Kbis de Radiation : Documents et Procédures pour la Fermeture d'une Société

La procédure de fermeture d’une société s’achève avec la remise d’un extrait Kbis de radiation. Ce document prouve, à lui seul, que la société est définitivement fermée et qu’elle a officiellement disparu. C’est le greffe du tribunal de commerce qui le délivre, après avoir radié la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).

Un extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société après sa création. Très synthétique, il ne compte généralement qu’une seule page (parfois deux). Il comprend les informations essentielles qui caractérisent une société : dénomination sociale, siège, montant du capital, identité des représentants légaux, etc. On l’assimile généralement à une carte d’identité.

Le Kbis de radiation poursuit, quant à lui, un tout autre objectif. Il prouve la fermeture définitive d’une société et, plus particulièrement, sa radiation du registre du commerce et des sociétés. C’est également le greffe du tribunal de commerce qui le délivre, après que la société ait effectué toutes ses démarches légales prévues pour la dissolution-liquidation.

En général, le Kbis de radiation n’est pas très utile à la société, puisqu’elle n’existe plus… En revanche, il peut servir à effectuer certaines démarches administratives. Elles peuvent concerner la société ou ses associés/dirigeants.

Tout d’abord, les associés peuvent présenter le Kbis de radiation à leur établissement bancaire professionnel. Ce justificatif prouve la fin de vie de la société et il peut, par exemple, aider à fermer le compte bancaire de la société. Ensuite, le Kbis de radiation peut servir aux associés et/ou au dirigeant pour accomplir certaines de leurs démarches personnelles. Si par exemple, ils bénéficiaient d’une indemnisation au titre de l’assurance chômage, le Kbis de radiation prouve la disparition de la société et donc l’absence de revenus.

Enfin, toute personne qui en fait la demande (sur le site infogreffe.fr par exemple) peut obtenir l’extrait Kbis d’une société, même s’il n’est pas dirigeant ou associé de celle-ci.

Comment obtenir un Kbis de radiation ?

Les sociétés ne reçoivent leur extrait Kbis de radiation qu’à l’issue d’une procédure assez longue. La dissolution est l’étape intermédiaire indispensable pour obtenir un Kbis de radiation. Elle entraîne l’arrêt de l’activité de la société, la vente des actifs et l’apurement des passifs.

La dissolution ne peut, en principe, intervenir avant le terme fixé dans les statuts ou avant la survenance d’un événement déterminé. Toutefois, dans certaines conditions, elle peut être décidée par les associés. On parle de dissolution amiable anticipée.

Il existe deux formes de liquidation : la liquidation judiciaire et la liquidation amiable. La liquidation judiciaire est décidée par les tribunaux, lorsqu’une entreprise dépose le bilan et que son redressement semble impossible. Elle entraîne la dissolution automatique de la société.

La liquidation commence avec la nomination d’un liquidateur. La durée de son mandat ne peut, en principe, dépasser trois ans. Des cas de renouvellement exceptionnels existent toutefois. Lorsqu’il a terminé ses travaux, il établit des comptes définitifs de liquidation et les fait approuver par les associés.

Le greffe du tribunal de commerce procède alors à la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS). Lorsque le dossier est complet, il faire paraître une annonce au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Si vous êtes le représentant légal de l’entreprise, vous pouvez obtenir votre Kbis de radiation sur le site Infogreffe ou via le service en ligne monidenum.fr.

Un Kbis de radiation peut être demandé par le dirigeant de l’entreprise ou un tiers. Si vous souhaitez vous procurer le Kbis de radiation de votre entreprise, vous pouvez l’obtenir en ligne sur le site de Monidenum. Il s’agit d’une plateforme gouvernementale qui rassemble les services numériques d’Infogreffe et des Greffes de France. Le document y sera disponible automatiquement après la radiation.

Vous pouvez aussi obtenir votre extrait Kbis en vous rendant au guichet du greffe. En passant par Monidenum, vous obtiendrez un extrait Kbis de radiation gratuit. Par contre, pour les tiers qui font cette demande au greffe ou sur infogreffe, la procédure est payante.

Si le Kbis de radiation qui vous intéresse est celui de votre propre entreprise, vous pouvez en obtenir un exemplaire depuis votre espace sur le site Monidnum.fr. Si vous n’avez pas de compte sur la plateforme, il faudra en créer un, vérifier votre identité via la plateforme puis rattacher les entreprises dont vous êtes responsables légal à ce compte.

