscription d'un contrat d'assurance au nom de l'association, etc. L’extrait Kbis s’avère utile pour de nombreuses démarches. Il peut par exemple vous être demandé lors de l’ouverture d’un compte en banque pour votre association ou lors de l’achat de matériel professionnel auprès d’un fournisseur. Vous pouvez aussi être amené à présenter l’extrait Kbis pour une candidature à un appel d’offres public.

Questions fréquentes (FAQ rapide)

Qu’est‑ce que le Kbis ? L’extrait Kbis est un document prouvant l’existence légale d’une structure commerciale ou, parfois, associative.
Quelles sont les associations concernées par le Kbis ? Cela concerne uniquement les associations qui exercent des activités monétaires et financières ou qui remplissent les cas d’inscription au RCS décrits ci‑dessus.
Comment effectuer sa demande Kbis pour association ? La demande peut se faire en ligne (Infogreffe, MonIdenum), par courrier ou sur place au greffe du tribunal de commerce.
Que faire si mon association n’a pas de Kbis ? Utilisez le récépissé de déclaration, le numéro RNA ou l’extrait de parution au JOAFE ; ou, si applicable, un avis de situation INSEE ou un document D1/D2 de la chambre des métiers.

Documents utiles et liens pratiques

Récépissé de déclaration délivré par la préfecture (numéro RNA)
Extrait de parution JOAFE
Avis de situation INSEE (pour les associations disposant d’un SIREN/SIRET)
Demande Kbis sur Infogreffe (payant) ou MonIdenum (gratuit pour le dirigeant)
Déclaration des bénéficiaires effectifs au greffe du tribunal de commerce

Si vous avez un doute sur la qualification commerciale de votre activité associative, n’hésitez pas à consulter un juriste ou un expert en création d’association afin de déterminer si l’immatriculation au RCS est nécessaire et quelles obligations en découlent.

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