Tout savoir sur l'extrait KBIS : Utilité et procédure d'obtention par courrier

Pour pouvoir attester de l’existence juridique et légale d’une société, l’extrait KBIS constitue le seul document officiel admissible notamment lorsqu’il s’agit d’opposer cette existence aux tiers tels que les futurs clients, les collaborateurs, les fournisseurs… En effet, cet extrait ne peut être obtenu que suite à l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés, une obligation imposée par la loi à toute entité se livrant à des activités commerciales. Le K-bis peut être considéré comme la carte d’identité d’une société commerciale.

On vous dit ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document administratif :

Que signifie le sigle KBIS ?

Le sigle « KBIS » représente la référence ou la nomenclature administrative de l’extrait de document dont il porte le nom. Depuis longtemps, la lettre « K » a désigné le document administratif enregistré par le tribunal de commerce pour une entreprise commerciale. On a donc repris cette pratique et ajouté à la lettre K le terme « bis » qui désigne le numéro des rues ce qui permet au final d’obtenir le terme « KBIS ».

Qu’entend-on par extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est un document extrait du registre de commerce. Il est délivré par les bureaux d’enregistrement et atteste de l’existence d’une compagnie et des éléments qui constituent son état civil. L’extrait KBIS permet également de s’assurer que l’entreprise est valablement inscrite au registre du commerce et des sociétés. Ce document est considéré comme la seule pièce officielle qui atteste de l’identité réelle et de l’adresse effective de la personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Par conséquent, chaque entreprise doit le détenir pour attester de son existence.

Le KBIS sert également à vérifier l’activité de l’entreprise, sa structure de direction ainsi que l’existence ou non de poursuites ou autres éléments liés à l’activité commerciale de l’entreprise.

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Quelles sont les informations présentes sur le KBIS ?

L’extrait de Kbis rassemble les informations qu’une entreprise doit déclarer à l’administration, mais aussi au public le cas échéant. Toutes les informations qui s’y trouvent sont ainsi de naturel légale, légitime et peuvent être considérées comme ayant fait l’objet de vérifications minutieuses. Il mentionne alors les informations telles que la date d’immatriculation et le greffe dont relève la société, la date de certification, le numéro SIREN et le(s) numéro(s) SIRET, le code APE et l’objet social expliqué, la raison sociale, le sigle, l’adresse du siège et celle des différents établissements composant l’entreprise, le statut juridique de la société…

Ce document reprend également les caractéristiques relatives à l’administration de l’entreprise telles que l’identité des dirigeants, l’identité des commissaires aux comptes et les décisions relatives aux procédures collectives et celles en cours au niveau du tribunal du commerce. Dans certains cas, l’extrait du registre du commerce peut contenir des annotations et des commentaires, rédigés par le responsable de la tenue du registre.

Quelle est l’utilité de l’extrait RCS ?

Le Kbis est parfois exigé dans la réalisation de certaines démarches. Par exemple, il sera demandé pour ouvrir un compte bancaire au nom de la société ou pour acheter des matériels ou des marchandises au nom de la société. L’extrait KBIS présenté dans ces situations doit alors être daté de moins de 3 mois.

Il est important de savoir que le KBIS peut aussi être demandé par n’importe quel individu affilié ou non à la société concernée, auprès du greffe du tribunal de commerce, soit sur place, soit par courrier ou encore via internet.

A quoi sert un KBIS ?

Le contenu d’un KBIS s’apprécie le mieux à travers son utilité. Ainsi, il faut savoir que ce document officiel atteste de l’accomplissement de l’obligation légale d’immatriculation des sociétés commerciales. Pour justifier de la réalisation de cette formalité, le greffe du tribunal du commerce dont l’entreprise dépend va alors délivrer l’extrait KBIS.

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L’extrait KBIS constitue aussi un bon moyen de vérifier si une entreprise se trouve dans une situation favorable pour ses futurs collaborateurs ou clients, c’est-à-dire que sa santé financière ne laisse rien craindre. De ce fait, il retrace aussi les différentes décisions que le tribunal du commerce serait amené à prononcer à son encontre. C’est le cas notamment des procédures collectives consistant par exemple au redressement de l’entreprise.

Que trouve-t-on dans le KBIS ?

En plus de la reprise des décisions prises par le tribunal du commerce sur l’entreprise, l’extrait KBIS contient aussi des informations pertinentes telles que l’adresse du greffe auprès duquel l’entreprise est immatriculée. A cela s’ajoutent la raison sociale de l’entreprise, son sigle, mais aussi son enseigne. Il ne faut pas non plus oublier le numéro SIREN, le code NAF, la forme juridique de la société et le montant de son capital social.

