Barème kilométrique : calcul des frais professionnels aller-retour

Au moment de déclarer vos revenus, il vous est possible de choisir de déduire l’ensemble de vos frais professionnels à leur valeur réelle. Chaque année, au moment de la déclaration des revenus, les contribuables bénéficient d'une déduction forfaitaire automatique de 10 % appliquée à leurs revenus. L'objectif est de couvrir certaines de leurs dépenses courantes, notamment liées au transport, repas, etc. Cette déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement retranchée des salaires. Le choix entre frais réels et déduction forfaitaire de 10% doit être fait globalement pour l'ensemble de vos frais professionnels.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique (IK) ?

Les indemnités kilométriques (IK) permettent de compenser les frais engagés lors de l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles. Une indemnité kilométrique est un montant forfaitaire calculé au kilomètre parcouru pour un trajet professionnel. Ce système simplifie la gestion des frais professionnels en évitant de justifier chaque dépense individuellement. Les indemnités kilométriques sont un type de frais de déplacement. L’indemnité kilométrique ou IK concerne les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Les salariés qui utilisent leur moyen de transport personnel pour leurs déplacements professionnels peuvent se faire rembourser par leur employeur selon le barème en vigueur. Les travailleurs indépendants, professions libérales et entrepreneurs peuvent déduire leurs frais kilométriques de leurs revenus imposables.

Barème officiel et modalités d’application

Chaque année, l’administration fiscale établit des barèmes d’indemnisation kilométriques à destination des professionnels (indépendants et salariés) ayant opté pour un régime d’imposition aux frais réels. Ces barèmes chiffrés varient en fonction du type de véhicule, de la motorisation ainsi que de la distance parcourue par les professionnels. Le calcul des indemnités kilométriques suit une méthode précise basée sur le barème officiel de l'administration fiscale. Le barème kilométrique applicable aux voitures dépend de la puissance administrative des véhicules (indiquée en CV) et de la distance parcourue.

Puissance fiscale et tranches de distance

La puissance de votre véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV), figure sur votre carte grise à la rubrique P.6. Les barèmes sont généralement décomposés en plusieurs tranches : 3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV, 7 CV et plus. Vous devez comptabiliser le kilométrage parcouru à titre professionnel durant l'année concernée. Distinguez bien les kilomètres professionnels des trajets personnels. Seule la distance parcourue dans le cadre de votre travail peut être prise en compte dans le calcul.

Barème pour les voitures (exemples de montants et formules)

Le barème kilométrique fiscal couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Pour une distance entre 0 et 5 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit : 0,502 euro/km pour les 3 CV et moins, 0,575 euro/km pour les 4 CV, 0,603 euro/km pour les 5 CV, 0,631 euro/km pour les 6 CV, 0,661 euro/km pour les 7 CV et plus. Pour une distance entre 5 001 et 20 000 km par an, le montant se calcule sur la base d'un taux au km plus une somme forfaitaire : 0,3 €/km + 1 007 € pour les 3 CV et moins ; 0,323 €/km + 1 262 € pour les 4 CV ; 0,339 €/km + 1 320 € pour les 5 CV ; 0,355 €/km + 1 382 € pour les 6 CV ; 0,374 €/km + 1 435 € pour les 7 CV et plus. Pour une distance supérieure à 20 000 km par an, le montant est de 0,35 €/km pour les 3 CV et moins ; 0,387 €/km pour les 4 CV ; 0,405 €/km pour les 5 CV ; 0,425 €/km pour les 6 CV ; 0,446 €/km pour les 7 CV et plus.

Barème pour les deux-roues

Pour les deux-roues motorisés, un barème simplifié s'applique avec des taux fixes par kilomètre selon la cylindrée. Si le salarié utilise sa moto ou son scooter pour un déplacement professionnel, il calculera ses frais sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques applicable aux deux-roues. Pour une distance entre 0 et 3 000 km par an, le montant du remboursement se calcule comme suit : 0,375 €/km pour les 1 à 2 CV ; 0,444 €/km pour les 3 à 5 CV ; 0,575 €/km pour les 5 CV ; 0,299 €/km pour les 2 roues < à 50 cm³. Pour une distance entre 3 001 et 6 000 km par an : 0,094 €/km + 845 € pour les 1 à 2 CV ; 0,078 €/km + 1 099 € pour les 3 à 5 CV ; 0,075 €/km + 1 502 € pour les 5 CV ; 0,07 €/km + 458 € pour les 2 roues < à 50 cm³. Pour une distance au-delà de 6 000 km par an : 0,234 €/km pour les 1 à 2 CV ; 0,261 €/km pour les 3 à 5 CV ; 0,325 €/km pour les 5 CV ; 0,162 €/km pour les 2 roues < à 50 cm³.

