Comment obtenir un extrait Kbis en ligne et au format papier
L’extrait Kbis est un document officiel et légal attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale et justifie de son enregistrement et de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Assimilé à un véritable extrait d’état civil de l’entreprise, ce document a une durée de validité de 3 mois. Il regroupe toutes les données actualisées sur l’entreprise : numéro SIRET, numéro SIREN, activité, adresse de domiciliation, raison sociale ou dénomination sociale, forme juridique, identité des dirigeants, ainsi que son mode de gestion, d’administration et de contrôle.
L’extrait Kbis est le document officiel qui atteste de la légalité et de l’immatriculation de toute personne morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Pour les établissements secondaires, on parle d’extrait Lbis. L’extrait K (ou extrait L pour les établissements secondaires) concerne, quant à lui, les personnes physiques exerçant une activité commerciale. L’extrait K ou L concerne donc les entrepreneurs, les artisans, les entreprises individuelles ou les micro-entreprises.
Utilité et obligations liées à l’extrait Kbis
Le Kbis doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Il est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au RCS. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.
Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives : il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (registre national des entreprises), qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis. Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.
Valeur juridique : Kbis vs extrait RNE
L'extrait Kbis étant délivré par le greffe du tribunal de commerce, il a valeur d'acte authentique, contrairement à l'attestation RNE. Le registre national des entreprises (RNE), créé en 2023, s'est substitué à l'ensemble des registres existants, dont le registre du commerce et des sociétés (RCS). Le registre national des entreprises (RNE), créé en 2023, s’est substitué à l’ensemble des registres existants, dont le registre du commerce et des sociétés (RCS). Plusieurs réformes ont, depuis 2021, réduit considérablement l'usage de l'extrait Kbis : la fourniture d'un extrait RNE est, dans ces cas de figure, suffisante.
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Où et comment obtenir un extrait Kbis en ligne
La plateforme Infogreffe permet, entre autres, d'obtenir ou de télécharger votre extrait Kbis en ligne, de gérer ses mandats, de saisir le Tribunal de commerce compétent et de consulter les procédures engagées. L’obtention de l’extrait Kbis d’une entreprise via Infogreffe est payante.
La demande d’un extrait Kbis est payante. Le coût, fixé par Infogreffe, dépend des modalités de communication du document. Ainsi, si vous retirez le document sur place au greffe, le prix à payer est de 2,82 euros. Si vous optez pour un envoi par courrier, vous devez alors payer 3,91 euros. Et enfin, la réception par courriel ou en téléchargement vous coûte 3,53 euros. Des frais de dossiers seront, en plus, appliqués.
Depuis 2019, il est possible pour les dirigeants d’entreprise de se procurer un extrait Kbis de moins de trois mois gratuitement en ligne sur le site MonIdenum (Monidenum.fr). MonIdenum est un service gratuit et sécurisé qui permet à un dirigeant ou à un chef d’entreprise d’accéder à des services digitaux, dont l’obtention d’un extrait K ou Kbis.
L’utilisation du service nécessite la création d’un compte et son activation sur le site Internet www.monidenum.fr. Une fois l’inscription finalisée et pour récupérer gratuitement l’extrait Kbis de l’entreprise, il suffit de se connecter à son compte MonIdenum et de se rendre dans la rubrique « Kbis & Performances ». Il faut ensuite cliquer sur le bouton de téléchargement à côté du nom de l’entreprise. Une page s’ouvre alors. Après connexion à votre compte, accédez à l’onglet « Kbis et Performances ». Vous pourrez alors télécharger votre extrait Kbis en ligne au format PDF, en obtenir un nombre illimité de copies et l’utiliser pour toutes vos démarches administratives.
Oui. MonIdenum.fr est un service 100 % gratuit réservé aux dirigeants d’entreprise inscrits au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le service MonIdenum ne permet de récupérer que l’extrait Kbis de l’entreprise. Il faut nécessairement être le dirigeant de la société pour y avoir accès. Autrement dit, il est impossible de télécharger le Kbis d’une autre entreprise grâce à la plateforme du CNGTC (entreprises concurrentes par exemple).
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Obtenir un Kbis pour une autre entreprise : alternatives gratuites et payantes
Toutefois, d’autres sites Internet proposent des prestations alternatives permettant d’obtenir des informations similaires gratuitement. Le site Pappers permet de télécharger un « Extrait Pappers » qui comprend les mêmes informations qu’un Kbis. Il propose, en accès libre et gratuit, les documents juridiques de toutes les entreprises (statuts, procès-verbaux d'assemblées générales) ainsi que les comptes annuels.
