Comment obtenir un Kbis en ligne pour votre société ?

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Découvrez comment obtenir facilement un extrait Kbis en ligne, son rôle, son contenu et les différentes options disponibles.

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

Le Kbis est un extrait du Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS et sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. À ce titre, il occupe une place centrale dans la vie d'une société, et témoigne de son existence juridique ainsi que de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ou RCS.

De façon schématique, le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Il est souvent demandé par votre banque lors de la création d'un compte professionnel, ainsi que par certains fournisseurs. Il peut également être demandé par un fournisseur dans le cadre de l'achat de matériel ou de la conclusion d'un contrat d'approvisionnement. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels.

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir : L'extrait Kbis n'est plus demandé par l'administration dans le cadre de la réalisation de démarches administratives. Il est parfois également possible de s'en passer pour ouvrir un compte professionnel, et d'ouvrir un compte pro sans Kbis.

Un extrait KBIS, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Contenu de l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées :

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.

Les procédures préventives (mandat ad hoc, conciliation ou procédure de sauvegarde) ne figurent pas sur l'extrait Kbis.

En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir : La nomination d'un commissaire aux comptes est obligatoire lorsqu'une société dépasse deux des trois chiffres suivants : 4 millions d'euros de bilan, 8 millions d'euros de chiffre d'affaires HT et 50 salariés.

Kbis, K, L et Lbis : quelles différences ?

Vous ne savez pas si votre entreprise dispose d'un Kbis ? Vous ne connaissez pas les différences qui existent entre les extraits K, L, Kbis et Lbis ? Découvrez les réponses à vos questions afin de mieux comprendre ce qu'est un Kbis, et à qui il s'adresse.

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis.

L'extrait K concerne les personnes physiques que sont entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).
L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales.
Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Où faire la demande de Kbis en ligne ?

Vous voulez récupérer le Kbis de votre société ? Vous vous demandez où trouver le Kbis de votre entreprise ? Plusieurs options se présentent à vous. Quelles sont-elles, comment y avoir recours et à quel prix ?

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

le service en ligne monidenum.fr ;
le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Rapide, sans déplacement et simple, la demande de Kbis en ligne a de nombreux atouts pour les dirigeants de sociétés.

Est-il possible de demander un Kbis au greffe ?

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne.

En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

Lors de l'accomplissement des formalités de constitution d'une entreprise, un extrait Kbis vous est fourni. Néanmoins, celui-ci doit parfois être mis à jour ou actualisé. Il est donc impératif d'obtenir un nouveau Kbis. Selon la modalité d'une telle requête, le coût du Kbis peut différer.

Mode d'obtention	Coût
Kbis en ligne via monidenum.fr	0 euro
Au greffe du Tribunal de commerce	2,56 euros
Service de télétransmission Infogreffe	3,20 euros
Envoi courrier depuis Infogreffe	3,85 euros

Combien de temps faut-il pour obtenir un Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel qui peut être obtenu en quelques secondes grâce aux services en ligne monidenum.fr et Infogreffe. Grâce à la dématérialisation de cette carte d'identité des entreprises, le délai pour obtenir un Kbis a été réduit à zéro. Un atout qui leur permet d'être plus réactives, notamment pour la conclusion d'un contrat avec un fournisseur ou pour l'ouverture d'un compte pro dans une nouvelle banque.

Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Peut-on obtenir le Kbis d'une autre entreprise ?

L'extrait Kbis n'est pas un document confidentiel. Autrement dit : toute personne peut demander le Kbis d'une autre entreprise. Cette demande vous permet de vérifier certaines informations au sujet d’une société, comme par exemple l’existence d’éventuelles procédures collectives, l’identité des dirigeants ou l’insuffisance de capitaux propres.

Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser le service infogreffe.fr ou MonIdenum.fr, qui vous permet de visualiser l’extrait K-Bis d’une société, de le visualiser et de le télécharger. Le service est payant, le coût à prévoir est de 3,20 euros (transmission par voie électronique ou de 3,97 euros (envoi par courrier). En payant en ligne votre commande, vous aurez immédiatement accès aux informations.

Qui doit avoir un KBIS ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF.

La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

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