Cas particulier : véhicules électriques et majorations

Le montant des frais kilométriques est majoré de 20% pour un véhicule électrique. Cette majoration est appliquée pour les véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogène. Par exemple : si un véhicule classique de 3 CV bénéficie d’un taux de 0,502 €/km, un véhicule électrique dans la même catégorie obtiendra un taux majoré de 0,502 € × 1,20 ≈ 0,602 €/km. Par ailleurs, la majoration de 20 % pour les véhicules électriques est toujours d’actualité.

Frais inclus et exclus du barème

Les indemnités kilométriques tiennent compte des frais liés au transport comme le carburant, l'assurance, l'usure et l'entretien du véhicule. Le barème sert également de référence pour les déductions fiscales des frais réels dans la déclaration de revenus. Il est possible d’ajouter au calcul des frais kilométriques les intérêts d’emprunt si l’on a acquis sa voiture à crédit ainsi que les frais de péage et de stationnement. Les frais de stationnement et de péage ne sont pas inclus dans le barème kilométrique strict, mais peuvent être remboursés sur justificatif en sus de l'IK.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques concernent les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Peu importe leur niveau de salaire ou leur statut, l’ensemble des collaborateurs ont droit au remboursement des frais kilométriques par l’employeur. Le salarié au SMIC et le cadre-dirigeant en bénéficient donc dans les mêmes conditions. Les entrepreneurs individuels imposés à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (hors micro-BNC) peuvent aussi appliquer le barème. Le barème s'applique également aux sociétés, pour le remboursement des frais exposés par leurs dirigeants ou salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles.

Trajets domicile-travail et conditions particulières

En principe, les trajets réalisés entre le domicile et le travail ne donnent pas droit à des indemnités kilométriques. Le trajet domicile-travail peut cependant être pris en compte sous certaines conditions et dans une certaine limite. Les frais exposés pour le trajet domicile travail sont déductibles, mais limités à 40 km (prise en compte de 40 km aller-retour ?). Attention : pour être remboursé des trajets professionnels par l'employeur, le salarié doit prouver que l’éloignement l’obligeant à prendre son véhicule n’est pas lié à des convenances personnelles. Il doit aussi attester qu’il ne transporte pas un collègue qui bénéficie lui-même de ces indemnités kilométriques.

Choix fiscal : déduction forfaitaire 10 % ou frais réels

Au moment de déclarer les frais kilométriques aux impôts, deux solutions se présentent : opter pour la déduction forfaitaire de 10 % - l’abattement de 10 % est appliqué automatiquement sur le salaire dans le calcul de l’impôt sur le revenu - ou opter pour la déduction des frais pour leur montant réel. Pour bénéficier du dispositif fiscal des barèmes kilométriques, il faut que les professionnels aient opté pour le régime d’imposition aux frais réels (et non pour la déduction forfaitaire automatique de 10 %). En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, l'abattement est appliqué automatiquement sur les salaires et donc sur les frais kilométriques. Il n'est pas possible de cumuler la déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels. Si vous choisissez le régime des frais réels, vous pouvez évaluer vos frais de déplacement en appliquant le barème kilométrique officiel, publié chaque année par l’administration fiscale.

Comment calculer et déclarer vos frais kilométriques (étapes)

Calculez précisément le kilométrage parcouru à titre professionnel durant l'année concernée. Distinguez bien les kilomètres professionnels des trajets personnels.
Utilisez le barème officiel des indemnités kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale pour déterminer le taux applicable selon la puissance fiscale et la tranche de distance.
Pour déclarer vos frais kilométriques aux impôts, choisissez l’option des frais réels lors de votre déclaration de revenus et indiquez le montant total calculé dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration d’impôts.
Conservez tous les justificatifs : gardez soigneusement tous les documents qui justifient vos déplacements professionnels pendant au moins 3 ans (ou 10 ans selon mention légale pour certains justificatifs), et soyez prêt à les présenter en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF.

Exemples de calcul

Exemple - Véhicule de 4 CV, distance parcourue : 3 000 km/an (tranche 0 à 5 000 km) : taux applicable 0,575 €/km, calcul : 3 000 km × 0,575 €/km = 1 725 €. Exemple - Véhicule de 5 CV, distance parcourue : 7 000 km/an (tranche 5 001 à 20 000 km) : formule applicable 0,339 €/km + 1 320 € ; calcul : 7 000 km × 0,339 €/km = 2 373 € puis montant total = 2 373 € + 1 320 € = 3 693 €. Exemple - Cyclomoteur de 1 à 2 CV, distance parcourue : 2 500 km/an (tranche 0 à 3 000 km) : taux applicable 0,375 €/km, calcul : 2 500 km × 0,375 €/km = 937,50 €.

