L'extrait Kbis pour une Personne Physique : Comprendre et Obtenir ce Document Essentiel

L'extrait Kbis est souvent perçu comme un document complexe, mais il s'agit en réalité d'une pièce essentielle pour prouver l'existence légale d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur l'extrait Kbis pour une personne physique, également appelé extrait K, et comment l'obtenir.

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel qui permet de prouver l'existence légale de votre entreprise. On y trouve les informations suivantes :

La dénomination de votre entreprise
Votre numéro SIREN
La forme juridique de votre entreprise (EI)
L'adresse du siège de votre entreprise
L'activité exercée et votre code NAF (le code qui définit à quelle branche d'activité votre entreprise appartient, aussi appelé code APE)
Si vous exercez une activité réglementée, la référence à votre activité
La date de création de votre entreprise
Votre nom et toutes les informations relatives à votre identité (lieu et date de naissance, nationalité, adresse)

Esthétiquement parlant, l’extrait Kbis prend la forme d’une feuille A4 (210 x 297 mm) portant le symbole du Greffe du Tribunal de Commerce. Le document KBIS est daté et signé par le Greffier du Tribunal de Commerce, avant envoi.

L'extrait Kbis de votre entreprise décrit votre entité commerciale à l’instant T. En toute logique, chaque extrait Kbis est donc en tout point unique, même s’il comporte la même typologie d’informations.

Extrait Kbis et Personne Physique : Quelle Différence ?

Il est important de distinguer l'extrait Kbis de l'extrait K. L’extrait Kbis concerne les sociétés, c'est-à-dire des « personnes morales ». Une personne morale est une entité dissociée du créateur de l'entreprise (personne physique). Par exemple, une SASU ou une EURL ont un extrait Kbis. L'extrait K concerne les entreprises individuelles, c'est-à-dire des entreprises qui ne nécessitent pas la création d'une personne morale distincte de la personne physique. Un entrepreneur individuel ou un micro-entrepreneur ont un extrait K.

Ainsi, l'extrait Kbis auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) n'est donc pas un extrait Kbis mais bien un extrait K.

Dans Quels Cas Avez-Vous Besoin d'un Extrait Kbis (ou K) ?

L'extrait Kbis (ou K) est demandé dans la plupart des démarches administratives qui concernent votre entreprise. D’ailleurs, toutes les informations figurant sur le Kbis sont publiques : toutes les personnes peuvent y accéder.

Il peut être demandé pour passer une commande auprès d'un fournisseur ou par un client.
Au moment d’ouvrir un compte bancaire pro dans certains cas.
On peut vous le demander pour souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle.
Au moment de vous inscrire sur une plateforme de freelancing ou sur des plateformes comme Deliveroo ou Uber Eats.
Il peut également être réclamé par Pôle emploi pour justifier une demande d'aide à la création ou à la reprise d'une entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Attention: Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Contenu de l'extrait K de la personne physique / entreprise individuelle commerciale

L'extrait K de la personne physique ayant une activité commerciale donne des renseignements sur son activité :

Le greffe du tribunal de commerce d'immatriculation
Le numéro SIREN, un numéro à 9 chiffres servant d'identifiant à l'entreprise individuelle
La raison sociale c'est-à-dire le nom et prénom de l'entrepreneur individuel, un nom commercial pouvant être ajouté
La date d'immatriculation
L'éventuel nom de domaine du site internet
L'adresse de domiciliation de l'entreprise individuelle, cette domiciliation pouvant se faire au domicile de l'entrepreneur, sous réserve du respect des règles de la copropriété et de l'accord de l'éventuel bailleur
La forme juridique de l'entreprise, micro-entreprise avec une responsabilité de la personne physique sur son patrimoine ou EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée) avec un patrimoine d'affectation dédié à l'exercice de l'activité professionnelle
Le descriptif détaillé de l'activité et le code APE (Activité Principale Exercée) aussi appelé code NAF (Nomenclature d'Activité Française), un code délivré par l'INSEE afin de réaliser des statistiques
Les éventuelles procédures en cours, comme une liquidation judiciaire ou un redressement judiciaire.

