Calcul des Indemnités Kilométriques et Impôts en France

Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels. Les frais kilométriques ou encore indemnités kilométriques sont un type de frais de déplacement. Ces frais professionnels engagés par les salariés sont déduits de l’impôt sur le revenu en tant que frais réels déductibles. L’indemnité kilométrique ou IK concerne les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles.

Déduction Forfaitaire vs Frais Réels

Chaque contribuable salarié bénéficie automatiquement d'une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée directement sur ses salaires imposables. En effet, une déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement appliquée sur les revenus pour couvrir les dépenses courantes, y compris les frais de transport. Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel.

La déduction est soit forfaitaire (déduction de 10 % du montant des traitements et salaires), soit à hauteur du montant réellement exposé (frais réels). Par défaut, la déduction de 10 % est appliquée automatiquement par l'administration fiscale lors du calcul de votre impôt. Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Comment Savoir Quelle Option Choisir ?

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2025, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques. Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels. Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement. Pour connaître le montant prévisionnel de votre impôt au regard de votre situation en matière de déduction des frais professionnels, vous pouvez utiliser le simulateur de l'impôt sur le revenu 2025.

Barème Kilométrique : Comment ça Marche ?

Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué.

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Il est important de rappeler que seuls les dirigeants et les salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques. N.B : Vous pouvez bénéficier des frais kilométriques quel que soit votre salaire. Le nombre de chevaux du véhicule ainsi que la distance parcourue pendant l’année civile sont pris en compte dans le calcul. En 2025, le prix du kilomètre dépend de la puissance fiscale de votre véhicule et de la distance parcourue.

Ce barème s'applique également aux :

entrepreneurs individuels imposés à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (hors micro-BNC) pour l'utilisation de leur véhicule personnel. Cela fonctionne également en cas d'utilisation d'un véhicule pris en location longue durée (plus de 3 mois) ou en crédit-bail ;
sociétés, pour le remboursement des frais exposés par leurs dirigeants ou salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles.

Il couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les pneumatiques et les frais de carburant.

Optimiser les frais réels sur sa déclaration de revenus (le guide complet)

Les Frais Kilométriques en Détail

Les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.).

Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité. Les frais exposés pour le trajet domicile travail sont déductibles, mais est limité à 40 km. Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour). En ce qui concerne les 2 roues, l’achat d’équipements de protection est également pris en compte.

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Comme le cas des véhicules personnels dans une entreprise, le barème des frais pour une association prend en compte la puissance du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus.

Barème Kilométrique pour Cyclomoteurs (en €)

Distance (d)	Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
Formule	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Stabilité du Barème Kilométrique en 2025

Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2025 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2024. En 2025, le barème kilométrique reste globalement stable, mais certains points doivent retenir votre attention. En effet, nous assistons à une stabilité du barème kilométrique puisque contrairement aux années précédentes, le barème des indemnités kilométriques pour 2025 demeure inchangé par rapport à 2024.

En 2025, les barèmes kilométriques restent identiques à ceux de l’an dernier. Pour rappel, le calcul des indemnités kilométriques se fait en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Le quota pour chaque cheval sera ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus lors des différents déplacements.

Majoration pour Véhicules Électriques

Par ailleurs, la majoration de 20 % pour les véhicules électriques est toujours d’actualité. Cette majoration est appliquée pour les véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogène. Elle permet de compenser les coûts supplémentaires liés à l’achat et à l’entretien de ces véhicules plus respectueux de l’environnement. Sont pris en compte les frais de carburant, les frais engagés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Forfait Mobilités Durables

En outre, le forfait mobilités durables est toujours en vigueur en 2025. Ce forfait permet aux employeurs du secteur privé de prendre en charge tout ou partie des frais de transports personnels de leurs salariés, dans la limite de 600 € par an. Il concerne notamment les frais de vélo et de covoiturage. Les moyens de déplacement personnels, motorisés ou pas, qu’ils soient pris en location ou en libre-service.

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Prise en Charge du Transport Public

Enfin, la prise en charge du transport public est également maintenue en 2025. En effet, à compter du 1er janvier 2025, les employeurs doivent prendre en charge au moins 50 % des frais de transport public de leurs salariés, suite à la fin de l’exonération exceptionnelle précédente. Ces ajustements influencent directement les remboursements de frais professionnels.

Comment Déclarer Vos Frais Kilométriques aux Impôts en 2025 ?

Pour déclarer vos frais kilométriques aux impôts en 2025, vous devez opter pour la déduction des frais réels lors de votre déclaration de revenus.

Calculez précisément le montant de vos frais: utilisez le barème officiel des indemnités kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale.
Complétez votre déclaration de revenus: indiquez clairement le montant total calculé dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration d’impôts.
Conservez tous les justificatifs: gardez soigneusement tous les documents qui justifient vos déplacements professionnels pendant au moins 3 ans.

Gestion des Frais Kilométriques en Entreprise

Calculer les frais kilométriques est une démarche courante dans toutes les entreprises. Pour éviter la perte de temps, il est souvent contre-productif d'utiliser des tableurs Excel ou des méthodes internes peu adaptées à la réalité des déplacements. Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues.

Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés.

Ces simulateurs permettent aux employeurs d’obtenir une vision claire des dépenses potentielles, ce qui facilite la budgétisation et la planification des déplacements. Vos salariés peuvent faciliter leur déplacement avec une carte prépayée.

Informations Complémentaires

Le délai légal maximal pour présenter des justificatifs et obtenir le remboursement de vos frais kilométriques auprès de votre employeur est de 3 ans. Il faut savoir que le salarié peut se déplacer de différentes manières en fonction de ses possibilités. Chaque catégorie possède son propre système de calcul qui répond à des normes juridiques. On devra donc multiplier 0,339 par 15.000 et ajouter 1 395 au résultat. Si le salarié prévoit de louer une voiture, il doit en premier lieu avoir l’accord de son employeur. Le remboursement des frais kilométriques est effectué sur la base de 27 centimes d’euro par kilomètre parcouru. En 2025, l’indemnité kilométrique est de 0,25 euros par km.

Les dirigeants et salariés d'entreprise utilisant leur voiture personnelle pour leurs trajets domicile-travail peuvent, sous conditions, déduire de leur revenu imposable leurs frais kilométriques pour leur montant réel ou utiliser un barème forfaitaire.

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