Remboursement par l’employeur : réel ou forfait

L’entreprise peut procéder au remboursement des frais de transport kilométriques du salarié de deux manières : au réel ou au forfait. Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au réel, le salarié doit fournir des notes de frais. Pour être recevables, ces notes de frais doivent indiquer : la date de la dépense, la nature de la dépense et le montant total TTC. Le salarié est remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs. Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au forfait, le salarié n'est pas obligé de fournir un justificatif. L'entreprise le rembourse en fonction d'un montant fixe par catégorie. Le remboursement des frais kilométriques effectué conformément aux barèmes officiels est considéré comme une indemnité de frais professionnels et, par conséquent, est exonéré de cotisations sociales.

Plafond et délais

Un barème kilométrique fixé chaque année par l'État indique les plafonds de remboursement des frais kilométriques. Le délai légal maximal pour présenter des justificatifs et obtenir le remboursement de vos frais kilométriques auprès de votre employeur est de 3 ans. De son côté, l'entreprise dispose d'un délai légal de 5 ans. Dans la pratique, la gestion des frais professionnels est fixée par chaque entreprise et prévue dans la convention collective. En moyenne, le remboursement des frais kilométriques prend un mois.

Cas de déplacements combinés, vélos et modes doux

En cas de déplacements combinant plusieurs modes de transport (par exemple, une partie en véhicule personnel et une autre en transports en commun), le salarié doit ventiler ses frais. Seule la partie correspondant aux kilomètres réellement parcourus en véhicule personnel sera calculée selon le barème kilométrique. Bien que la réglementation fiscale se concentre principalement sur les voitures et les deux-roues motorisés, certaines entreprises proposent des forfaits spécifiques pour les déplacements à vélo. L’indemnité kilométrique vélo a été intégrée au forfait mobilités durables avec l’entrée en vigueur de la loi d’orientation des mobilités fin 2019. Le forfait mobilités durables permet aux employeurs du secteur privé de prendre en charge tout ou partie des frais de transports personnels de leurs salariés, dans la limite de 600 € par an.

Justificatifs et contrôle

Pour bénéficier du dispositif fiscal de l’indemnisation kilométrique, il faut impérativement que le salarié conserve ses justificatifs et qu’il reporte les montants à la fin de sa déclaration de revenus. L'administration fiscale peut demander des justificatifs lors d'un contrôle. La loi vous oblige à conserver les justificatifs pour une durée de 10 ans. A noter que si vous optez pour les indemnités kilométriques, vous n’avez pas besoin de justifier vos frais réels : il n’est donc pas nécessaire de conserver les justificatifs d’essence ou les factures d’entretien du véhicule pour justifier l’IK elle-même, sauf en cas de contrôle nécessitant d’autres pièces.

Outils et automatisation de la gestion des IK

Tenir un suivi précis de ses déplacements peut sembler contraignant, mais des outils comme Tiime simplifient largement cette tâche. Les simulateurs disponibles sur le site du service public (service-public.fr) calculent automatiquement le montant de vos indemnités. Nous mettons à votre disposition un simulateur d’indemnités kilométriques basé sur le dernier barème publié. Certaines applications de notes de frais, comme N2F ou Qonto, intègrent un module de gestion des indemnités kilométriques avec un module Google Maps intégré : grâce à la saisie des lieux de départ et d’arrivée, le calcul de la distance parcourue est automatique. Une application de notes de frais permet d’automatiser la gestion des IK en réduisant drastiquement le risque d’erreur et d’accélérer la validation et le remboursement.

Notes de frais & indemnités kilométriques : gérer ses frais professionnels

Points pratiques et conseils

Sachez que l’employeur peut verser des indemnités kilométriques à ses salariés assurant leurs trajets jusqu’à l’entreprise à vélo.
Si le salarié prévoit de louer une voiture, il doit en premier lieu avoir l’accord de son employeur.
Le véhicule doit être immatriculé au nom du salarié lui-même et pas au nom de son conjoint ou de son employeur pour ouvrir droit à l’IK.
Il est recommandé de centraliser vos justificatifs et vos trajets dans un seul outil pour gagner du temps et sécuriser la conservation probante des pièces.
Anticipez un contrôle URSSAF : mettez en place une politique de frais avec règles anti-fraude et workflow de validation.

Rappels légaux

Les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales si elles respectent les barèmes officiels. Comme tous les frais professionnels, elles sont également déductibles de la déclaration de revenus annuelle après soustraction de la part remboursée par l'employeur. À noter : en 2026, les barèmes kilométriques restent stables pour la troisième année consécutive. Les valeurs du barème restent inchangées par rapport à 2025. En revanche, une règle nouvelle s’applique depuis 2026 : le barème deux-roues est utilisable que le salarié soit ou non propriétaire du véhicule.

balises: #Impot