Astuce : il est possible de vérifier que les informations mentionnées sur l'extrait K n'ont pas été falsifiées. Pour cela, il faut scanner le QR code présent sur le document ou taper le code KBIS sur la page de contrôle d'Infogreffe.

Pour faire foi, l'extrait K de la personne physique entreprise individuelle commerciale doit dater de moins de 3 mois. En effet, les renseignements présents sur ce document peuvent évoluer rapidement : déménagement de l'entrepreneur, ajout d'une activité, radiation d'office ou à sa demande...

Comment Obtenir un Extrait Kbis (ou K) ?

Si vous n'avez pas encore créé votre entreprise, vous devez d'abord vous immatriculer au RCS. Une fois votre entreprise créée, vous recevrez votre extrait Kbis par la poste sous 2 à 5 semaines.

Si vous êtes déjà immatriculé, vous pouvez obtenir votre extrait Kbis (ou K) de plusieurs manières :

MonIdenum : Ce service proposé par les greffes des tribunaux de commerce vous permet d'obtenir un extrait Kbis gratuitement après avoir créé votre identité numérique.
Infogreffe : Vous pouvez également demander un extrait Kbis depuis le site Infogreffe, mais ce service est payant (entre 2 € et 4 €).

Cet extrait K peut être demandé par le chef d'entreprise mais également par des tiers, car il s'agit d'un document public. Mais, pour éviter tout risque de confusion liée à une homonymie, il est préférable d'utiliser le numéro SIREN, un numéro mentionné sur les factures et devis émis par la personne physique ou l'entreprise individuelle commerciale.

Attention: Si vous exercez votre activité en Alsace-Moselle, vous ne pouvez pas demander un extrait Kbis sur MonIdenum. Vous devrez le demander au tribunal d’instance compétent.

Besoin d’accéder à votre extrait Kbis rapidement ? Il suffit d’en faire la demande en quelques clics via notre site Internet. Vous avez la garantie de recevoir rapidement l'extrait KBIS demandé.

Que Faire si la Personne Physique n'a Pas de KBIS ?

L'absence de KBIS peut être la conséquence d'un oubli d'immatriculation de la personne physique, de l'entreprise individuelle. Dans ce cas, il convient de régulariser la situation rapidement avec l'aide éventuelle d'un professionnel, comme un expert-comptable, ou avec l'aide du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et de l'Industrie). En effet, l'entrepreneur ne déclarant pas son activité se rend coupable de travail dissimulé et encourt une peine de prison maximale de 3 ans et 45000 € d'amendes, ainsi qu'un redressement lié aux cotisations non-réglées.

Par ailleurs, il faut savoir que l'entreprise individuelle exerçant l'activité d'agent commercial ne doit s'inscrire qu'au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et ne peut donc obtenir qu'un extrait d’immatriculation au RSAC.

Enfin, l'entrepreneur individuel peut avoir une activité autre que commerciale.

Registre National des Entreprises (RNE)

Depuis 2023, il existe un registre national des entreprises (RNE) rassemblant le RCS, le RM ou encore le RSAC. L’inscription à ce registre devient automatique et obligatoire, y compris pour les professions libérales.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public, demande d'autorisation d'exploitation commerciale, demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, etc.

Tableau Récapitulatif des Documents d'Immatriculation

Type d'Entreprise	Document d'Immatriculation	Registre
Sociétés Commerciales (SASU, EURL, SARL, SA, etc.)	Extrait Kbis	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Entreprises Individuelles Commerciales	Extrait K	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Entreprises Artisanales	Extrait D1	Répertoire des Métiers (RM)
Agents Commerciaux	Certificat d'Inscription	Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC)
Entreprises Artisanales ou Libérales	Justificatif d'Immatriculation	Registre National des Entreprises (RNE)

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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