A noter : pour les tiers, la démarche est payante. En effet, un extrait Kbis recense un grand nombre d’information sur l’entreprise, allant des caractéristiques basiques de la société (raison sociale, montant du capital, adresse du siège, etc.) jusqu’à l’ensemble des événements survenus au cours de son existence sociale. Bon à savoir : le document délivré doit toujours être signé par un greffier pour avoir une valeur juridique.

Si vous n’avez pas de compte sur la plateforme, il faudra en créer un, vérifier votre identité via la plateforme puis rattacher les entreprises dont vous êtes responsables légal à ce compte.

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Les Déclarations Fiscales et Sociales lors de la Cessation d'Activité

La cessation d'activité de la société nécessite des démarches auprès des impôts et auprès des organismes sociaux.

Déclarations Fiscales

Déclaration des résultats : La déclaration de résultat est établie par le liquidateur dans un délai de 60 jours à compter de la date de cessation d'activité. Cette date correspond à la date d'approbation des comptes définitifs de liquidation établis par le liquidateur.
Déclaration et paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Le liquidateur doit télétransmettre en mode EDI ou EFI une dernière déclaration de TVA. La démarche varie selon que l'entreprise est soumise au régime réel normal ou au régime réel simplifié de TVA.
- Régime réel normal de TVA : Le liquidateur doit transmettre en mode EDI ou EFI le formulaire de déclaration de TVA (CA3) dans les 30 jours après la cessation d'activité.
Taxe sur les salaires : Si vous êtes soumis au paiement de la taxe sur les salaires (TS), vous devez remplir la déclaration annuelle de liquidation et de régularisation de la TS (formulaire n° 2502) dans les 60 jours de la cessation d'activité et, au plus tard le 15 janvier de l'année suivante. Ce formulaire doit être transmis au service des impôts en mode EDI ou EFI.
Contribution économique territoriale (CET) : Elle est composée de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) et de la cotisation foncière des entreprises (CFE).
- Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : Seules les entreprises réalisant un chiffre d'affaires supérieur à 500 000 € HT doivent acquitter la CVAE. L'obligation de déclarer et payer les acomptes et le solde de la CVAE se fait en mode EDI ou EFI.
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) : La CFE est due annuellement selon la situation au 1er janvier de l'année. En cas de cessation en cours d'année, la CFE demeure établie pour l'année entière. Cependant, lorsque la société reçoit son avis d'imposition, elle peut demander au service des impôts des entreprises (SIE) par voie de réclamation la réduction de sa cotisation au prorata du temps d'activité.

Déclarations Sociales

Déclaration sociale nominative (DSN) : Le dirigeant doit remplir une déclaration sociale nominative avec les paies des salariés pour le dernier mois d'activité. Le dispositif DSN sera ensuite informé automatiquement de la cessation d'activité. Le dirigeant n'a pas d'autres démarches à réaliser.
Déclaration des revenus des indépendants : Le formulaire de déclaration des impôts en ligne (formulaire n°2042) comprend un volet « social » spécifique appelé déclaration des revenus des indépendants. Il sert au calcul des cotisations et contributions sociales personnelles.

Validité et Utilité du Kbis de Radiation

Un Kbis de radiation est valable 3 mois tout comme un extrait kbis classique. Quand ce délai est écoulé, vous devez en refaire la demande.

L’utilité du Kbis de radiation réside dans sa force probante. Dès réception, ce document doit être transmis aux administrations pour les informer de cette fermeture définitive de l’entreprise. Il vous permet de justifier la fermeture définitive de votre entreprise.

Le Kbis de radiation atteste la radiation effective de l’entreprise du RCS. Le Kbis de liquidation mentionne qu’une société est en cours de liquidation. Elle n’est pas encore radiée. La cessation d’activité peut désigner l’arrêt temporaire ou définitif de l’exploitation. Elle ne vaut pas radiation.

Autres Informations Utiles

Entreprises non inscrites au RCS : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.
Numéro unique d'identification (Siren) : Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE, qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis.

Voici un tableau récapitulatif des principales démarches et documents associés à la fermeture d'une entreprise :

Étape	Description	Document requis
Dissolution	Arrêt de l'activité de la société, vente des actifs et apurement des passifs.	Annonce légale de dissolution, formulaire M2.
Liquidation	Période pendant laquelle la société solde ses comptes.	Comptes définitifs de liquidation.
Radiation	Radiation de la société du RCS après la liquidation.	Formulaire M4.
Justification de la fermeture	Justification de la cessation d'activité auprès des administrations et partenaires.	Kbis de radiation.

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