Comment obtenir un extrait Kbis pour un orthophoniste libéral

Vous êtes orthophoniste exerçant en libéral et vous vous demandez comment obtenir un extrait Kbis ? Ce document, souvent demandé par votre banque, vos fournisseurs ou l'administration, peut s'avérer essentiel pour prouver l'existence légale de votre cabinet. Cependant, selon votre statut juridique, l'extrait Kbis n'est pas toujours délivré. Découvrez ici tout ce qu'il faut savoir pour obtenir cet extrait ou ses alternatives adaptées à votre situation.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis pour un orthophoniste ?

L’extrait Kbis est un acte authentique délivré par le greffe du tribunal de commerce qui prouve l’existence légale et l’identité d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Pour un cabinet d'orthophoniste inscrit au RCS, ce document comporte des informations détaillées :

  • Le numéro SIREN de 9 chiffres, identifiant unique attribué par l’INSEE, utilisé pendant toute la durée de vie du cabinet ;
  • Le numéro SIRET, combinaison du SIREN et du Numéro Interne de Classement (NIC), qui varie en cas de déménagement ;
  • La raison sociale du cabinet, indiquant notamment la responsabilité des membres (par exemple dans une Société Civile Professionnelle - SCP) ;
  • La forme juridique de l’entreprise (SELARL, SELASU, SCP, etc.) regroupant un ou plusieurs auxiliaires médicaux ;
  • L’adresse du cabinet ;
  • L’identité des dirigeants principaux, date et lieu de naissance, nationalité ;
  • La nature précise de l’activité exercée et les données juridiques telles que la durée de la société ou le capital social.

Ces informations sont mises à jour en cas de changement dans la situation du cabinet, avec un délai légal maximal d’un mois. L’extrait Kbis doit donc dater de moins de 3 mois pour être valable.

Qui peut obtenir un extrait Kbis orthophoniste ?

Seuls les orthophonistes qui ont inscrit leur activité au Registre du Commerce et des Sociétés disposent d’un extrait Kbis. Cela concerne :

  • Les orthophonistes exerçant seuls dans le cadre d'une entreprise individuelle immatriculée au RCS ou sous forme de société unipersonnelle (SELURL, SELASU) ;
  • Les orthophonistes associés dans des sociétés comme la Société d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée (SELARL) ou la Société Civile Professionnelle (SCP).

L’inscription au RCS doit être effectuée idéalement 15 jours avant l'ouverture du cabinet ou au plus tard un mois après. L'immatriculation peut être faite en ligne ou physiquement auprès du greffe du tribunal de commerce, via le Centre de Formalité des Entreprises (CFE), ou en vous aidant d’un professionnel spécialisé.

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Comment obtenir l’extrait Kbis pour un orthophoniste ?

Après immatriculation, l’extrait Kbis est envoyé au cabinet par courrier sous 10 à 15 jours. Il n’y a plus d’envoi automatique par la suite et le dirigeant doit demander un nouvel extrait Kbis à chaque fois qu’il en a besoin.

Pour obtenir un extrait Kbis, plusieurs options s'offrent aux orthophonistes :

  1. En ligne, gratuitement, via le site MonIdenum après activation de votre identité numérique. Ce service, créé par les greffiers des tribunaux de commerce, facilite la gestion dématérialisée des entreprises ;
  2. En payant, auprès du greffe du tribunal de commerce ou sur le site Infogreffe, qui délivrent le document en version papier ou numérique ;
  3. Pour les sociétés en Alsace, Moselle, Guyane, Guadeloupe et Martinique, uniquement auprès de la chambre commerciale du tribunal judiciaire local.

Le coût réglementé pour un extrait Kbis au greffe est de 3,85 € TTC par courrier et 3,20 € TTC en version électronique. Le document est public et tout tiers peut en faire la demande moyennant paiement.

Et pour les orthophonistes exerçant en entreprise individuelle sans inscription au RCS ?