C’est également sur l’extrait KBIS que l’on découvre l’adresse du siège social de la société, de son établissement principal et ses établissements secondaires s’il y a lieu. On ne fera pas non plus l’impasse sur la durée de la société, sa date de constitution, son activité détaillée, le nom de domaine de son site internet. L’extrait KBIS a enfin vocation à renseigner sur l’identité, la date et le lieu de naissance, la fonction et la nationalité du dirigeant principal de la société. Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d’identité » de la société.

Il vous servira à prouver l’existence légale de la structure que vous avez créé et l’inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l’obligation légale de vous inscrire au RCS, peu importe que vous exerciez en tant que personne physique ou morale. La demande de Kbis vous servira en outre à pouvoir réaliser certaines démarches essentielles pour la vie de votre entreprise et à développer votre activité.

Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial.

Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial. Il est à noter que les micro-entrepreneurs et les professionnels libéraux ne se voient pas remettre un Kbis ou extrait K pour l’exercice de leur activité.

Lire aussi: Obtenir votre extrait Kbis officiel facilement

Comment obtenir un Kbis ?

Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l’entreprise. Le Kbis est envoyé automatiquement au créateur de l’entreprise une fois que l’immatriculation est réalisée, mais par la suite, si vous souhaitez obtenir des copies supplémentaires, vous devrez en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Le prix du Kbis varie en fonction du type de la demande.

Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité. Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS. Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise.

Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives.

Vous avez besoin d’aide pour faire votre demande de Kbis ou d’extrait K ?

Attention

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

• L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
• L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité
• Déclarations, agréments et autorisations
• Produits énergétiques
• Urbanisme
• Travaux d'intérêt général
• Procédures collectives
• Autorisations d'exploitation commerciale
• Agriculture
• Propriété industrielle
• Transport

La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise.

A noter : Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple.

Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE. Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe. Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante. Vous pouvez également utiliser l’Annuaire des entreprises.

Seuls les dirigeants d’une entreprise ou leurs représentants mandatés ont le droit de demander un extrait Kbis complet. Si vous n’êtes pas le dirigeant de l’entreprise ou que vous êtes dirigeant et que vous souhaitez faire la demande sur le site d’Infogreffe, celle-ci est payante. Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis.

En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie. Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit.

Comment obtenir un Kbis en ligne gratuitement ?

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

Où trouver mon Kbis sur l'Urssaf ?

L’Urssaf ne délivre pas d’extrait Kbis, car ce document est réservé aux entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous êtes micro-entrepreneur ou travailleur indépendant, vous pouvez obtenir un extrait d’inscription au Répertoire National des Entreprises (RNE) via le site de l’Urssaf. Ce document fait office de justificatif officiel pour votre activité.

Comment avoir un kbis à jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

Où trouver un kbis en moins de 3 mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise en France. Il s'agit en quelque sorte de la carte d'identité de l'entreprise, délivrée par le greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. Il regroupe l'ensemble des informations légales relatives à l'entreprise, telles que sa raison sociale, sa forme juridique, son adresse, son numéro SIREN, la date d'immatriculation, le code NAF, le montant du capital social, les noms des dirigeants ou encore l'existence de procédures en cours.

En tant que chef d'entreprise, il est essentiel de disposer d'un extrait Kbis à jour pour pouvoir justifier de la situation juridique de votre entreprise et ainsi faciliter vos démarches auprès des différentes instances. Il existe plusieurs façons d'obtenir un Kbis : en ligne, en vous rendant directement sur place, ou encore par courrier.

Comment faire une demande d’extrait Kbis par courrier ? Et pourquoi ?

Le Kbis est un document officiel certifié et délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il permet à toute entreprise exerçant une activité commerciale d’attester de sa légalité, dès sa création. Il est aussi requis dans le cadre de formalités administratives ou de démarches commerciales. L’extrait Kbis peut être obtenu de différentes manières, dont par courrier. Depuis 2019, il est également possible d’accéder à ce document en ligne.

Le K-bis est l’équivalent de la carte d’identité pour une entreprise. Il constitue la preuve de sa légalité et de son inscription au Registre national des entreprises (RNE). L’extrait de K-bis concerne les personnes morales, toute société commerciale (SAS, SASU, SARL…), ainsi que les personnes physiques (entreprises individuelles, micro-entreprises, EIRL). En tant que dirigeant d’entreprise, l’extrait de Kbis est requis lors de nombreuses situations.

Pour créer une société à caractère commercial, il faut constituer un dossier de création afin d’immatriculer l’entreprise au Registre national des entreprises et d’obtenir le premier extrait Kbis. La non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé et expose la compagnie à des sanctions. La question se pose alors : demander un Kbis est-il payant ? La réponse est oui.

