KBIS Entreprise Individuelle : Tout ce que vous devez savoir

Dans un monde où l'entrepreneuriat est en pleine effervescence, il est crucial de comprendre les mécanismes juridiques qui régissent la création et le fonctionnement des entreprises. Parmi ces mécanismes, le KBIS occupe une place centrale. L'extrait Kbis est un document essentiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise.

Qu'est-ce qu'un KBIS ?

Le Kbis est à la société ce que la carte d'identité est à l'individu. Plus qu'un simple document officiel, il revêt une grande importance. Le Kbis est un document officiel qui concerne les sociétés inscrites au RCS. Pour être on ne peut plus clair, il s'applique à toute structure exerçant une activité commerciale. Il atteste non seulement l'existence juridique d'une entreprise, mais aussi son enregistrement auprès des institutions compétentes.

On peut obtenir de nombreuses informations grâce à un extrait Kbis. Il répertorie tous les éléments nécessaires à l'identification d'une entreprise. Cela inclut :

La dénomination sociale de la société
Le numéro d'identification SIREN
Le code APE
Le nom de domaine du site officiel de l'entreprise
Le montant de son capital social
L'adresse du siège social
La date de l'immatriculation

Dès lors que vous envisagez un partenariat avec une entreprise tierce, vous devez vous renseigner sur son existence légale ainsi que sa forme juridique. L'extrait Kbis vous permet notamment de savoir s'il s'agit d'une SARL, d'une SAS ou autre. Les informations relatives au dirigeant principal sont constamment mises à jour. C'est pour cette raison que la durée de validité d'un extrait Kbis est de 3 mois.

Quel est l'équivalent de l'extrait Kbis pour les entreprises individuelles ?

Pour une entreprise individuelle, l'extrait K est l'équivalent du Kbis. Il joue le même rôle essentiel : énoncer les principales caractéristiques d'une entreprise et assurer son existence juridique. Une entreprise individuelle inscrite au Registre du commerce et des sociétés dispose nécessairement d'un extrait K. C'est l'équivalent de l'extrait KBIS. Il convient de préciser que la délivrance de cet extrait est liée à l'enregistrement d'une société, d'un artisan commerçant et autre, peu importe la forme adoptée par l'activité.

Ainsi, il pourra s'agir de :

Une entreprise individuelle, à responsabilité limitée ou non
Une micro-entreprise
Une société type SARL ou SAS

Lorsqu'un commerçant décide de créer une entreprise individuelle, le greffier du tribunal de commerce lui délivrera un extrait K. Ce document présente la même valeur qu'un extrait Kbis. Il justifie l'existence juridique de l'entreprise et définit ses caractéristiques. Il est à préciser que l'extrait K ne concerne que les entreprises individuelles. L'extrait Kbis, lui, vise les sociétés commerciales.

Que contient l'extrait K ?

Même si l'extrait K est identique à l'extrait Kbis, on n'y retrouve pas forcément les mêmes informations. Par exemple, l'extrait K ne contient aucune mention sur le capital social. En contrepartie, il précise les mesures de protection de l'entrepreneur individuel (informations que l'on ne trouve pas sur le Kbis).

Les mesures de protection du micro-entrepreneur portent sur plusieurs points. On cite notamment :

La déclaration d'insaisissabilité sur un bien immobilier
La date de déclaration d'affectation du patrimoine
Le statut EIRL

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Que faire si une entreprise individuelle ne dispose pas d'un extrait K ?

En règle générale, lorsqu'une entreprise individuelle ne dispose pas d'un extrait K, cela signifie qu'elle n'est pas immatriculée. En d'autres termes, on considérera que votre entreprise n'existe pas juridiquement.

Dans ce cas-là, voici les 2 solutions envisageables :

L'inscription au RCS est obligatoire dès lors que vous exercez une activité commerciale. On considérera une absence d'immatriculation comme une dissimulation de travail ; ce qui engagera votre responsabilité. Vous encourez une peine de 3 ans d'emprisonnement ainsi qu'une amende allant jusqu'à 45 000 €. Par ailleurs, l'URSSAF peut engager une procédure de redressement des cotisations sociales à votre encontre.
Si vous exercez une activité non commerciale, vous n'aurez pas besoin d'entamer les démarches d'immatriculation au RCS. Cela concerne essentiellement les professions libérales ainsi que les activités artisanales.

Artisans et professions libérales : comment s'enregistrer ?

La loi précise que tout artisan doit être immatriculé au Répertoire des Métiers ou RM. Ainsi, il pourra obtenir un extrait D1, qui n'est autre que l'équivalent de l'extrait K ou du Kbis. Ce document contient :

L'identité de l'artisan
Le code APE
La date de début d'activité
La description de l'activité
L'adresse de l'établissement
Le numéro d'identification de l'entreprise

En ce qui concerne les professions libérales, le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements fera office d'extrait K. Seul l'INSEE dispose des habilitations nécessaires pour fournir ce document. On y trouve les informations ci-après :

Les numéros SIRET et SIREN
L'adresse de l'établissement
Le code APE
Les informations relatives à l'entrepreneur
La date de début d'activité

Kbis pour entreprise individuelle : quels sont les avantages ?

Vous songez à ouvrir un compte bancaire ? Vous signerez très prochainement un contrat avec un partenaire ou un fournisseur ? On vous demandera certainement de fournir un extrait K de moins de 3 mois. En effet, si l'on accorde autant d'importance à ce document officiel, c'est parce qu'il constitue un authentique gage de fiabilité. Vos contractants en ont besoin pour assurer l'existence juridique de votre entreprise.