La majorité des orthophonistes exercent en tant que professionnels libéraux en entreprise individuelle et ne sont pas immatriculés au RCS. Dans ce cas, ils ne disposent pas d’extrait Kbis. Pourtant, ils peuvent produire :

  • L’avis de situation SIRENE disponible gratuitement sur le site de l'INSEE. Ce document atteste de l’existence légale de votre activité libérale en mentionnant votre numéro SIREN, votre raison sociale, votre code APE, votre activité, etc. ;
  • L’extrait RNE (Registre National des Entreprises) pour justifier de votre immatriculation, également accessible gratuitement en ligne sur l'annuaire des entreprises ;
  • La preuve d’inscription auprès de l’ordre professionnel (exemple : Conseil National de l’Ordre des Orthophonistes) pour les professions réglementées, attestant de votre légitimité à exercer.

Cette solution est idéale pour les orthophonistes libéraux en entreprise individuelle qui souhaitent justifier de leur activité sans disposer de Kbis.

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Formalités complémentaires obligatoires pour un orthophoniste libéral

Au-delà de l’immatriculation, la profession d’orthophoniste est réglementée et soumise au Code de la Santé Publique. Ainsi, vous devez effectuer plusieurs autres démarches :

  • Valider votre diplôme auprès de la Division Territoriale de l’Agence Régionale de Santé (DTARS) pour obtenir un numéro ADELI et une carte professionnelle (CPS) ;
  • S’inscrire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) pour recevoir des feuilles de soins préremplies ;
  • S’affilier à la CARPIMKO (Caisse d’Allocations Retraites et Prévoyance des infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes et orthophonistes) ;
  • Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.

Alternatives au Kbis pour les démarches administratives

Depuis le 1er janvier 2023, l’administration n’exige plus systématiquement un extrait Kbis. Elle peut consulter les données officielles via le numéro SIREN de l’entreprise. En cas de demande de tiers (banque, fournisseur, administration), les documents suivants peuvent parfois faire l’affaire :

  • Un avis de situation SIRENE à jour ;
  • Un justificatif d’immatriculation au RNE ;
  • Une attestation d’inscription auprès de votre ordre professionnel (pour les professions libérales réglementées).

Les partenaires professionnels (banques, assureurs, fournisseurs) exigent fréquemment ce document pour des contrats, l’ouverture d’un compte professionnel ou des demandes de subventions. En l’absence de Kbis, l’avis de situation Sirene ou l’extrait RNE sont des preuves légales de votre existence.

Tableau récapitulatif : Kbis et alternatives pour un orthophoniste

Statut juridique Possession d'un extrait Kbis Documents alternatifs Lieu d'obtention
Société immatriculée au RCS (SELARL, SELASU, SCP, etc.) Oui Extrait Kbis Greffe tribunal de commerce, MonIdenum, Infogreffe
Entreprise individuelle non inscrite au RCS Non Avis de situation Sirene, extrait RNE, inscription à l'ordre professionnel Site INSEE, Annuaire des entreprises, ordre professionnel

Comment renouveler ou mettre à jour le Kbis ?

L’extrait Kbis a une validité de 3 mois. Toute modification importante dans la société doit être actualisée (changement de siège, de gérant, d’activité, etc.). La demande de mise à jour se fait au greffe du tribunal de commerce ou en ligne via MonIdenum ou Infogreffe.

Où obtenir un extrait Kbis gratuit ou payant ?

Pour le dirigeant ou représentant légal, l’extrait Kbis est accessible gratuitement via le service MonIdenum. Les tiers demanderont un extrait Kbis payant sur Infogreffe ou au greffe du tribunal de commerce. Certains prestataires proposent aussi un service intermédiaire payant avec livraison rapide.

Lire aussi: Définition et utilité de l'extrait Kbis

Infogreffe - Les astuces des entrepreneurs - l'extrait Kbis

Points essentiels à retenir pour un orthophoniste libéral

  • L’extrait Kbis est la preuve légale obligatoire pour un orthophoniste immatriculé au RCS. Ce document correspond à la carte d’identité juridique de son cabinet ou sa société.
  • Les orthophonistes exerçant en entreprise individuelle ne disposent pas de Kbis mais doivent produire un avis de situation Sirene ou une preuve d’inscription professionnelle.
  • Les démarches d’inscription doivent être réalisées rapidement, entre 15 jours avant l’installation et un mois après, en ligne ou auprès du greffe.
  • L’extrait Kbis contient des données complètes sur l’identité, la gouvernance, l’adresse et l’activité de l’entreprise.
  • L’administration consulte désormais directement les informations via le numéro SIREN, réduisant les demandes de Kbis dans les procédures administratives.

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