Comment obtenir un Kbis par courrier ?

Pour effectuer une demande de Kbis par courrier, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

• Rédigez une lettre explicative : mentionnant clairement votre souhait d'obtenir un Kbis. Assurez-vous d'inclure vos coordonnées complètes pour que le greffe puisse vous contacter en cas de besoin.
• Le formulaire Cerfa n°11676*05 : ce formulaire, intitulé "Demande d'inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS)", est obligatoire pour toute demande d'extrait Kbis. Il est disponible sur le site officiel du Service Public et peut être imprimé.
• Le règlement des frais : cette demande implique des frais de traitement. Le montant varie en fonction du type d'extrait souhaité et du mode d'envoi choisi. Les tarifs sont généralement disponibles en ligne.
• L'enveloppe pré-timbrée : pour recevoir le Kbis, il est nécessaire de joindre à votre demande une enveloppe pré-timbrée à vos nom et adresse. Cela permettra au greffe de vous expédier ce document sans frais supplémentaires.

Une fois rassemblés tous ces éléments, il ne vous reste plus qu'à adresser votre demande par voie postale. Veillez à bien vérifier l'adresse postale du greffe en question, qui peut être différente de son adresse physique. Commencez par indiquer vos coordonnées en haut à gauche de la page. Dans l'objet, mentionnez clairement que vous demandez un Kbis pour l'entreprise concernée. Par exemple, écrivez "Objet : Demande d'extrait Kbis pour [nom de l'entreprise]".

Dans le corps de la lettre, expliquez brièvement pourquoi vous demandez un extrait Kbis. Imprimez la lettre et signez-la à la main. Placez-la dans une enveloppe et écrivez l'adresse du greffe du tribunal de commerce compétent sur l'enveloppe. Avant d'envoyer le courrier, assurez-vous d'inclure un chèque du montant requis pour la délivrance de l'extrait. Enfin, postez votre lettre en utilisant un service d'envoi postal approprié. Vous recevrez ensuite votre extrait Kbis à l'adresse que vous avez indiquée. Le délai de traitement peut varier, mais il est généralement compris entre quelques jours et deux semaines.

Frais et délais d'obtention

Concernant les frais associés, sachez que cette requête n'est pas gratuite. En effet, le coût de l'extrait Kbis est fixé par la réglementation en vigueur et est susceptible d'être révisé chaque année. Pour l'année 2021, le coût d'un extrait Kbis en version papier est de 4,05 euros, auquel il faut ajouter 1 euro pour un envoi en France métropolitaine et 2,50 euros pour un envoi à l'étranger. Il est également possible de demander un extrait Kbis électronique, pour un coût légèrement inférieur à la version papier. Dans ce cas, un code d'accès sécurisé vous sera transmis par courriel pour télécharger le document en ligne.

En ce qui concerne les délais d'obtention, il est généralement recommandé de compter entre 5 et 10 jours ouvrés pour recevoir votre extrait Kbis. Toutefois, ce dernier peut varier en fonction des délais postaux. Il est donc préférable de prendre en compte cette durée lors de la planification de vos démarches.

Alternatives à la demande par voie postale

Bien que la demande d'extrait Kbis par voie postale soit une option viable, il existe des alternatives plus pratiques pour obtenir ce document. Cette requête est une solution rapide. Le site officiel du registre du commerce et des sociétés propose un service de commande en ligne qui permet de recevoir l'extrait Kbis en version électronique ou par voie postale. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur le site d'Infogreffe, de rechercher l'entreprise concernée, et de suivre les instructions pour commander l'extrait Kbis. Le paiement se fait généralement par carte bancaire.

Si vous préférez vous déplacer, il est possible de demander un extrait Kbis directement au tribunal de commerce dont dépend l'entreprise concernée. Pour cela, munissez-vous des informations nécessaires et adressez-vous au guichet du greffe. Le paiement se fait sur place, généralement en espèces, par chèque ou carte bancaire.

Il est également possible de demander un extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr. Pour ce faire, il faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Pour demander un Kbis à jour, il est également possible d’opter pour un envoi périodique par courrier de ses propres extraits.

Lorsqu’il s’agit de récupérer un Kbis, certaines entreprises françaises sont sujettes à exception. Autre moyen efficace pour se procurer un extrait Kbis : faire appel à des sites internet spécialisés.

Pour obtenir un extrait Kbis, il est possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend sa société. Le retrait du document, signé par le greffier, se fera alors au guichet, moyennant la somme de 2,69 euros (tarifs 2024). Pour cela, il faut renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Le tarif, en 2024, est de 3,37 euros. Pour ce faire, une inscription préalable sur le site sera requise, suivie par une validation de l’identité de la société.

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