Grâce à un Kbis pour entreprise individuelle, il est possible de vérifier toute information relative aux procédures collectives. Précisons qu'il s'agit d'un document public. En d'autres termes, tout le monde peut en obtenir la copie. Il suffit de faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre structure. Notez que cette démarche est payante.

Où obtenir un KBIS entreprise individuelle ?

Le dirigeant d'une entreprise individuelle reçoit des extraits KBIS, lors de l'enregistrement de son entreprise au RCS. Mais, la durée de validité de ce document est de 3 mois. Il est donc dans l'obligation de demander régulièrement un KBIS à jour, afin de le communiquer à ses partenaires. Il existe des solutions payantes et une solution gratuite, pour récupérer son KBIS.

Le dirigeant peut demander sans avoir à payer l'extrait KBIS de sa propre société, en allant sur le site monidenum. Le site va alors faire un lien avec le nom du dirigeant figurant dans le KBIS. Une fois enregistré et connecté, le dirigeant de l'EI va dans l'onglet "Kbis & Performances" et clique sur le bouton de téléchargement, pour obtenir immédiatement son KBIS au format PDF.

Comment obtenir un KBIS payant pour une entreprise individuelle ?

Le dirigeant ne souhaitant pas créer de compte sur monidenum et les tiers à l'entreprise peuvent obtenir un extrait KBIS, de deux manières, au choix :

En effectuant une demande au greffe du tribunal de commerce. Le tarif 2020 pour cette prestation est de 2,82 € pour un retrait sur place ou 3,91 € par courrier.
En effectuant une demande en ligne sur le site Infogreffe.fr. Le tarif 2020 est alors de 3,53 € pour une transmission par courrier électronique ou 3,91 € pour un envoi par voie postale. Les entreprises effectuant un grand nombre de demande d'extrait KBIS ont la possibilité de souscrire un abonnement.

A noter : une exception existe dans les départements de Guyane, Martinique, Guadeloupe, du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. En effet, les demandes d'extraits KBIS, y compris par le dirigeant de l'entreprise individuelle, se font exclusivement auprès du greffe du tribunal judiciaire.

Pourquoi un KBIS est-il demandé ?

Le KBIS fait office de pièce d'identité pour l'entreprise individuelle. Il prouve donc son existence légale et donne un certain nombre d'informations essentielles, comme :

Le greffe du tribunal auquel est rattaché l'EI.
Le numéro de siren comportant 9 chiffres et servant d'identifiant à l'EI. Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. En revanche, le code NIC, les 5 chiffres suivants, sont modifiés en cas de déménagement.
La raison sociale et l'éventuel nom commercial.
Le nom du dirigeant de l'EI.
L'activité exercée.
La date de début d'immatriculation.
La présence d'une éventuelle procédure, comme une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
La date éventuelle de radiation. Une entreprise individuelle radiée du registre du commerce n'a plus de personnalité juridique et ne peut donc plus conclure de contrat en son nom.

Le KBIS est demandé, dans de nombreux cas, et notamment :

Si l'entreprise individuelle répond à un appel d'offre public.
Si le dirigeant est inscrit à pôle emploi.
En cas de souscription d'une assurance professionnelle.
En cas de signature d'un bail commercial.
Pour ouvrir un compte professionnel auprès d'un fournisseur.

Quel est l'équivalent d'un KBIS pour une entreprise individuelle non commerciale ?

Le statut d'entreprise individuelle n'est pas réservé aux activités commerciales. Ainsi, les professions libérales (psychologues, consultants, web-designers...) peuvent exercer leur activité, dans ce cadre. En guise de justificatif de leur existence légale, elles ont la possibilité de produire un avis de situation au répertoire Sirene, ainsi qu'éventuellement la copie de leur inscription à un ordre, dans le cas d'une profession réglementée (architecte, avocat, par exemple).

Le statut d'entreprise individuelle convient également aux artisans. Les activités artisanales concernent la production, la transformation, la réparation ou la prestation de service, dans des domaines autres que l'agriculture ou la pêche. Ces activités sont répertoriées dans un décret. L'artisan doit obligatoirement être inscrits à la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA), dont il dépend. Cette chambre peut lui remettre gratuitement un extrait D1, un équivalent au KBIS.

Procédure d'obtention du KBIS

Pour obtenir le KBIS pour une entreprise individuelle, la première étape consiste à s'inscrire auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Après avoir franchi cette étape, l'acquisition du KBIS devient simple et se réalise en quelques clics sur la plateforme officielle.

Accédez au site Infogreffe.fr.
Cliquez sur 'Obtenir un extrait K ou Kbis'.
Localisez votre entreprise en utilisant son nom ou son SIREN.
Sélectionnez l'extrait Kbis puis confirmez votre requête.
Régler les frais requis pour recevoir par voie postale l'extrait officiel de votre immatriculation au RCS.

Cette procédure peut également être réalisée directement sur place auprès du greffe compétent selon le siège social de votre entreprise.

Tableau récapitulatif des extraits

Type d'entreprise	Extrait correspondant	Organisme d'immatriculation
Sociétés commerciales (SARL, SAS, etc.)	Extrait Kbis	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Entreprises individuelles (EI)	Extrait K	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Entreprises individuelles exerçant une activité artisanale	Extrait D1	Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA)
Professions libérales	Avis de situation SIRENE	INSEE

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