L'« Extrait Pappers » n’a toutefois aucune valeur juridique, comme en témoigne la mention figurant en bas de l’avis « Ce document […] est fourni à titre informatif ». Il va d’ailleurs encore plus loin que des sites connus comme Infogreffe.fr par exemple. Il propose, en accès libre et gratuit, les documents juridiques de toutes les entreprises (statuts, procès-verbaux d’assemblées générales) ainsi que les comptes annuels.
À noter : les extraits Kbis ne sont pas des documents confidentiels. Toute personne peut demander l’extrait Kbis d’une société au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise.
Comment obtenir un extrait Kbis au format papier
Vous devez avant tout commander un Kbis, avant de l’imprimer. Il vous est possible également de commander un extrait Kbis en vous rendant sur le formulaire en haut de la page Infogreffe. Pour sélectionner le bon document, il vous suffit de renseigner le nom commercial et le numéro SIRET.
Une fois que vous avez reçu votre Kbis par voie électronique, vous pouvez ouvrir et lire les documents au format PDF. Pour imprimer votre Kbis, il suffit de cliquer sur « imprimer ». Certaines personnes accepteront la réception d’un Kbis dématérialisé, dans ce cas, l’impression du Kbis n’est pas obligatoire. Dans le cas contraire, vous devez imprimer le Kbis. Veuillez à demander le format souhaité aux demandeurs afin de savoir si l’impression est nécessaire.
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Il est à noter que la version papier et numérique du Kbis ont exactement la même valeur juridique. La durée de validité de l’extrait Kbis est de 3 mois. Elle est identique pour les deux versions.
Guichet unique des formalités et limites
Depuis janvier 2023, toutes les formalités liées à votre entreprise doivent obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises géré par l'INPI. Le guichet unique ne remplace pas les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises), il permet de simplifier toutes les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes vos demandes sur une plateforme unique.
Mais attention, le guichet unique de formalités des entreprises ne pourra pas émettre d'extrait Kbis, celui-ci sera toujours transmis par le greffe du tribunal de commerce.
Cas pratiques et démarches où le Kbis ou son équivalent sont requis
L’extrait Kbis doit être fourni dans de nombreuses demandes administratives et professionnelles (candidature à un marché public, demande d'autorisation d'exploitation commerciale, demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, demandes liées aux douanes, fiscalité, agréments divers, demandes d'aptitude professionnelles, licences, autorisations d'exercice professionnel, etc.).
Il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans certains cas spécifiques : il suffit alors de communiquer le numéro Siren ou un justificatif d'immatriculation au RNE. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis pour des démarches comme la candidature à un marché public ou la demande d'autorisation d'exploitation commerciale, lorsque le justificatif RNE suffit.
Points pratiques et rappels
- L'URSSAF ne délivre pas d’extrait Kbis.
- Les demandes d'envoi par voie postale via Infogreffe sont plus longues et demandent généralement un délai de 3 jours ouvrables.
- Il est possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne si vous êtes dirigeant, via MonIdenum.
- Les extraits Kbis ne sont pas confidentiels : toute personne peut demander l’extrait Kbis d’une société au greffe compétent.
Comment activer son identité numérique monidenum ?
Tableau récapitulatif : voies d’obtention et coûts
| Source | Condition d'accès | Coût | Valeur juridique |
|---|---|---|---|
| MonIdenum (Monidenum.fr) | Dirigeant inscrit au RCS, création de compte | Gratuit | Acte authentique (Kbis délivré par greffe) |
| Infogreffe | Toute personne | De 2,82 € (retrait) à 3,91 € (courrier) ou 3,53 € (téléchargement) + frais | Acte authentique |
| Pappers | Accès libre | Gratuit | Informationnel (sans valeur juridique) |
| Greffe du Tribunal de Commerce (sur place) | Toute personne | 2,82 € (retirer sur place) | Acte authentique |
Vous avez besoin d’un Kbis de moins de 3 mois pour effectuer des démarches administratives en tant qu’entrepreneur ? Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne ? C’est indispensable si vous devez déposer une candidature, répondre à un appel d’offre, acheter du matériel ou encore ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise.
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